1. Следует ли вносить в трудовую книжку запись о перемещении работника на работу (профессию), дающую право на льготное пенсионное обеспечение в соответствии со cписками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 25.05.2005 № 536 (далее –Список № 1 и Список № 2)?
Какой нормой Трудового кодекса РБ следует руководствоваться в случае перемещения работника с профессии на работах по Списку № 1 на профессию на работах по Списку № 2?
Запись о приеме на работу в производство или структурное подразделение по профессии, должности, дающим право на льготное пенсионное обеспечение в соответствии со cписками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 25.05.2005 № 536 (Список № 1 и Список № 2), наряду с общеустановленными требованиями должна содержать сведения, уточняющие характер выполняемой работы, ее расшифровку.
Например, при наличии записи в трудовой книжке «Принят в доменное производство машинистом крана» работник имеет право на льготную пенсию по Списку № 2, а при уточнении: «на горячих участках работ» – по Списку № 1.
Такая норма приведена в п. 20 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной по-
становлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (с изменениями и дополнениями).
Следует отметить, что названной Инструкцией не предусмотрено внесение в трудовую книжку работника записи о перемещении.
Для определения нормы законодательства о труде, которой следует руководствоваться в случае поручения нанимателем работнику выполнения работы в иных условия труда, обратимся к статьям Трудового кодекса РБ (далее – ТК), регулирующим перевод и перемещение.
Перемещением признается поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и в другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах специальности, квалификации или должности с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором (ст. 31 ТК).
При перемещении не требуется согласия работника.
Перемещение должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами. Не допускается перемещение работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.
Переводом признается поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (за исключением служебной командировки). Такие положения приведены в ст. 30 ТК.
Перевод допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частью третьей ст. 30 ТК (в отношении обязанных лиц), ст. 33 ТК (временный перевод в связи с производственной необходимостью) и ст. 34 ТК (временный перевод в случае простоя).
Запрещается перевод работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.
При переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключается трудовой договор с соблюдением требований ст. 18 и 19 ТК.
Пример
Маляру, осуществляющему работы в закрытых камерах (Список № 1), поручают работу маляра, производимую с вредными веществами не ниже 3-го класса опасности (Список № 2). В данном случае профессия у работника не изменяется. Однако поручение нанимателем работнику работы по прежней профессии, но в других условиях, чем было определено трудовым договором (контрактом), будет являться переводом с применением норм ст. 30 ТК с определенными правовыми последствиями (заключение трудового договора (контракта)).
В связи с переводом у работника изменяются условия работы, установленные трудовым договором (контрактом). Кроме того, перевод может повлиять на определение права работника:
– на пенсию по возрасту за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
– дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
– сокращенную продолжительность рабочего времени за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
– оплату труда в повышенном размере путем установления доплат за работу с вредными и (или) опасными условиями труда.
Татьяна Рахубо, юрист
2. Молодой специалист отработала один год по распределению после окончания вуза и вышла замуж. Муж живет и работает в другой местности.
Может ли жена поехать работать по своей же специальности в другую местность к мужу?
Да, может.
Порядок распределения и трудоустройства молодых специалистов регулируется Положением о распределении выпускников учреждений образования, получивших профессионально-техническое, среднее специальное или высшее образование, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 10.12.2007 № 1702 (далее – Положение).
Учреждения образования согласно п. 22 Положения осуществляют перераспределение молодых специалистов в установленных случаях, к которым относится и данная ситуация, т.е. перераспределение молодого специалиста – жены, муж которой работает и постоянно проживает на территории Республики Беларусь.
Место работы предоставляется по желанию жены и при наличии возможности по месту жительства и (или) работы мужа.
Для рассмотрения вопроса о перераспределении молодой специалист должен обратиться в учреждение образования, направившее его на работу, с заявлением. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие его право на перераспределение в соответствии с п. 393 Перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными государственными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента РБ от 16.03.2006 № 152 (в редакции Указа Президента РБ от 06.09.2007 № 402).
