Работник просит выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии самостоятельно.
Как специалисту по кадрам правильно оформить выдачу работнику трудовой книжки?
Оформить получение на руки трудовой книжки нужно распиской работника.
Правила оформления и хранения трудовых книжек работников регулируются ст. 50 ТК. По общему правилу выдача трудовой книжки работнику на руки предусмотрена в день его увольнения. Специалист по кадрам является ответственным лицом нанимателя и если по вине работника с выданной на руки трудовой книжкой что-то произойдет (бланк будет испорчен или утерян), вся ответственность ляжет на него. Нужно будет оформлять дубликат трудовой книжки, для чего необходимо будет получить справки со всех предыдущих мест работы сотрудника, поэтому осторожность и предусмотрительность специалиста по кадрам, объективно оценивающего вероятные риски, понятна и объяснима.
С принятием новой Инструкции отрегулирован механизм выдачи трудовой книжки работнику на руки. В период работы у нанимателя по письменному заявлению работника не позднее чем в 5-дневный срок со дня его подачи наниматель выдает работнику трудовую книжку или дубликат трудовой книжки сроком не более чем на 5 календарных дней. При получении от нанимателя трудовой книжки работник составляет в произвольной форме расписку, где указывает, что получил трудовую книжку на руки, дату получения и обязательства возврата трудовой книжки (п. 76 Инструкции).
Сведения о том, что трудовая книжка выдана на руки работнику на определенный срок, в обязательном порядке вносятся в книгу учета движения трудовых книжек.
Нововведение призвано защитить права не только работника, но и нанимателя, поскольку официальная выдача трудовых книжек на руки значительно уменьшит риски лиц, ответственных за ведение и хранение кадровой документации.
В трудовую книжку работника внесена запись о приеме на работу, а он передумал работать в организации.
Как правильно оформить ошибочность записи в трудовой книжке?
В данном случае необходимо признать запись в трудовой книжке недействительной.
Оформить это специалисту по кадрам можно следующим образом:
– составить докладную записку о том, что работник изменил свое решение и не вышел на работу;
– подготовить приказ руководителя организации о том, что работник не приступает к работе и прием его на работу нужно считать недействительным;
– на основании приказа руководителя внести в трудовую книжку соответствующую запись.
Для этого необходимо указать:
– в гр. 1 – следующий порядковый номер записи;
– гр. 2 – дату внесения записи;
– гр. 3 – «запись номер такой-то недействительна»;
– гр. 4 – дату и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносится данная запись о признании записи недействительной.
Запись в трудовой книжке в установленном порядке удостоверяется подписью руководителя и печатью организации.
Лариса Морозова, специалист по кадрам
Документ:
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция).
Работник принят на работу с условием о предварительном испытании (2 месяца), о чем было указано в приказе о приеме на работу. Однако в контракте данное условие не было предусмотрено.
Считается ли в таком случае, что в отношении работника действует условие о предварительном испытании? Правомерно ли увольнение работника по части второй п. 7 ст. 35 ТК?
1. Условие о предварительном испытании в отношении такого работника не действует.
2. Уволить по данному основанию нельзя.
С целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе трудовой договор по соглашению сторон может быть заключен с условием предварительного испытания (часть первая ст. 28 ТК). При установлении предварительного испытания должны иметь место 2 юридических факта:
1) цель предварительного испытания – проверка соответствия работника поручаемой ему работе;
2) условием установления предварительного испытания является согласие как нанимателя, так и работника.
Однако следует иметь в виду, что предварительное испытание при заключении трудового договора не устанавливается:
1) для работников, не достигших 18 лет;
2) молодых рабочих (служащих), получивших профессионально-техническое образование;
3) молодых специалистов, получивших среднее специальное, высшее или послевузовское образование;
4) инвалидов;
5) временных и сезонных работников;
6) при переводе на работу в другую местность либо к другому нанимателю;
7) при приеме на работу по конкурсу, по результатам выборов;
8) в других случаях, предусмотренных законодательством (часть пятая ст. 28 ТК).
Кроме того, срок предварительного испытания не должен превышать 3 месяцев, не считая периода временной нетрудоспособности и других периодов, когда работник отсутствовал на работе (часть третья ст. 28 ТК).
Условие о предварительном испытании должно быть предусмотрено в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия о предварительном испытании означает, что работник принят без предварительного испытания (часть четвертая ст. 28 ТК).
