ВОПРОС-ОТВЕТ

 

 

 

 

 

Прежде всего, обращаем ваше внимание на то, что дело – это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Следовательно, дело может состоять и из одного документа. При этом ограничений по минимальному количеству листов в деле законодательством не установлено (в отличие от максимального объема дела, который не должен превышать 250 листов, или 4 см).

В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел (п. 170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)). Дела с протоколами ни к одной из перечисленных категорий дел не относятся.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации (п. 204 Инструкции по делопроизводству). Для протоколов заседаний аттестационной комиссии установлен срок хранения 15 лет «ЭПК» (п. 278 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82). Поэтому дела с указанными протоколами подлежат передаче в архив организации.

Соответствующие дела должны быть переданы вами в архив организации по описям дел структурных подразделений и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (п. 204 Инструкции по делопроизводству). Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п. 194 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, если вы будете формировать одно дело с протоколами за несколько лет, то это неизбежно приведет к нарушению сразу 3 пунктов (пп. 170, 194, 204) Инструкции по делопроизводству, что является недопустимым.
Теоретически данный подход может быть реализован только в случае оформления дел и подготовки их к передаче в архив сразу за несколько лет, т.е. если ежегодное оформление дел и передача их в архив в соответствии с нормами пп. 194 и 204 Инструкции по делопроизводству в организации не проводились. В этом случае требования указанных пунктов нормативного правового акта РБ на момент решения вопроса уже будут нарушены, что также следует признать недопустимым.

 

Можно ли включить в личное дело сотрудника отсканированные диплом об образовании, приказ о приеме на работу, подписанный руководителем?

 

Состав документов личного дела определяется на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция). Так, можно включать в состав личного дела копии документов об образовании и приказ (иной распорядительный документ) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 6 Инструкции).

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке, в т.ч. дипломов, включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке (п. 15 Инструкции). Вы можете не оформлять удостоверяющие отметки на копиях документов, полученных путем тиражирования подлинника средства оперативной полиграфии, если иное не установлено актами законодательства РБ (п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4). Под средствами оперативной полиграфии понимаются копировально-множительные аппараты (в т.ч. сканеры).

Следовательно, в личное дело работника вы можете включить отсканированные диплом об образовании и приказ о приеме на работу без какого-либо дополнительного их удостоверения. Подлинник (первый экземпляр) приказа о приеме на работу в личное дело не включается и подшивается в дело с приказами по личному составу 75-летнего срока хранения.

К числу актов законодательства РБ, устанавливающих необходимость оформления дополнительной удостоверяющей отметки на копии документа, полученной средствами оперативной полиграфии, относится Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172 (далее – Положение). Тиражированные средствами оперативной полиграфии копии документов, изготовленных на гербовых бланках, должны заверяться печатью (п. 9 Положения). Поэтому в случае, если в организации применяются бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, то каждая ксерокопия документа, изготовленного на гербовом бланке, в т.ч. ксерокопия приказа о приеме на работу, включаемая в состав личного дела, должна быть заверена печатью.

 

При рассмотрении трудового спора в суде между нанимателем и уволенным работником последний обратился с просьбой о выдаче ему производственной характеристики.

Правомерно ли будет составление производственной характеристики на уволенного работника через 2 месяца после его увольнения с наименованием: «Производственная характеристика на бывшего инженера…» без указания ее целевого назначения?

 

Нормативными правовыми актами этот вопрос не урегулирован.

Требования к оформлению характеристики содержатся в 2 нормативных правовых актах РБ:

– в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004  № 2 (далее – Инструкция);
– Типовом положении об аттестации руководителей и специалистов предприятий, учреждений и организаций, утвержденном постановлением Минтруда РБ от 31.10.1996 № 84 (далее – Типовое положение).

Служебную аттестационную характеристику составляют на каждого работника, подлежащего аттестации, которую подписывает непосредственный руководитель аттестуемого работника (п. 10 Типового положения). Форма такой характеристики утверждена в качестве приложения к Типовому положению. Характеристика должна содержать полную и объективную оценку профессионально-деловых и личностных качеств аттестуемого работника, выполнения должностных обязанностей, результатов его практической деятельности. Аттестуемый работник должен быть ознакомлен с характеристикой не менее чем за неделю до начала аттестации.

В ситуации, описываемой в вопросе, речь идет о характеристике иного рода (не аттестационной). Следовательно, при оценке данной ситуации нормы Типового положения не применяются.