В рассматриваемой ситуации такими дополнительными документами будут:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– выписка (копия) из трудовой книжки;
– копия свидетельства о браке;
– справки с места работы и (или) жительства мужа.
После принятия решения о перераспределении молодому специалисту выдается новое свидетельство о направлении на работу.
Жанна Герман, юрист
3. По распоряжению руководителя был издан приказ о предоставлении работникам отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 1 месяц в связи с приостановкой производства. Некоторые работники отказались подписывать приказ.
Вправе ли наниматель без согласия работников направить их в отпуска за свой счет?
Нет, не вправе.
При необходимости временной приостановки работ или временного уменьшения их объема, а также при отсутствии другой работы, на которую необходимо временно перевести работника в соответствии с медицинским заключением, наниматель вправе с согласия работника (работников) предоставить ему (им) отпуск (отпуска) без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением.
Основание – ст. 191 Трудового кодекса РБ (далее – ТК). При этом размер сохраняемой за это время заработной платы определяется по договоренности между нанимателем и работниками, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением.
Таким образом, согласие работников в данном случае является одним из основных условий, позволяющих нанимателю реализовать свое право на предоставление им отпуска без сохранения заработной платы (или с частичным сохранением заработной платы), обусловленного сложившейся производственной или иной необходимостью.
Принудительное направление работников в отпуск без сохранения заработной платы по инициативе нанимателя является нарушением трудового законодательства.
Следует обратить внимание, что на основании ст. 172 ТК наниматель имеет право досрочно предоставить трудовой отпуск всем или отдельным категориям работников в случае неожиданной приостановки работы в связи с аварией, стихийным бедствием, необеспеченностью энергоресурсами, сырьем и по другим исключительным и заранее не предвиденным обстоятельствам.
Однако при применении норм ст. 172 ТК необходимо учитывать ст. 175 ТК, в соответствии с которой за время трудового отпуска за работником сохраняется средний заработок, исчисляемый в порядке, установленном Правительством РБ или уполномоченным им органом. Средний заработок за время трудового отпуска наниматель обязан выплатить не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст. 176 ТК).
В данной ситуации наниматель мог бы рассмотреть вариант оформления простоя. Согласно части первой ст. 34 ТК простоем признается временное (сроком не более 6 месяцев) отсутствие работы по причине производственного или экономического характера (выход из строя оборудования, механизмов, отсутствие сырья, материалов, электроэнергии и т.д.).
Частью первой ст. 71 ТК установлено, что при невыполнении норм выработки, браке и простое не по вине работника заработная плата не может быть ниже 2/3 установленной ему тарифной ставки (оклада).
Необходимо также учесть, что в качестве одной из мер защиты прав работников частью второй ст. 34 ТК предусмотрен временный перевод работника в связи с простоем. Временный перевод в связи с простоем должен производиться с учетом профессии, специальности, квалификации, должности работника на все время простоя у того же нанимателя и на срок до одного месяца к другому нанимателю, но в той же местности.
При временном переводе работника на другую работу в связи с простоем оплата труда производится по выполняемой работе. При временном переводе на нижеоплачиваемую работу за работниками, выполняющими нормы выработки или переведенными на повременно оплачиваемую работу, сохраняется средний заработок по прежней работе, а работникам, не выполняющим нормы выработки, осуществляется оплата труда по выполняемой работе, но не ниже их тарифной ставки.
Наниматель должен помнить, что при наличии возможности временного перевода работника в связи с простоем простой с сохранением части заработной платы может быть рассмотрен как решение, ухудшающее положение работника.
4. В каком случае возможно оформить внутреннее совмещение инспектору по кадрам с обязанностями секретаря-референта и какой необходимо установить при этом размер доплаты за это совмещение?
Совмещение профессий (должностей) – это выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором (контрактом), дополнительной работы по другой профессии (должности) (часть первая ст. 67 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Важно помнить, что совмещение по законодательству относится к существенным условиям труда (ст. 32 ТК) и это обязывает нанимателя предупредить в письменном виде работника не менее чем за месяц об изменении таких существенных условий труда. Работник вправе либо дать свое согласие на выполнение дополнительной работы, либо отказаться.