ЭТО ВАЖНО! Следует отметить, если условие о предварительном испытании в контракте не было предусмотрено, а об этом указано лишь в приказе о приеме на работу, то расторжение контракта по п. 7 ст. 35 ТК не допускается (часть вторая п. 7 постановления Пленума Верховного Суда РБот 26.06.2008 № 4 «О практике рассмотрения судами трудовых споров, связанных с контрактной формой найма работников»).
Таким образом, в данном случае работник считается принятым на работу без установления условия о предварительном испытании, что влечет отсутствие правового основания для увольнения работника по правилам ст. 29 ТК.
Наталья Рудковская, ведущий специалист
управления права и международных договоров
Национального центра интеллектуальной собственности
Какие основные вопросы должны быть отражены при составлении плана работы кадровой службы на год?
Для того чтобы начать работу по разработке плана работы кадровой службы на год, следует провести анализ деятельности за прошедший год, а также внутренний аудит кадровых документов и составить перечень мероприятий и задач на следующий год.
План мероприятий на год, как правило, включает:
– доработку действующих и разработку новых локальных нормативных правовых актов (в связи с произошедшими изменениями законодательства);
– продление, перезаключение трудовых договоров (контрактов);
– составление графика отпусков на следующий год;
– ведение табеля учета рабочего времени;
– подготовку и сдачу плановой статистической отчетности и отчетности в ФСЗН;
– работу по ведению и хранению личных дел и трудовых книжек работников;
– оформление приема, перевода, перемещения, увольнения работников;
– проведение первичного инструктажа по технике безопасности;
– оформление документов, связанных с выходом работников на пенсию;
– разработку и составление совместно с финансово-экономическим отделом штатного расписания, его корректировку в соответствии с изменениями структуры организации и изменением законодательства;
– оформление, регистрацию и выдачу работникам справок о работе;
– ведение учета трудовых и социальных отпусков.
На некоторых аспектах плана работы кадровой службы мы остановимся подробнее.
К таким ЛНПА, в разработке или доработке которых задействована кадровая служба, относятся (часть первая ст. 194 ТК):
– правила внутреннего трудового распорядка;
– штатное расписание;
– должностные инструкции работников;
– графики работ (сменности);
– графики отпусков;
– другие ЛНПА по вопросам труда.
При работе с ЛНПА следует помнить, что условия локальных нормативов, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством, являются недействительными (ст. 362 ТК).
Справочно:
локальные нормативные правовые акты (ЛНПА) – нормативные документы, регламентирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя (абз. 3 части первой ст. 1 Трудового кодекса РБ (ТК).
Необходимо обратить внимание, что в 2014 г. произошли изменения в трудовом законодательстве, повлекшие изменения иных нормативных правовых актов.
ЭТО ВАЖНО! Постановление Минтруда РБ от 05.04.2000 № 46 «Об утверждении Типовых правил внутреннего трудового распорядка» (далее – ПВТР) в связи с принятием постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 38 изложено в новой редакции, поэтому ПВТР организации необходимо привести в соответствие с действующим законодательством.
Как правило, внутренний аудит включает анализ наличия документов согласно номенклатуре дел организации, приказов по личному составу, ведения личных дел и трудовых книжек и т.д. Поэтому проверка кадровой документации организации позволит в максимальной степени избежать ошибок при ведении кадрового делопроизводства в дальнейшем, а также исправить уже допущенные ошибки, выявленные в результате ее проведения.
ЭТО ВАЖНО! При оформлении трудовых книжек работников следует помнить, что установлен новый образец бланка трудовой книжки и вступила в силу новая Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверж-денная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40.
Кроме того, в плане работы кадровой службы на год необходимо указывать конкретные сроки выполнения мероприятий, а также ответственных за их исполнение специалистов.
Справочно:
бланки трудовых книжек и вкладышей к ним образца республиканской трудовой книжки 1995 г., имеющиеся у нанимателей, являются действительными до их полного использования.
Лариса Антонова, специалист по кадрам
С 25 июля 2014 г. действуют изменения, внесенные в Трудовой кодекс РБ (далее – ТК), которые затронули и п. 2 части второй ст. 107 ТК: при увольнении работника до окончания рабочегогода, в счет которого он уже получил трудовой отпуск, удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по основаниям, указанным в пп. 2, 4 и 5 части второй ст. 35, ст. 37, пп. 1, 2 и 6 ст. 42, пп. 1, 2 и 6 ст. 44 ТК.
