Как показывают проверки, проводимые военкоматами, в работе по ведению воинского учета и бронирования военнообязанных работников во многих организациях существуют определенные недостатки. Данная статья поможет специалисту, ответственному за ведение воинского учета, выяснить, все ли правильно делается по данному вопросу в вашей организации, и своевременно исправить имеющиеся недоработки.
Воинская обязанность – это обязанность граждан РБ, устанавливаемая в целях создания и постоянного функционирования системы мероприятий, обеспечивающих защиту Республики Беларусь, прохождение гражданами воинской службы, подготовку военнообязанных к вооруженной защите государства.
Воинский учет – это часть государственной системы учета призываемых и военнообязанных ресурсов, созданной в целях обеспечения наиболее полного исполнения гражданами воинской обязанности.
Ведение воинского учета обязательно для всех организаций и учреждений образования на территории Республики Беларусь независимо от формы собственности и количественного состава работников. За неисполнение на-
нимателем обязанностей по ведению воинского учета законодательством установлена административная ответственность (п. 18 Инструкции о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденной постановлением Минобороны РБ от 31.05.2011 № 21 (далее – Инструкция о воинском учете военнообязанных)).
Граждане, подлежащие воинскому учету, обязаны состоять на воинском учете в организациях по месту работы (учебы), а также в военкоматах по месту жительства (п. 12 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 18.12.2003 № 1662 (далее – Положение № 1662)).
Правильное ведение воинского учета в организации требует организационных мероприятий от нанимателя.
Назначение работника, ответственного за ведение воинского учета
Для осуществления воинского учета и бронирования военнообязанных в зависимости от количества состоящих на воинском учете граждан в организации может быть создана соответствующая служба или приказом руководителя назначен работник, ответственный за ведение воинского учета.
Существуют несколько вариантов решения этого вопроса.
Вариант 1. Если организация достаточна большая, в штатное расписание кадровой службы вводится должность инспектора по учету и бронированию военнообязанных.
Вариант 2. Обязанности по ведению воинского учета возлагаются на специалиста по кадрам, юрисконсульта или секретаря.
В некоторых организациях при приеме на работу специалисту по кадрам (юрисконсульту, секретарю) вносится в должностные обязанности работа по ведению воинского учета военнообязанных лиц.
Вариант 3. Чаще всего выполнение обязанностей ответственного за ведение воинского учета и бронирование военнообязанных осуществляется в порядке совмещения функций (должностей). Рассмотрим этот вариант подробнее.
ЭТО ВАЖНО! На совмещение функций (обязанностей) необходимо получить письменное согласие работника, так как на него будут возложены обязанности, не предусмотренные его трудовым договором, а это является существенным изменением условий труда.
Работника следует предупредить о таком изменении не менее чем за 1 месяц в письменной форме, заключить дополнительное соглашение, внести изменения в трудовой договор (контракт) и издать приказ об установлении совмещения. Без письменного согласия работника наниматель не может требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 20 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).
В приказе об установлении совмещения указываются наименование должности, по которой устанавливается совмещение, дата, с которой оно устанавливается, и размер доплаты.
Образец приказа об установлении совмещения по должности «инспектор по учету и бронированию военно-
обязанных» смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
После того как решен вопрос о совмещении или в должностную инструкцию работника, на которого возложено выполнение обязанностей по ведению воинского учета, внесены соответствующие изменения, наниматель издает приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета и бронирование военнообязанных в организации.