Соглашение о совмещении профессий (должностей) оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с указанием совмещаемой профессии (должности), объема дополнительно выполняемых функций, работ и размера доплат и может заключаться на определенный срок.
Форму приказа об установлении совмещения должностей смотрите на с. 24.
При длительной необходимости выполнения дополнительных обязанностей на условиях совмещения следует внести изменения в трудовое соглашение с работником, так как по нормам ст. 1 ТК трудовой договор является соглашением между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязан выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию.
Основополагающим фактором для оформления совмещения должности должно являться обязательное наличие в штатном расписании организации вакантной (временно или частично) ставки секретаря-референта.
Совмещение профессий (должностей) наряду c основной работой допускается у одного и того же нанимателя в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (смены). При этом должно соблюдаться условие, что это экономически целесообразно и не ведет к ухудшению качества выполняемой работником основной и дополнительной работы.
За совмещение предусмотрены доплаты к заработной плате (ст. 67 ТК).
Доплаты могут устанавливаться как в абсолютном размере, так и в процентном соотношении к месячной тарифной ставке (должностному окладу) по основной работе, но не более тарифной ставки (должностного оклада) по совмещаемой профессии (должности).
Конкретный размер указанных доплат каждому работнику устанавливается в зависимости от сложности, характера, объема выполняемых работ, степени использования рабочего времени. Размер доплаты определяетcя нанимателем по соглашению с работником, а для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями, – Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (часть вторая ст. 67 ТК).
Таким образом, установление совмещения должности инспектора по кадрам с должностью секретаря-референта возможно при соблюдении следующих условий:
1) инспектор по кадрам по основному месту работы должен быть оформлен по трудовому договору (контракту);
2) в штатном расписании организации обязательно наличие вакантной ставки секретаря-референта;
3) инспектор по кадрам должен дать письменное согласие на уведомление об изменении существенных условий труда;
4) должен быть оформлен приказ об установлении инспектору по кадрам совмещение должностей;
5) работа по совмещению должности секретаря-референта выполняется в течение рабочего дня, который установлен инспектору по кадрам по основной работе;
6) должна быть установлена доплата за совмещение должностей.
5. Существуют ли сроки для введения штатной единицы заново в штатное расписание после ее сокращения?
Какие-либо сроки для введения в штатное расписание единицы, ранее сокращенной нанимателем, в трудовом законодательстве отсутствуют.
Достаточно ввести единицу в штат в любое время в любом количестве (если только штатное расписание не согласовывается с вышестоящей организацией или не определяется только ей). Причину введения можно аргументированно обосновать в приказе. Форму приказа см. на с. 25 журнала.
Наниматель самостоятельно определяет необходимое количество работников для выполнения того или иного объема работ, изменяет сам объем работ исходя из экономической целесообразности (ст. 55 Трудового кодекса РБ).
6. В бухгалтерии организации частной формы собственности открыта временная вакансия бухгалтера.
Можно ли установить доплату за совмещение должности заместителю главного бухгалтера?
Доплата в данном случае не устанавливается.
Совмещение профессий (должностей) – это выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором (контрактом), дополнительной работы по другой профессии (должности).
Доплата за совмещение профессий (должностей) производится работникам, выполняющим на основании трудового договора у одного и того же нанимателя наряду со своей основной работой дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены) (ст. 67 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Эти доплаты устанавливаются для компенсации дополнительных трудовых затрат работника в течение рабочего дня и не связаны непосредственно с его основными функциями. Причем дополнительная загрузка работника может существенно колебаться в зависимости от реальной загрузки по основной работе и оплаты труда. Например, функции отсутствующего работника могут быть распределены между одним, двумя, тремя и более работниками.
Дополнительная нагрузка и размер поощрения определяются в конкретных организационных условиях выполнения работ.
Заместитель главного бухгалтера является заместителем руководителя структурного подразделения организации (бухгалтерии).
