ВОПРОС-ОТВЕТ

 

Надо ли их изымать из дела, так как нет необходимости хранить их постоянно?

 

При решении вопроса о формировании дел с приказами различных сроков хранения вам необходимо руководствоваться актами законодательства РБ по архивам и делопроизводству.В частности, п. 170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству), установлено, что документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела. Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38, для приказов по основной деятельности установлен срок хранения «постоянно» или «10 лет», для приказов по административно-хозяйственным вопросам – «5 лет после проведения комплексной налоговой проверки». Следовательно, законодательство предусматривает раздельное формирование дел с приказами по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам.

В случае если в течение делопроизводственного года в одно дело вами были включены документы разных сроков хранения, нужно руководствоваться подп. 4.3.2.1 п. 4 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее – Основные правила работы архивов). Указанным нормативным правовым актом предусмотрено, что при проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве вами осуществляется обязательный полистный просмотр дел, из которых вы изымаете дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения.

Таким образом, при проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве и подготовке дел к передаче на архивное хранение или выделении к уничтожению из дел постоянного или долговременного хранения документы временного (до 10 лет включительно) хранения должны быть изъяты. В случае дел с приказами это приведет к нарушению нумерационного принципа формирования дел, установленного п. 172 Инструкции по делопроизводству.

Порядок разрешения указанного противоречия нормативными правовыми актами РБ не предусмотрен, так как они изначально ориентированы на формирование дел в строгом соответствии с установленными правилами, поэтому при решении данного вопроса возможно 2 варианта:

1) не изымать из дела с приказами по основной деятельности включенные в него приказы по административно-хозяйственным вопросам на основании п. 172 Инструкции по делопроизводству. В этом случае вами будет сохранен нумерационный принцип формирования дела с приказами, в справочно-учетных документах архива (описи, историко-архивной справке) не понадобится оформлять дополнительные сведения, указывающие на особенности формирования и научно-технической обработки документов дела. Недостатком данного варианта решения будет то, что при значительном количестве приказов по административно-хозяйственным вопросам в деле с приказами по основной деятельности их придется обрабатывать, учитывать и хранить в соответствии с требованиями, установленными для документов постоянного хранения. Так, приказы должны быть включены во внутреннюю опись документов дела, что требует необоснованных временных и трудовых затрат; не имея научно-исторической и практической значимости, они увеличивают объем дела, которое будет занимать дополнительное место в архиве; использование такого дела в научных и практических целях будет затруднено и т.д.;

2) изъять из дела с приказами по основной деятельности включенные в него приказы по административно-хозяйственным вопросам на основании подп. 4.3.2.1 п. 4 Основных правил работы архивов. В данном случае вами будут соблюдены основополагающие принципы экспертизы ценности документов и отбора документов для постоянного хранения. Кроме того, это позволит избежать тех недостатков в оформлении, хранении и дальнейшем использовании дела с приказами, которые были указаны при рассмотрении 1-го варианта решения вопроса. Для отражения особенностей формирования и научно-технической обработки такого дела необходимо будет оформить соответствующие записи в графе «Особенности физического состояния и формирования дела» в листе-заверителе дела, в графе «Примечание» в сводной описи дел, а также в историко-архивной справке. Недостатком данного варианта решения будет нарушение нумерационного принципа формирования дел с приказами, что может вызывать вопросы в процессе дальнейшего использования дела.

По мнению автора, наиболее правильным и оправданным является 2-й из предложенных вариантов решения вопроса.

Следует также обратить внимание, что при оформлении листа-заверителя дела в строке «пропущенные номера» вы указываете не индексы (номера) отсутствующих в деле документов (в данном случае – приказов), а номера отсутствующих в деле листов.

 

Работник с согласия нанимателя хочет перенести трудовой отпуск, запланированный на февраль, на другой месяц.

Как ему правильно написать заявление и оформить приказ?

 

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписывает от имени нанимателя уполномоченное им должностное лицо (ст. 152 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза (ст. 168 ТК).