Образец приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета и бронирование военнообязанных смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Внести изменения в должностную инструкцию ответственного сотрудника
В должностную инструкцию инспектора по ведению воинского учета и бронирования необходимо внести следующие обязанности:
– обеспечивать воинский учет призывников и военнообязанных из числа работающих в организации;
– проверять при приеме на работу работника наличие у него военного билета или удостоверения призывников;
– проверять, состоят ли граждане, принимаемые на работу, на воинском учете по месту жительства;
– принимать на работу призывников и военнообязанных, не состоящих на воинском учете, только после приема их на воинский учет. Для этого необходимо направить работника для постановки на учет в соответствующий орган, ведущий воинский учет по месту жительства;
– регулярно осуществлять учет изменений, касающихся семейного положения, состава семьи, образования, должности и места жительства работников,
– еженедельно письменно сообщать о таких изменениях в военные комиссариаты района (города);
– ежегодно сверять личные карточки призывников и военнообязанных с записями в удостоверениях призывников и военных билетах;
– представлять эти карточки по требованию для сверки с учетными данными военных комиссариатов районов (городов);
– направлять в недельный срок в организации, ведущие воинский учет, необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о гражданах, становящихся на воинский учет, состоящих на воинском учете,
а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете;
– своевременно вносить предложения военным комиссариатам районов (городов) по бронированию военнообязанных в интересах организации;
– ежегодно до 1 декабря представлять в военный комиссариат района (города) списки граждан мужского пола, подлежащих приписке к призывным участкам в следующем году;
– по требованию военного комиссариата оповещать граждан о вызовах в военный комиссариат;
– обеспечивать гражданам возможность своевременной явки по повесткам в военные комиссариаты;
– направлять по запросам военного комиссара военного комиссариата района (города) сведения о численности работников организаций (призывников и военнообязанных), в т.ч. забронированных за организацией на
период мобилизации и военного времени;
– сообщать в недельный срок в военные комиссариаты районов (городов) обо всех призывниках и военнообязанных, принятых на работу или уволенных с работы.
ЭТО ВАЖНО! Указанный срок отсчитывается с момента приема на работу или увольнения призывника или военнообязанного. Данное сообщение следует составить в произвольной форме на бланке организации с указанием сведений о лице, подлежащем воинскому учету.
Ведение военно-учетной документации
При приеме на работу и заключении трудового договора военнообязанные и лица, подлежащие призыву на воинскую службу, обязаны предъявить нанимателю учетно-воинские документы. Такими документами являются: военный билет, временное удостоверение, удостоверение об отсрочке от призыва по мобилизации и в военное время (п. 1 части первой ст. 26 ТК).
Военный билет является единым бессрочным документом, удостоверяющим отношение граждан к исполнению воинской обязанности.
Временное удостоверение – документ, подтверждающий принадлежность его владельца к категории граждан, состоящих на воинском учете в запасе.
Чтобы убедиться, что работник состоит на воинском учете по месту жительства, специалист, ответственный за ведение воинского учета, должен проверить наличие отметок о приеме на воинский учет в соответствующих разделах военных билетов. В случаях их отсутствия граждане направляются в военкомат района или в местный исполнительный и распорядительный орган по месту жительства для постановки на учет (п. 127 Инструкции о воинском учете военнообязанных).
Для оптимизации работы по воинскому учету и ведения картотеки необходимо на каждого работника завести личную карточку воинского учета.
Личная карточка воинского учета – основной документ персонально-первичного учета военнообязанных в организациях, заполняется на основании паспорта, военного билета, документа об образовании и других документов.
После заполнения всех граф сотрудник, ответственный за ведение воинского учета, подписывает личную карточку воинского учета, проставляет дату заполнения и помещает карточку в картотеку воинского учета организации.
Все изменения в личных данных о военнообязанном (образование, семейное положение, перемена фамилии, имени, места жительства и др.) регулярно отражают в личной карточке воинского учета.
Воинский учет призывников в организациях ведется так же, как и воинский учет военнообязанных (п. 58 Инструкции о порядке организации и проведения учетно-призывной работы в военных комиссариатах, утвержденной постановлением Минобороны РБ от 11.04.2011 № 12).
Для ведения личных карточек воинского учета призывников используют форму личной карточки воинского учета военнообязанного, только в разделе «Сведения о воинском учете» проставляется отметка «призывник». Личные карточки воинского учета призывников также помещают в картотеку.
На лиц, освобожденных от воинской обязанности, личные карточки воинского учета при приеме на работу не заводят.
Если военнообязанный работник организации признан негодным к военной службе по состоянию здоровья с исключением с воинского учета, то отметку об исключении с воинского учета делают на основании записи в военном билете гражданина в раздел «Отметки об освобождении от воинской обязанности» (п. 130 Инструкции о воинском учете военнообязанных).