Нормами Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32, установлено следующее. На заместителя руководителя структурного подразделения возлагаются должностные обязанности соответствующего руководителя по управлению определенным направлением (видом) деятельности, а также выполнение обязанностей в случае временного его отсутствия (отпуска, болезни, увольнения).
Вышеуказанная доплата, как правило, не устанавливается руководителям организации, их заместителям и помощникам, главным специалистам организации, руководителям структурных подразделений и их заместителям.
Это обусловлено тем, что в должностных обязанностях этих категорий работников уже должна содержаться норма, касающаяся вопросов выполнения обязанностей временно отсутствующих подчиненных, подразумевая, что, например, заместитель главного бухгалтера наравне со своими основными обязанностями, заключающимися в помощи главному бухгалтеру в решении вопросов по определенному направлению деятельности бухгалтерии, организует работу подчиненных, тем самым вырабатывая оптимальную схему взаимоотношений в подразделении, направленную на оптимизацию эффективности деятельности этого подразделения.
6. Работник принимается на работу кладовщиком, и ему поручается совмещение работы по профессии грузчика.
Необходимо ли указать в контракте, что он будет работать по совмещению грузчиком?
Необходимо.
Совмещение профессий (должностей) –это выполнение работником у одного и того же нанимателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) или обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены).
Совмещение профессий (должностей) допускается в одной и той же организации в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены) с согласия работника. Оно может быть установлено на неопределенный срок (постоянно) и на определенный срок (временно).
Совмещение может устанавливаться как при приеме на работу и заключении трудового договора, так и в процессе осуществления трудовой деятельности. Условие о совмещении профессий (должностей) является дополнительным условием трудового договора. При приеме на работу совмещение как дополнительное условие трудового договора обязательно включается в трудовой договор.
После заключения трудового договора прием на работу оформляется приказом, в котором помимо основной трудовой функции работника должно быть указано условие о совмещении профессий (должностей).
Если совмещение устанавливается в процессе работы, то в трудовой договор должно быть внесено изменение о возложении на работника совмещения профессий. Изменение вносится в заключенный трудовой договор, подписывается работником и нанимателем, после чего издается приказ о возложении на работника совмещения профессий (должностей).
Приказ (распоряжение) нанимателя должен содержать указание о том, какую должность (профессию) совмещает работник, объем дополнительно выполняемых функций или работ и размер доплаты. Если совмещение устанавливается на определенное время, в приказе указывается также срок выполнения работы при совмещении профессий (должностей).
Оплата труда за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания или увеличение объема выполняемых работ, не обусловленных трудовым договором, а также выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы в течение установленной законодатель-
ством продолжительности рабочего дня (рабочей смены) производится путем установления доплаты по нормам ст. 67 Трудового кодекса РБ.
Алексей Пархимович, ведущий экономист по труду
7. Сохраняется ли необходимость ведения личной карточки на каждого работника в связи с отменой карточки формы Т-2? Если да, то какую форму должна иметь такая карточка? Допускается ли вести карточку только в электронном виде?
Необходимость ведения личной карточки на каждого работника сохраняется.
Форма личной карточки Т-2 была утверждена постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», которое было отменено постановлением Минстата РБ от 26.10.2007 № 359 «О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике».
Вместе с тем необходимость ведения личной карточки на каждого работника сохраняется, что определено требованиями ряда нормативных правовых актов. В частности, п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (в редакции постановления от 11.05.2000 № 72), установлено, что наниматель обязан знакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью под расписку в личной карточке формы Т-2.
Таким образом, карточку необходимо вести на всех работников организации независимо от занимаемых ими должностей (профессий). Форма карточки может разрабатываться организацией самостоятельно. За основу можно взять прежнюю форму карточки, адаптированную к современным условиям и специфике деятельности организации.
Так как нормативные правовые акты требуют знакомить работника с каждой записью, внесенной в его трудовую книжку, под расписку, ведение личной учетной карточки работника только в электронном виде не допускается.
8. Где и как долго необходимо хранить заявления и уведомления о предоставлении отпуска?