Как видим, из перечня оснований исключен п. 1 ст. 35 ТК и введена ст. 37 ТК. В то же время п. 37 Инструкции № 40 предусмотрено, что при прекращении трудового договора (контракта) в качестве основания следует указывать ст. 35 ТК за исключением случаев расторжения (прекращения) трудового договора (контракта) по инициативе нанимателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.
Означает ли это, что с 25 июля 2014 г. при увольнении работника по п. 1 части второй ст. 35 ТК наниматель имеет право произвести удержания из заработной платы за неотработанную часть трудового отпуска?
Наниматель не имеет права производить удержания.
Статья 35 ТК содержит основания прекращения трудового договора. Пункт 1 части второй ст. 35 ТК дает отсылку к ст. 37 ТК, которая предусматривает прекращение трудового договора по соглашению сторон.
Следует отметить, что норма ст. 37 ТК является специальной и регулирует прекращение трудового договора по соглашению сторон. Однако некоторые специалисты полагают, что, сделав в приказе и в трудовой книжке ссылку на общую норму (п. 2 части второй ст. 35 ТК), можно произвести удержания из заработной платы при увольнении работника. Такое мнение является ошибочным, поскольку в данном случае важность имеет основание прекращения трудовых отношений, а не ссылка на норму права. Указанная норма является императивной, т.е. обязательной к исполнению обеими сторонами, и права на ее отмену или изменение нет ни у нанимателя, ни у работника.
Поэтому вне зависимости от того, на какую статью ТК произведена ссылка в приказе об увольнении (п. 1 части второй ст. 35 или ст. 37 ТК), действуют правила п. 2 части второй ст. 107 ТК о запрещенииудержания за неотработанные дни отпуска.
ЭТО ВАЖНО! Для того чтобы произвести удержания, иногда наниматель обращается к работнику с просьбой написать заявление, в котором работник выразит согласие на удержание из заработной платы суммы за предоставленный авансом отпуск при увольнении по соглашению сторон. Такие действия нанимателя повлекут нарушение законодательства о труде, поскольку удержание из заработной платы может производиться только в случаях, предусмотренных законодательством.
Справочно:
работники, находящиеся в отпусках без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, предоставляемых по инициативе нанимателя в случаях необходимости временной приостановки работ или уменьшения их объема, могут работать по совместительству полный рабочий день (смену) (ст. 345 Трудового кодекса РБ (ТК).
Документ:
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).
Работник устраивается охранником по совместительству. Все охранники работают по сменному графику с учетным периодом месяц.
Можно ли принять совместителя с режимом работы сутки через трое и ставить в табеле учета рабочего времени 168–192 ч в зависимости от количества смен?
Принять на полное рабочее время можно, если по основному месту работы сотрудник приостановил работу. В остальных случаях действуют временные ограничения.
Продолжительность рабочего времени, устанавливаемого нанимателем для работающих по совместительству, не может превышать половины нормальной продолжительности рабочего времени.
Если совместитель занят на основной работе полный рабочий день, то продолжительность рабочего времени по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени, установленной для данной категории работников. Таким образом, совместителю можно установить график работы сутки через трое, но количество его рабочих часов за учетный период не должно превышать половины нормы (например, если норма составляет 168 ч, совместитель может работать только 84 ч в месяц). Поэтому смен у совместителя будет в 2 раза меньше, чем у других работников.
Справочно:
работники, находящиеся в отпусках без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, предоставляемых по инициативе нанимателя в случаях необходимости временной приостановки работ или уменьшения их объема, могут работать по совместительству полный рабочий день (смену) (ст. 345 Трудового кодекса РБ (ТК).
В организации проводятся мероприятия по сокращению штата, принято решение о закрытии службы метрологии, все должности инженеров-метрологов выведены из штатного расписания. Одна из работниц этой службы находится в социальном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Она собирается прервать отпуск и выйти на работу. Ее должности нет, нет и работы по специальности, которую наниматель может предложить работнице.
Как поступить в данной ситуации?
Необходимо ввести в штатное расписание исключенную должность, издав соответствующий приказ.
После восстановления должности можно предложить работнице перевод на имеющиеся вакансии, которые соответствуют ее квалификации.
Гарантии беременным женщинам, а также женщинам, имеющим детей в возрасте до 3 лет, одиноким матерям, имеющим детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет), при прекращении трудового договора (контракта) заключаются в запрете на их увольнение по инициативе нанимателя.
