ВОПРОС-ОТВЕТ

 

 

Для трудовых договоров и контрактов установлен срок хранения 3 года после истечения срока действия трудового договора, контракта (п. 219 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82). Исключение составляют контракты с государственными служащими, для которых установлен срок хранения 75 лет. Контракты с госслужащими включаются в личные дела и в их составе передаются на хранение в архив организации (п. 7 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2).

Следовательно, дела с трудовыми договорами, контрактами относятся к категории дел временного (до 10 лет) хранения.

Передаче в архив организации подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (п. 204 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4). На этом основании дела временного (до 10 лет) хранения, в т.ч. дела с трудовыми договорами, контрактами, передаче в архив не подлежат. Указанные дела в течение установленного срока находятся на оперативном хранении в том структурном подразделении, в котором были сформированы, и после истечения срока хранения подлежат уничтожению.

Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив возможна в исключительных случаях по решению руководителя вашей организации. Передача таких дел в архив осуществляется, как правило, по номенклатурам дел, а сами дела полному оформлению, предусмотренному для дел, передаваемых в архив, не подлежат. То есть дела не подшивают и не переплетают, нумерацию листов в них не производят, пересистематизацию документов внутри дела не осуществляют, обложку не дооформляют и т.д.

 

Можно ли использовать бланки формы Т-8 приказов о приеме на работу и увольнении с работы для оформления трудовых отношений?

 

Формы документов по личному составу с индексом «Т» были утверждены постановлением Госкомитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» (в редакции постановления от 28.06.1990 № 94, далее – постановление № 241). Согласно указанному постановлению в систему первичной учетной документации входил раздел «По учету труда и заработной платы», состоявший из 4 подсистем: «По учету личного состава», «По учету использования рабочего времени», «По учету расчетов с рабочими и служащими» и «По учету трудоустройства населения». Каждая из форм в разделе «Труд и заработная плата» получила индекс «Т» с добавлением порядкового номера. Например, документы подсистемы «По учету личного состава» получили следующие индексы:

Т-1 – Приказ (распоряжение) о приеме на работу;
Т-2 – Личная карточка;
Т-4 – Учетная карточка научного работника;
Т-5 – Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;
Т-6 – Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
Т-8 – Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.

Постановлением Минстата РБ от 26.10.2007 № 359 признано утратившим силу постановление № 241.

Отмена постановления Госкомстата СССР делает невозможным применение в Республике Беларусь всех форм, включенных в систему первичной учетной документации.

При подготовке и оформлении приказов, иных распорядительных документов по личному составу вам необходимо наряду с актами трудового законодательства руководствоваться:

– Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4;
– Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
– Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД).

 

В организации отсутствует журнал учета личных дел.

Как правильно начать его ведение?

 

Порядок учета, хранения и использования личных дел определен гл. 4 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел (пп. 19 и 20 Инструкции № 2). Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции № 2.

При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы:

– № личного дела;
– фамилия, имя, отчество работника;
– дата постановки дела на учет;
– отметка о снятии дела с учета.

Индексом личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный ему при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге). Личные дела в журнале (книге) учета личных дел регистрируются в валовом порядке.

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрацию личного дела вы должны произвести в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Например, приказ о приеме на работу Сергеенко Виктора Ивановича был подписан 29 марта 2010 г. Копия этого приказа была оформлена и заверена в установленном порядке 30 марта, а в отдел кадров передана 31 марта и в тот же день включена в личное дело работника. Следовательно, личное дело Сергеенко Виктора Ивановича будет считаться сформированным 31 марта 2010 г. В этот же день оно должно быть зарегистрировано в журнале (книге) учета личных дел.

Если ранее в организации журнал (книга) учета личных дел не велся, то все имеющиеся в наличии в кадровой службе личные дела работников будут поставлены на учет одновременно после заведения соответствующего журнала (книги). Например, если журнал (книга) учета личных дел работников был заведен в организации 3 января 2011 г., то личное дело Сергеенко Виктора Ивановича, сформированное 31 марта 2010 г., будет поставлено на учет под датой 3 января 2011 г., равно как и все другие личные дела, ведущиеся в организации и находящиеся на хранении в кадровой службе. Порядок регистрации личных дел в журнале (книге) в этом случае вы определяете самостоятельно: по хронологии (согласно датам заведения личных дел) либо по алфавиту (согласно первым буквам фамилий работников, на которых заведены личные дела). В дальнейшем регистрацию личных дел вновь принятых работников в журнале (книге) вы будете осуществлять в хронологическом порядке по мере формирования дел.