Характеристика оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме (п. 17 Инструкции). В характеристике отражаются следующие сведения:

– название вида документа («ХАРАКТЕРИСТИКА»);
– имя, отчество, фамилия характеризуемого;
– текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

В зависимости от места составления характеристики делятся на внутренние и внешние. Внутренняя характеристика подписывается руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, с указанием даты и представляется руководителю (коллегиальному органу) организации. Внешняя характеристика подписывается руководителем организации с указанием даты и представляется в вышестоящую либо иную стороннюю организацию. Дополнительно внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя. При оформлении внешней характеристики в отличие от аттестационной не требуется согласия работника с ее содержанием.

На основании требований, предъявляемых к оформлению внешней служебной характеристики, можно сделать вывод, что представленная, например, в суд, характеристика бывшего работника нормам Инструкции не соответствует. В частности, отсутствуют подпись и печать нанимателя, не указано целевое назначение характеристики, характеризуемый работник не занимает какую-либо должность в данной организации.

Решение вопроса о том, принимать или нет к рассмотрению такую характеристику, находится в компетенции соответствующего суда.

В случае рассмотрения трудового спора между нанимателем и уволенным работником более объективной будет оценка деловых и иных качеств последнего на основании характеристик, в т.ч. аттестационных, составленных в период работы гражданина в данной организации.

 

Может ли начальник отдела кадров представить сведения на всех работников, претендующих на повышение (присвоение) квалификационных категорий, а в постановляющей части отразить пофамильно, какому работнику и какую квалификационную категорию присвоили?

Правильной ли будет формулировка постановляющей части протокола заседания аттестационной комиссии с использованием глагола в повелительном наклонении («присвоить квалификационную категорию»)?

 

Нет, не может. Представлять работников на присвоение (повышение) квалификационных категорий на заседании аттестационной комиссии должны их непосредственные руководители.

Порядок присвоения (повышения) квалификационных категорий регламентирован Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов предприятий, учреждений и организаций, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 31.10.1996 № 84 (далее – Типовое положение). Аттестационная комиссия наряду с оценкой деятельности работника может давать рекомендации о повышении квалификационной категории (п. 14 Типового положения). На основании Типового положения, а также аналогичных отраслевых положений организация самостоятельно разрабатывает локальный нормативный правовой акт, регулирующий соответствующие вопросы.

Для присвоения категории работник должен соответствовать установленным квалификационным требованиям, определяемым на основании Единого квалификационного справочника должностей служащих, утверждаемого Минтруда и соцзащиты РБ. При проведении аттестации работника оцениваются его профессиональная подготовка, практические результаты труда, учитываются иные критерии. В частности, аттестационная комиссия проводит свои заседания, предварительно изучив поступившие на аттестуемых работников документы, заслушивает непосредственного руководителя аттестуемого работника и самого работника, задает им вопросы (пп. 11–13 Типового положения). Пунктом 10 Типового положения предусмотрено обязательное составление на аттестуемого служебной аттестационной характеристики, подписываемой его непосредственным руководителем.

Следовательно, представлять работников на присвоение (повышение) квалификационных категорий на заседании аттестационной комиссии должны их непосредственные руководители. Начальник отдела кадров таковым не является.

Следовательно, вопрос о присвоении квалификационной категории каждому конкретному работнику является предметом отдельного рассмотрения аттестационной комиссией.

В повестке дня протокола перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии (п. 108 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)). В повестке дня протокола вопросы присвоения квалификационных категорий должны быть отражены отдельно по каждому работнику.

Основная часть протокола строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому вопросу (п. 108 Инструкции по делопроизводству). На этом основании решение, принятое комиссией по вопросу присвоения квалификационной категории конкретному работнику, должно быть оформлено после изложения разделов «СЛУШАЛИ» и «ВЫСТУПИЛИ» по этому же вопросу.

Следует также учитывать, что аттестационная комиссия обладает исключительно совещательными функциями и может лишь рекомендовать руководителю организации (иному уполномоченному должностному лицу) присвоить (повысить) работнику квалификационную категорию. Само присвоение квалификационной категории оформляется правовым актом (приказом, иным распорядительным документом). На основании такого приказа в трудовую книжку работника вносится запись о присвоении ему квалификационной категории (п. 21 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, в ред. постановления Минтруда РБ от 11.05.2000 № 72).