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ст. 68 ТК). Работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска (ст. 171 ТК).

Нормативными правовыми актами РБ не определено, в какой форме (устной или письменной) должно осуществляться данное уведомление. На практике в таких случаях работник, как правило, подает заявление на имя руководителя организации.

Форма такого заявления не установлена. При его подготовке следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, и Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». При подготовке соответствующего заявления в качестве образцов вы можете использовать также унифицированные формы заявлений о предоставлении отпуска и о согласии на отзыв из отпуска, включенные в УСОРД. С учетом требований указанных документов заявление работника о переносе (продлении) трудового отпуска может быть оформлено следующим образом:

 

 

Отдел кадров                                                                                            Директору частного унитарного
                                                                                                                    предприятия «АР»
ЗАЯВЛЕНИЕ                                                                                                Рабковичу А.Р.
27.01.2011 № 13

 

Прошу перенести начало моего трудового отпуска с 01.02.2011 на 01.07.2011 в связи с наступлением срока отпуска по беременности и родам.

 

Начальник отдела                                                 Подпись                                                    В.А. Семакова

Визы

На основании этого заявления с учетом норм ст. 171 ТК, а также ст. 169 ТК, предусматривающей обязанность нанимателя уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней, наниматель в установленный срок должен издать приказ о предоставлении отпуска. В этой ситуации отдельный приказ о переносе трудового отпуска издавать не требуется.

В приказе о предоставлении отпуска вы обязательно указываете дату начала отпуска. Это необходимо для правильного исчисления отпускных, ведения табеля учета рабочего времени, выполнения иных юридически значимых управленческих действий соответствующими службами и должностными лицами организации.

 

Как правильно оформить приказ на командировку начальника, заместителя начальника и водителя?

 

Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу и должны оформляться в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству). Форма приказа о командировании унифицирована и включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (с изменениями и дополнениями от 24.03.2008 № 16).

Приказ оформляется на общем бланке организации. В заголовке приказа о командировании 2 и более работников их фамилии и инициалы не указываются.

При командировании 2 и более работников с одной целью в один населенный пункт цель командировки уместно вынести в констатирующую часть приказа.

В приказах по личному составу распорядительная часть текста начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие (в данном случае – «КОМАНДИРОВАТЬ») (п. 99 Инструкции по делопроизводству). При командировании 2 и более работников текст распорядительной части приказа разбивается на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста (п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Так как приказ о командировании руководителя организации непосредственно им и подписывается, отметка о его ознакомлении с приказом не оформляется. Другие работники, командируемые на основании этого же приказа, должны быть ознакомлены с ним, указав дату ознакомления.

Пример оформления приказа о командировании руководителя организации, его заместителя и водителя с одной целью в один пункт назначения приведен ниже.

 

Открытое акционерное
общество «Черметобработка»
(ОАО «Черметобработка»)

 

ПРИКАЗ

11.02.2011 № 26-к

г. Минск

 

О командировании

     Для проведения переговоров и заключения договоров на поставку продукции ОАО «Черметобработка»

КОМАНДИРОВАТЬ
в г. Киев (Украина) на 5 дней с 15.02.2011 по 18.02.2011:
1. САПУНОВА Владимира Ивановича, генерального директора;
2. БУРКЕВИЧА Олега Владимировича, заместителя генерального директора;
3. МИКЛАШЕВСКОГО Александра Петровича, водителя легкового автомобиля;
Оплата командировочных расходов – за счет средств ОАО «Черметобработка».

Основание: 1. Приглашение администрации г. Киева.
                    2. Задание на служебную командировку.

Генеральный директор общества                          Подпись                                      В.И. Сапунов

Визы

С приказом ознакомлены:                                      Подпись                                    О.В. Буркевич
                                                                                                                                   11.02.2011
                                                                                 Подпись                                     А.П. Миклашевич
                                                                                                                                   11.02.2011

 

Достаточно ли приказа о назначении исполняющего обязанности при отсутствии руководителя организации или необходима доверенность на право подписи?