Заявления, уведомления, иные документы, послужившие основанием для предоставления отпуска, в состав личного дела работника включать не следует. Поэтому их необходимо формировать в отдельное дело, заголовок которого может быть сформулирован так: «Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, уведомления, докладные записки и др.)».
Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров (п. 172 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).
Отдельное дело, в которое сформированы документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов, следует хранить 3 года (п. 224 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).
9. Какую дату необходимо указывать при регистрации заявления (на отпуск и др.) –дату написания заявления, которую указал работник, либо дату, когда работником отдела кадров данный документ регистрируется и ему присваивается номер?
Дата документа и дата регистрации должны совпадать.
При регистрации поступивших документов, в т.ч. заявлений, в регистрационной форме указывается дата поступления документа. По Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления.
Следует различать дату документа и дату поступления документа.
Датой большинства документов являются даты их подписания (в документах, принимаемых коллегиально, – постановлениях, решениях, протоколах –даты заседаний коллегиальных органов). Дата в документе проставляется лицом, его подписавшим. Поэтому датой заявления о предоставлении отпуска будет дата, когда работник подписал это заявление. На основании Инструкции № 4 исходящие и внутренние документы должны быть зарегистрированы в день подписания.
На практике иногда возникает ситуация, при которой заявление работника может быть подписано и датировано более ранним числом, чем заявление было представлено в соответствующую службу организации для принятия мер реагирования по нему. Во избежание возникновения правовых последствий, связанных с несоблюдением установленных законодательством сроков исчисления возникающих, изменяющихся либо прекращающихся трудовых правоотношений между нанимателем и работником, представляется возможным при возникновении таких ситуаций проставлять на поступившем заявлении отметку, содержащую дату поступления заявления в соответствующую службу, и фиксировать дату поступления в регистрационной форме (например, в журнале).
10. В организации имеются личные дела, заведенные на работников в период с 2000 г.по 2003 г., в которых кроме заявлений о приеме и увольнении, а также копий приказов о приеме и увольнении, других документов нет. Отсутствуют также листки по учету кадров, автобиографии, другие документы, необходимые для формирования личных дел.
Как поступать с такими делами, надо ли их сформировать вновь?
Указанные личные дела подлежат уничтожению в установленном порядке, так как не имеют научно-исторической и (или) практической значимости.
До принятия Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2), обязанность нанимателей по ведению личных дел работников актами законодательства Республики Беларусь не устанавливалась (за исключением отраслевых нормативных актов).
Состав документов личного дела определялся:
– Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (действовала до принятия постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4);
– Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5.
Состав документов личного дела и порядок их систематизации в указанных документах отличался от установленного Инструкцией № 2.
Из изложенного можно сделать вывод, что в 2000–2003 гг. отсутствовали нормы, обязывающие нанимателя вести личные дела на работников. Сформированные в организации дела с заявлениями и копиями приказов о приеме на работу и увольнении с работы нельзя рассматривать в качестве личных дел.
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Кроме того, срок хранения заявлений о приеме на работу и увольнении с работы установлен всего 3 года (п. 224 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).
А для копий приказов о приеме на работу и увольнении с работы срок хранения нормативными актами не установлен и определяется в организациях как «до минования надобности» (обычно 3 года).
Вместе с тем нельзя забывать, что с принятием в 2004 г. Инструкции № 2 наниматели обязаны обеспечить формирование и ведение личных дел определенных категорий работников, указанных в п. 2 Инструкции № 2.
Сформированные по установленным требованиям личные дела имеют срок хранения 75 лет и после увольнения работников, на которых они были заведены, подлежат передаче в архив организации.
11. Какой датой закрывать личное дело – датой выдачи приказа либо датой увольнения? Как быть, когда дата издания приказа и дата увольнения не совпадают?
Личное дело работника закрывается после включения в него копии приказа, иного распорядительного документа об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности). Дата приказа об увольнении (освобождении) будет датой окончания ведения (закрытия) личного дела.
Датой личного дела являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (подп. 5.1.26 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5).
Личное дело считается сформированным после включения в него копии приказа о приеме на работу (назначении на должность) и закрывается после включения в него копии приказа об увольнении (Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2).