Расторжение трудового договора по инициативе нанимателя с беременными женщинами, женщинами, имеющими детей в возрас-те до 3 лет, не допускается, кроме случаев ликвидации организации, прекращения деятельности филиала, представительства или иного обособленного подразделения организации, расположенных в другой местности, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя, а также по основаниям, предусмотренным пп. 4, 5, 7–9 ст. 42 и ст. 47 ТК.
Справочно:
увольнение женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, в связи с сокращением численности или штата работников законодательством о труде запрещено. Увольнение женщины, имеющей ребенка в возрасте до 3 лет, в связи с сокращением численности или штата работников (п. 1 ст. 42 Трудового кодекса РБ (ТК) возможно лишь после исполнения ребенку 3 лет при условии, что женщина не является одинокой матерью либо ребенок не является инвалидом.
Не допускается также расторжение трудового договора по инициативе нанимателя с одинокими матерями, имеющими детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет), кроме случаев ликвидации организации, прекращения деятельности филиала, представительства или иного обособленного подразделения организации, расположенных в другой местности, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя, а также по основаниям, предусмотренным пп. 2, 4, 5, 7–9 ст. 42 и ст. 47 ТК (часть третья ст. 268 ТК).
ЭТО ВАЖНО! Приведенные гарантии распространяются на женщин независимо от вида заключенного с ними трудового договора (на неопределенный срок, срочный трудовой договор (в т.ч. на время выполнения определенной работы, выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которыми в соответствии с ТК сохраняется место работы, выполнения сезонных работ), контракт).
На время социальных отпусков сохраняется прежняя работа и в случаях, предусмотренных ТК или коллективным договором, соглашением, – заработная плата (часть третья ст. 183 ТК).
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет относится к социальным отпускам, в связи с чем на период нахождения работника в отпуске по уходу за ним сохраняется прежняя работа (абз. 3 п. 2 части второй ст. 150 ТК).
Под прежней работой понимается выполнявшаяся до отпуска работа у того же нанимателя, по той же специальности, должности и квалификации на том же рабочем месте Таким образом, гарантии по сохранению прежней работы действуют только на период нахождения работника в отпуске. После окончания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет наниматель вправе произвести увольнение работницы, имеющей ребенка старше 3 лет, в связи с сокращением численности или штата работников.
При проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников наниматель соблюдает порядок и условия расторжения трудового договора по инициативе нанимателя, установленные ст. 43 ТК.
Работница-совместитель оформила отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Однако срок действия контракта заканчивается, когда ребенку исполнится 2,5 года.
Имеет ли право наниматель уволить работницу в связи с окончанием срока действия контракта?
В целях единого порядка применения Декрета № 29 даны разъяснения в Указе № 180. Основная цель разъяснений – дополнительные гарантии женщинам, работающим по контракту и имеющим ребенка (детей) в возрасте до 5 лет.
Наниматель с согласия матери (отца, опекуна), приступившей к работе до или после окончания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, обязан продлить (заключить новый) контракт на срок не менее чем до достижения ребенком возраста 5 лет (часть вторая п. 2 Указа № 180). Таким образом, данная норма предусматривает возможность работнице самой определять, продолжать дальнейшие трудовые отношения с данным нанимателем либо нет, при этом ограничивая действия нанимателя, т.к. он может расторгнуть контракт с работницей, имеющей ребенка в возрасте до 5 лет, только с ее согласия.
Что касается совместительства, то согласно ст. 349 ТК гарантии и компенсации, предусмотренные работникам, совмещающим работу с обучением, предоставляются только по основному месту работы. Другие гарантии и компенсации, предусмотренные ТК, другими актами законодательства, коллективными договорами, соглашениями, иными локальными нормативными правовыми актами, предоставляются работающим по совместительству в полном объеме.
Следовательно, гарантия действует при наличии следующих условий:
– женщина имеет ребенка в возрасте до 5 лет;
– женщина работает по контракту;
– женщина желает продолжить трудовые отношения с нанимателем.
В связи с вышеизложенным работница может выразить свое согласие на продолжение трудовых отношений и в этом случае руководитель обязан продлить срок действия контракта несмотря на то, что она работник-совместитель.
Виктория Яловая, юрист
Документы:
Декрет Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (Декрет № 29).
Указ Президента РБ от 12.04.2000 № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29» (Указ № 180).