В личной карточке воинского учета прописывается: «Исключен с воинского учета по возрасту» или «Исключен с воинского учета по состоянию здоровья» и т.д.
В этом случае личная карточка воинского учета изымается из картотеки военнообязанных и передается в архив.
Делопроизводство по вопросам ведения воинского учета и бронирования военнообязанных в организации
В номенклатуре дел организации может быть выделен самостоятельный раздел «Воинский учет» либо соответствующий подраздел может быть выделен в разделе «Отдел кадровой работы» или «Отдел правовой работы» и заголовки соответствующих дел включаются в те разделы номенклатуры дел, где эти дела реально формируются (ведутся).
Для правильной организации воинского учета работников необходимо вести следующие документы:
– картотеку личных карточек воинского учета граждан, состоящих на воинском учете в организации. В личные карточки регулярно вносят изменения и уточнения и производят сверку с воинскими документами перед началом календарного года.
– приходно-расходную книгу по учету бланков специального воинского учета. Она ведется в организациях, которые бронируют состоящих в запасе граждан на период мобилизации и на военное время, по утвержденной форме (форма 18 приложения 2 к Инструкции о воинском учете военнообязанных);
– расписку о приеме документов воинского учета. Расписки выдают взамен принятых от граждан военных билетов (часть третья п. 126 Инструкции о воинском учете военнообязанных);
– журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных (форма 24 приложения 2 к Инструкции о воинском учете военнообязанных). В журнал вносят сведения о состоянии воинского учета и нарушениях, обнаруженных в ходе проверки.
– «Дело» по вопросам ведения воинского учета и бронирования военнообязанных в организации. В него включают документацию, направленную в военкоматы, а также поступившую из них;
– другие документы по воинскому учету и бронированию военнообязанных.
К такой документации относятся нормативные правовые акты, регламентирующие ведение воинского учета и бронирование военнообязанных, справочная информация для военнообязанных и др. (п. 120 Инструкции о воинском учете военнообязанных).
При увольнении лица, состоящего или обязанного состоять на воинском учете, сотрудник, ответственный за ведение воинского учета в организации, должен:
– внести запись об увольнении в личную карточку воинского учета работника;
– личную карточку уволенного военнообязанного лица передать в архив;
– в недельный срок сообщить об увольнении работника в орган, осуществляющий воинский учет по месту жительства работника.
Личные карточки на военнообязанных (картотека) и другие документы, относящиеся к воинскому учету, необходимо хранить в опечатываемых сейфах или иных хранилищах, обеспечивающих сохранность документов.
Наиболее частые замечания по ведению воинского учета
1. Нарушаются сроки уведомления органов, осуществляющих воинский учет, о приеме и увольнении граждан, подлежащих воинскому учету.
2. Отсутствует ежегодная сверка личных карточек призывников и военнообязанных с записями в удостоверениях призывников и военных билетах, что влечет за собой неточности в отчетности перед военкоматами и другими организациями.
3. Несвоевременно осуществляется внесение в личную карточку изменений, касающихся семейного положения, состава семьи, уровня образования, должности (специальности) и места жительства граждан, подлежащих воинскому учету. Данные изменения должны в кратчайший срок вноситься в личные карточки военнообязанных лиц (п. 29 Положения о воинском учете).
Например, если в семье Афанасьева И.И. появился второй ребенок, а у Миронова А.И. родилась двойня, данные факты необходимо внести в личную карточку работника, так как это может повлиять на предоставление работникам отсрочки от призыва на срочную военную службу или службу в резерве.
4. Прием граждан на работу без проверки документов воинского учета.
К ответственности за это нарушение привлекается должностное лицо нанимателя, ответственное за ведение воинского учета в данной организации либо специалист по кадрам, отвечающий за прием граждан на работу в данную организацию.
Ответственность за нарушение указанных обязанностей состоит в наложении на должностные лица организации штрафных санкций по предписанию проверяющих организаций.