На этом основании установлено, что крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело (п. 188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).
Возможны случаи, когда дата приказа об увольнении и дата увольнения работника могут не совпадать (так же, как и дата приказа о приеме на работу и дата приема на работу). Тогда сведения о периоде работы в организации конкретного работника будут отражены в копиях соответствующих приказов, включенных в личное дело, и в дополнении к личному листку по учету кадров.
12. Как правильно внести запись в трудовую книжку о получении работником высшего образования, если на первом листке трудовой книжки указаны сведения о наличии среднего образования?
Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, специальности производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.
Эти изменения указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки (п. 38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, в редакции постановления от 11.05.2000 № 72).
При внесении в трудовую книжку исправления в строку «Образование» одной чертой зачеркивается прежняя запись («среднее», «общее среднее») и над ней делается новая («высшее»). На внутренней стороне обложки трудовой книжки записывается ссылка на соответствующий документ (диплом), заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.
Обращаем внимание, что изменение записей о профессии, специальности на первой странице (титульном листе) трудовой книжки в случае получения работником новой профессии, специальности производится путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей.
13. Как поступить в случае, если фамилия работника, указанная в дипломе о высшем образовании, не совпадает с фамилией по паспорту при приеме на работу?
Данный вопрос нормативными правовыми актами Республики Беларусь не регулируется.
При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин предъявить установленный комплект документов, в который входит диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы.
В случае несовпадения данных в предъявляемых гражданином документах (фамилии в паспорте и дипломе) наниматель, иное уполномоченное им лицо (работник кадровой службы) вправе потребовать от гражданина представить документы, подтверждающие факт изменения фамилии (свидетельство о заключении (расторжении) брака и др.).
Работник кадровой службы имеет право также провести проверку подлинности диплома, направив соответствующий запрос в учреждение образования, его выдавшее (ст. 26 Трудового кодекса РБ).
В личное дело следует включать копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, которые должны быть заверены в установленном порядке (пп. 6 и 15 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2).
Порядок заверения копий документов, в т.ч. включаемых в состав личного дела, установлен
п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Бе-
ларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
Обращаем внимание, что ксерокопия диплома об образовании дополнительного удостоверения (отметки о заверении копии, печати) не требует.
На основании изложенного можно сделать следующий вывод. В личное дело работника должна быть включена копия диплома об образовании без оформления каких-либо отметок о соответствии фамилии, указанной в дипломе, фамилии работника, под которой он принимается на работу.
14. Следует ли в личном листке по учету кадров заполнять стр. 10 «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности», если работник является внешним совместителем и соответственно запись об этой работе в его трудовую книжку не вносится?
Занесение в трудовую книжку сведений о работе по совместительству наниматель должен производить по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству, – копии приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству (п. 6 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (в редакции постановления от 11.05.2000 № 72)).
Личные дела должны быть заведены на работников соответствующей категории независимо от того, является ли для них работа в данной организации основной работой или работой по совместительству. Этого требует Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.02.2004 № 2 (п. 2). На данном основании при заведении личного дела на внешнего совместителя должна быть заполнена стр. 10 личного листка по учету кадров:
<…>
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу, учебу, стажировку за границей).
При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.
15. Если заявление работника об увольнении по собственному желанию датировано, например, 20-м числом, а кадровику оно поступает только 23-го числа, с какой даты следует начинать исчисление месячного срока?
Исчисление срока должно начинаться со дня поступления заявления кадровику, т.е. с 23-го числа.
Расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, работник имеет право, предупредив об этом нанимателя письменно за один месяц (ст. 40 Трудового кодекса РБ). Соответствующее предупреждение работник отражает в заявлении.
На этом основании исчисление 30-дневного срока предупреждения следует начинать со дня, когда заявление поступило нанимателю либо уполномоченному им на прием таких заявлений лицу. Если прием соответствующих заявлений осуществляет кадровая служба организации, то исчисление срока предупреждения начнется со дня поступления заявления в кадровую службу.