 

Для осуществления отдельных юридических действий приказа о назначении работника исполняющим обязанности недостаточно. Если права исполнительного органа (в т.ч. директора) установлены на основании учредительных документов, которыми определено, что их передача может осуществляться на основании соответствующего приказа, то при исполнении обязанностей руководителя организации работнику могут быть переданы все, в т.ч. определенные уставными документами, права руководителя организации. В противном случае передача соответствующих прав должна осуществляться на основании доверенности.

Руководитель юридического лица в пределах своей компетенции действует от имени юридического лица без доверенности (п. 5 ст. 186 Гражданского кодекса РБ). Компетенция руководителя определяется учредительными документами, трудовым договором и законодательством.

В случае временного отсутствия на рабочем месте руководитель организации вправе назначить лицо, временно исполняющее его обязанности. Законодательство о труде не устанавливает круг обязанностей и прав, переходящих к лицу, исполняющему обязанности отсутствующего работника.

Поскольку часть прав и обязанностей руководителя юридического лица определяется учредительными документами, то и передачу соответствующих прав и обязанностей руководитель организации вправе осуществлять только на основании учредительных документов.

Так, права и обязанности единоличного исполнительного органа и членов коллегиального исполнительного органа хозяйственного общества предусматриваются Законом РБ от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах», законодательством о труде и учредительными документами, а также договорами (контрактами), заключаемыми каждым из этих лиц с хозяйственным обществом.

 

Инженеру-технологу, который имеет высшее образование и квалификацию инженера, по прежнему месту работы была присвоена 2-я категория. В другой организации его  приняли на должность инженера.

Можно ли «перенести» 2-ю категорию инженера-технолога на должность инженера и принять сотрудника на должность инженера 2-й категории?

 

Несмотря на состав наименования должности, должность «инженер-технолог» относится к самостоятельной (базовое наименование должности), а не является установленным двойным наименованием должности.

Квалификационные категории присваиваются работникам последовательно (2-я, 1-я, высшая) и в дальнейшем их подтверждения не требуется, если иное не предусмотрено законодательством (п. 24 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденного постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32).

Присвоение квалификационной категории по одной должности не может повлечь за собой присвоение квалификационной категории по другой должности. Следовательно, при переводе работника на другую должность квалификационная категория, ранее присвоенная по другой должности, за работником не сохраняется, а присвоение категорий по новой должности производится в общем порядке.

 

В коммерческой организации, занимающейся строительными и электромонтажными работами, производителем работ был назначен человек, не имеющий соответствующего образования и опыта работы. Можно ли перевести этого работника бригадиром?

 

Квалификационные требования по должности «производитель работ» включают наличие высшего технического образования и стажа работы по специальности в строительных организациях на инженерных должностях не менее 1 года или наличие среднего специального (технического) образования и стажа работы по специальности в строительных организациях на инженерных должностях не менее 3 лет (постановление Минтруда РБ от 08.12.1997 № 112 «О квалификационных справочниках должностей служащих, занятых в промышленности и строительстве»).

В порядке исключения на должности руководителей всех уровней управления, специалистов (без категории) и других служащих наниматель может назначить лиц, не имеющих образования и (или) стажа работы, предусмотренных квалификационными требованиями по соответствующей должности, если иное не установлено законодательством, с учетом деловых и профессиональных знаний, умений и навыков работника, наличия опыта работы по соответствующему направлению деятельности, инициативного и творческого отношения к работе и других факторов (п. 16 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденного постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32).

Из этого следует, что наниматель вправе назначить на должность «производитель работ» лицо, не имеющее образования и стажа работы, установленных квалификационными требованиями по соответствующей должности.

Наименование профессии «бригадир» не предусмотрено Общегосударственным классификатором Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденным постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125. При определении наименования профессии работнику в случае его перевода необходимо установить наименование профессии, включающее полный состав наименования профессии, предусмотренного указанным выше классификатором.