В графе «Отметка о снятии с учета» вы указываете дату передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляете свою подпись как лица, оформившего соответствующую отметку. Эта дата берется из описи дел структурного подразделения, составляемой в кадровой службе при передаче документов в архив организации. Дату в конце описи проставляет работник кадрового подразделения и заведующий архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.

При заведении журнала (книги) учета личных дел впервые в нем вы регистрируете только личные дела, находящиеся на хранении в кадровой службе вашей организации. Личные дела уволенных работников, переданные на хранение в архив организации, учитываете по описям дел. Включению в журнал (книгу) они не подлежат, даже если ранее и не были поставлены на учет.

Ниже приведем пример заполнения граф журнала (книги) учета личных дел при его заведении.

 

 

Правомерно ли это?

 

Нет. Закрытие личного дела работника, переведенного на должность, не относящуюся к категории должностей руководителей и специалистов, и передача этого личного дела в архив организации до увольнения работника неправомерны.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством РБ (п. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2)). В то же время Инструкция № 2 не запрещает ведения личных дел на иные категории работников. Необходимость ведения личных дел на работников, не занимающих должности руководителей и специалистов, определяется организацией самостоятельно.

Личные дела уволенных работников вы должны передать в архив своей организации по описи, внести в опись по личному составу либо в отдельную опись личных дел по году увольнения и систематизировать по алфавиту фамилий.

Указанное личное дело должно оставаться на оперативном хранении в кадровой службе вашей организации, может быть закрыто и в установленные сроки передано в архив организации только после увольнения этого работника и включения копии приказа (иного распорядительного документа) об увольнении в состав личного дела.

 

Является ли ошибкой закрытие личного дела  датой увольнения сотрудника, а не датой приказа об увольнении?

 

Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело (п. 188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

Следовательно, личное дело работника должно быть закрыто датой приказа об увольнении, а не датой увольнения работника.

 

В обществе с дополнительной ответственностью назначен новый директор.

Необходимо ли перезаключать контракты с работниками предприятия либо пересматривать их условия?

 

Сторонами трудового договора являются наниматель и работник (ст. 1 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

Наниматель – это юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.

Контракт – разновидность срочного трудового договора с присущими ему особенностями, заключаемого в письменной форме на определенный срок и предусматривающего в числе прочего конкретную минимальную компенсацию за ухудшение правового положения работника.

В рассматриваемой ситуации нанимателем выступает юридическое лицо, которое реализует свои права и обязанности через органы управления (в данном случае – директора). Поэтому при смене директора вносить изменения в контракты, ранее заключенные между нанимателем и работником, нет необходимости.

Само понятие «перезаключение контракта» в трудовом законодательстве отсутствует. Контракт может быть продлен в пределах максимального 5-летнего срока его действия по соглашению сторон на срок не менее одного года (на меньший срок – с письменного согласия работника, если иное не установлено Президентом РБ). По истечении максимального срока действия, а также в случае перевода работника с его согласия на другую работу заключается новый контракт на срок не менее года (Указ Президента РБ от 12.04.2000 № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29»).

Однако при наличии обоснованных производственных, организационных или экономических причин новый директор предприятия вправе пересмотреть условия ранее заключенных контрактов, соблюдая при этом установленный законодательством порядок, а именно в соответствии со ст. 32 ТК.

Об изменении условий контракта наниматель предупреждает работника письменно не позднее чем за месяц.

Если работник не заявляет об отказе от продолжения работы в связи с изменившимися существенными условиями труда, то по истечении месячного срока предупреждения стороны подписывают соответствующее дополнительное соглашение к контракту в 2 экземплярах.

Если работник отказывается от продолжения работы в связи с изменившимися условиями труда, контракт прекращается по п. 5 ст. 35 ТК.

 

В организации работает женщина предпенсионного возраста (53 года), у которой в мае 2011 г. заканчивается контракт.

Можно ли не продлевать с ней контракт и уволить в связи с истечением срока контракта?

 

При продлении либо заключении нового контракта срок его действия определяется с работником предпенсионного возраста (женщины – 53 года, мужчины – 58 лет), добросовестно работающим и не допускающим нарушений трудовой и исполнительской дисциплины, – не менее чем до достижения общеустановленного пенсионного возраста (женщины – 55 лет, мужчины – 60 лет) и получения им права на пенсию по возрасту (п. 2 Указа Президента РБ от 12.04.2000 № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29», далее – Указ № 180).