16. Как поступить в случае, если фамилия работника, указанная в дипломе о высшем образовании, не совпадает с фамилией по паспорту при приеме на работу?
Данный вопрос нормативными правовыми актами Республики Беларусь не регулируется.
При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин предъявить установленный комплект документов, в который входит диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы.
В случае несовпадения данных в предъявляемых гражданином документах (фамилии в паспорте и дипломе) наниматель, иное уполномоченное им лицо (работник кадровой службы) вправе потребовать от гражданина представить документы, подтверждающие факт изменения фамилии (свидетельство о заключении (расторжении) брака и др.).
Работник кадровой службы имеет право также провести проверку подлинности диплома, направив соответствующий запрос в учреждение образования, его выдавшее (ст. 26 Трудового кодекса РБ).
В личное дело следует включать копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, которые должны быть заверены в установленном порядке (пп. 6 и 15 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2).
Порядок заверения копий документов, в т.ч. включаемых в состав личного дела, установлен п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
Обращаем внимание, что ксерокопия диплома об образовании дополнительного удостоверения (отметки о заверении копии, печати) не требует.
На основании изложенного можно сделать следующий вывод. В личное дело работника должна быть включена копия диплома об образовании без оформления каких-либо отметок о соответствии фамилии, указанной в дипломе, фамилии работника, под которой он принимается на работу.
17. Какие учетные документы необходимо заводить на работников, не относящихся к категории специалистов, и в течение какого времени они должны храниться?
На работников, не относящихся к категории специалистов, оформляются те же документы, что и на других сотрудников.
Необходимость ведения первичных учетных документов о труде зафиксирована в ст. 52 Трудового кодекса РБ.
Первичная документация – это совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые). Первичными документами о труде являются документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др.
Состав документов о труде определяется как Трудовым кодексом РБ, так и иными актами законодательства о труде и ведении делопроизводства.
На руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь, ведутся личные дела. Состав документов личного дела установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).
Документы, создаваемые при оформлении, изменении и прекращении трудовых отношений с работниками, на которых личные дела не ведутся, должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Как правило, заявления, направления на работу, представления, иные документы формируются в отдельное дело, включаемое в номенклатуру дел организации под заголовком «Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел».
Кроме личных дел наниматель обязан в установленном порядке оформлять и хранить в течение установленных сроков трудовые договоры (контракты), заключаемые с работниками, приказы (распоряжения) по соответствующим вопросам, личные учетные карточки работников и др.
Соответствующие документы должны оформляться на каждого работника независимо от того, ведется на него личное дело или нет. Трудовые договоры (контракты) с работниками могут по решению кадровой службы либо включаться в личные дела, либо формироваться в отдельные дела согласно номенклатуре дел (п. 8 Инструкции № 2).
Оформлены такие документы должны быть с соблюдением требований:
– государственного стандарта СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25);
– Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
Все создаваемые в организации документы должны сохраняться в течение установленных сроков. Сроки хранения документов, в т.ч. кадровых, определяются на основании перечней типовых документов. В настоящее время в Республике Беларусь действует 2 таких перечня:
– Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38 (далее – Перечень-2001));
– Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее – Перечень-2006).
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, списки научных трудов и др.) работников хранятся 75 лет (п. 216 Перечня-2006).
Для документов, сформированных в отдельное дело, включаемое в номенклатуру дел организации под заголовком «Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел», Перечнем-2006 установлен срок хранения 3 года (п. 224); для трудовых договоров – 3 года (п. 219).
Сроки хранения приказов по личному составу определяются на основании ст. 16 Перечня-2001:
– для приказов о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, длительных и зарубежных командировках установлен срок хранения 75 лет;
– для приказов о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках – 3 года после проведения налоговой проверки.
Личные учетные карточки, которые должны вестись на всех работников организации, хранятся в кадровой службе и объединяются в картотеку. После увольнения работников все личные карточки уволенных за соответствующий год формируются в отдельное дело и передаются в архив организации в установленном порядке. Срок хранения личных карточек – 75 лет (п. 217 Перечня-2006).
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, канд. ист. наук