Следовательно, формулировка постановляющей части протокола заседания аттестационной комиссии с использованием глагола в повелительном наклонении («присвоить квалификационную категорию») является юридически некорректной. Более правомерно решение комиссии оформить в виде рекомендации («рекомендовать присвоить квалификационную категорию»).

 

Относятся ли приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности, привлечении к материальной ответственности, снижении размера премии, поощрении, привлечении к работе в выходной день, выплате единовременного вознаграждения, награждении, присвоении разрядов, изменении существенных условий труда, об оказании материальной помощи, направлении работников в подшефное хозяйство к категории приказов по основной деятельности? Обязательно ли отдел кадров должен регистрировать такие документы или это может делать сотрудник другого отдела?

 

Все разновидности приказов, указанные в вопросе, за исключение приказов о привлечении к работе в выходные дни и о направлении работников в подшефное хозяйство, относят к категории приказов по личному составу.

Приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам (п. 98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция)).

Структурные подразделения (должностные лица), ответственные за регистрацию приказов соответствующих видов и формирование их в дела, организация определяет самостоятельно.

К приказам по личному составу относят приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, заключении и продлении трудовых договоров, о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках, в т.ч. длительных и зарубежных (п. 172 Инструкции). Перечень разновидностей приказов по личному составу, приведенный в п. 172 Инструкции, не является исчерпывающим.

К приказам по личному составу должны быть отнесены также приказы об оказании материальной помощи (подп. 944.3 п. 944 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).

Приказы о награждении (разновидность поощрения), изменении фамилии, присвоении званий и др. также относят к приказам по личному составу (п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2).

Таким образом, все разновидности приказов, указанные в вопросе, за исключением приказов о привлечении к работе в выходные дни и о направлении работников в подшефное хозяйство, должны быть отнесены к категории приказов по личному составу. В случае если привлечение к работе в выходные дни предусматривает выплату денежной компенсации работникам, то такие приказы также должны быть отнесены к категории приказов по личному составу.

Сроки хранения основных разновидностей приказов по личному составу определяются согласно ст. 16.3 и 16.4 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38.

Следует помнить, что приказы по личному составу, для которых актами законодательства РБ установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно (подп. 142.3 п. 142 Инструкции). В зависимости от сроков хранения приказы по личному составу должны формироваться в отдельные дела (подп. 142.3 п. 142 Инструкции).

 

С работником заключен контракт до 30 июня 2012 г. Он нашел новую работу и хочет уволиться.

Каким образом работник может сделать это до истечения срока контракта?

 

Контракт является разновидностью срочного трудового договора, заключается в письменной форме с указанием конкретного срока его действия и содержит особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде.

Порядок и условия заключения контрактов установлены Декретом Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» и Положением о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 25.09.1999 № 1476 «Об утверждении Положения о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками».

В рассматриваемом случае основанием прекращения контракта может быть соглашение сторон (п. 1 ст. 35 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)), т.е. если работник и наниматель достигли соглашения о прекращении контракта в определенный срок.

Также ст. 41 ТК предусматривает право работника требовать от нанимателя уволить его до истечения срока контракта при наличии следующих обстоятельств:

– болезнь или инвалидность работника, препятствующие выполнению работы по трудовому договору (подтверждается медицинским заключением);
– нарушение нанимателем законодательства о труде, коллективного или трудового договора;
– другие уважительные причины.

Факт нарушения законодательства о труде, коллективного или трудового договора устанавливают специально уполномоченный государственный орган надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде, профсоюзы и (или) суд.

Уважительность причин оценивает наниматель, а при возникновении спора – суд.

При оценке уважительности причин расторжения контракта по требованию работника суд должен учитывать, что указанные истцом причины препятствовали ему выполнять работу по заключенному контракту (п. 19 постановления Пленума Верховного Суда РБ от 26.06.2008 № 4 «О практике рассмотрения судами трудовых споров, связанных с контрактной формой найма работников»). К таким причинам могут относиться состояние здоровья, выход на пенсию, изменение места жительства и др. Доказательства об уважительности причин досрочного расторжения контракта представляет истец.

Прекращение контракта по желанию работника на основании ст. 40 ТК также невозможно, так как по данному основанию могут быть уволены только работники, с которыми заключены трудовые договоры на неопределенный срок.