При этом реализация гарантии в части установленного законодателем срока помимо факта достижения предпенсионного возраста зависит от добросовестности работы и отсутствия нарушений трудовой и исполнительской дисциплины сотрудником.

Иными словами, если работник не отвечает установленным критериям (например, нарушает трудовую дисциплину), то сам факт достижения им предпенсионного возраста не является для него основанием требовать продления контракта либо заключения нового контракта на установленный в п. 2 Указа № 180 срок. С таким работником контракт может быть расторгнут по п. 2 ст. 35 Трудового кодекса РБ в связи с истечением срока контракта даже в том случае, когда до достижения общеустановленного пенсионного возраста остается 2 года и менее.

Вам следует помнить, что при рассмотрении споров с работниками предпенсионного возраста, уволенных в связи с истечением срока контракта, в судебном заседании в обязательном порядке будут выясняться вопросы отношения такого работника к труду, наличие нарушений трудовой и исполнительской дисциплины (часть вторая п. 15 постановления Пленума Верховного Суда РБ от 26.06.2008 № 4).

 

Как правильно определить рабочий год работника, если он переведен на другую должность и с ним заключен новый контракт?

 

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, – это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 Трудового кодекса РБ).

При переводе работника с его согласия на другую работу с ним заключается новый трудовой договор либо контракт. В этом случае начало рабочего года и начало срока действия трудового договора (контракта) могут не совпадать.

Иными словами, трудовой отпуск будет предоставляться за рабочий год, исчисляемый с даты приема на работу, а не с даты трудового договора (контракта), заключенного при переводе на другую работу.

Может возникнуть только вопрос о продолжительности трудового отпуска, если его продолжительность по ранее выполняемой работе и новой работе не совпадает. Давайте рассмотрим это на примере.

 

Работник принят на работу 1 сентября 2010 г. на должность с общей продолжительностью трудового отпуска 25 календарных дней. Рабочий год у него будет исчисляться с 1 сентября 2010 г. по 31 августа 2011 г.

3 января 2011 г. работника переводят на другую работу с общей продолжительностью трудового отпуска 28 календарных дней. В этом случае рабочий год будет по-прежнему исчисляться с 1 сентября 2010 г. по 31 августа 2011 г. Однако его продолжительность будет определяться пропорционально времени, отработанному по прежней и новой должностям: за 4 месяца – из расчета 25 календарных дней и 8 месяцев – из расчета 28 календарных дней.

Таким образом, общая продолжительность трудового отпуска составит в данном случае 27 календарных дней за рабочий год с 1 сентября 2010 г. по 31 августа 2011 г. (25 / 12 × 4 = 8) + (28 / 12 ×  × 8 = 19).

 

Имеет ли право работник кадровой службы при внесении сведений об образовании в трудовую книжку указать, что у сотрудника неполное высшее образование?

 

Сведения об образовании вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки в случае ее оформления впервые поступающему на работу, выдаче дубликата либо в последующем при предоставлении работником документов о полученном образовании.

Также до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу нанимателем вносится отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа запись о времени обучения в учреждениях, обеспечивающих получение высшего и среднего специального образования в дневной форме получения образования, аспирантуре, клинической ординатуре, докторантуре, магистратуре (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики), в учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического образования, школах и на курсах по подготовке кадров, повышении квалификации и переквалификации (п. 12 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).

Данные о полученном образовании вносятся на основании соответствующих документов (п. 17 Инструкции № 30):

– высшее образование – диплома общеустановленного образца об окончании учреждения, обеспечивающего получение высшего образования;
– среднее специальное – документа, удостоверяющего окончание техникума или иного учреждения, обеспечивающего получение среднего специального образования (медицинского, педагогического и т.п.);
– общее среднее – аттестата об окончании общеобразовательного учреждения, диплома учреждения, обеспечивающего получение профессионально-технического образования;
– общее базовое – свидетельства об общем базовом образовании.

Основное образование в Республике Беларусь включает следующие уровни (ст. 7 Закона РБ от 29.10.1991 № 1202-ХII «Об образовании»):

– дошкольное образование;
– общее базовое образование;
– общее среднее образование;
– профессионально-техническое образование;
– среднее специальное образование;
– высшее образование;
– послевузовское образование.

Понятие «неполное высшее образование» отсутствует в законодательстве, поэтому оснований для внесения такой записи в трудовую книжку у работника кадровой службы нет.