1. Организация открывает филиал в г. Витебске.
Каким образом следует решить вопрос о ведении кадрового делопроизводства в обособленном подразделении?
Поскольку законодательство не содержит ограничений и рекомендаций относительно выбора формы ведения кадрового делопроизводства, этот вопрос решает руководитель организации, принимая во внимание особенности создаваемой организационной структуры, а также численность работников.
Обособленные структурные подразделения являются составными частями создавшего их юридического лица. Такие подразделения, как правило, располагаются вне места нахождения головного офиса организации.
Если в структуре организации имеются один или два филиала с небольшим штатом работников, целесообразным будет централизованное ведение кадрового делопроизводства. Если же филиалов и представительств много, то лучше делегировать право ведения кадрового делопроизводства в них обособленным подразделениям.
При организации самостоятельной удаленной кадровой службы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации трудовые отношения с работниками должны быть оформлены по установленным правилам: все предусмотренные законодательством формы документов, сроки их подготовки, подписания и ознакомления с ними работников должны быть соблюдены. Документы должны быть сформированы в дела и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала (в зависимости от принятого в организации порядка хранения документов и дел).
В случае если в организации отсутствует штатная единица специалиста, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, обязанность по ведению и хранению кадровых документов возлагают на работников организации путем издания соответствующего приказа.
Для организации и ведения кадрового делопроизводства в обособленных структурных подразделениях может быть создана штатная единица специалиста по кадрам либо (если штат филиала достаточно большой) отдельная кадровая служба.
Справочно: обязанности работников, ответственных за ведение кадрового делопроизводства (его отдельных участков), должны быть закреплены в соответствующих приказах, например: о ведении, хранении и выдаче трудовых книжек, о ведении персонифицированного учета и т.д.
Порядок ведения кадрового делопроизводства в обособленном подразделении должен быть прописан в инструкции по кадровому делопроизводству организации, которую утверждает руководитель организации.
2. Как осуществляется единичный и суммарный учет дел по личному составу? В чем их различие?
Описи дел являются первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел по личному составу. Поединичный учет осуществляют путем закрепления за каждым делом самостоятельного номера. На обложке каждого дела проставляют шифр дела, в который входят номер фонда, номер описи и номер дела по описи.
Суммарный учет дел фиксируют в итоговой записи к описи, которая помещается в ее конце. Каждое изменение количества дел в описи, если происходило их выбытие или поступление, отражают в итоговой записи.
После этого составляют новую итоговую запись к описи, которую заверяет своей подписью работник архива, вносящий запись. При выбытии дел из описи в графе «Примечание» на уровне каждого выбывшего дела делают отметку «Выбыло» (или «Утрачено»).
Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации и года, за который дела включаются в опись.
3. Организация находится в стадии реорганизации (разделения). Что делать с личными делами работников после реорганизации?
Личные дела работников после окончания их ведения оформляют и передают в архив организации. Таким образом, если реорганизация сопровождалась увольнением работников, их личные дела закрывают (т.е. документы больше не оформляются в личные дела) в реорганизуемой организации, оформляют и передают в архив.
Если работники не увольняются и их личные дела не закрывают, то в надписи на обложке дела следует внести необходимые изменения и уточнения: дописывается новое название организации, а старое название заключается в скобки.
Если при реорганизации образуются несколько юридических лиц (выделение, разделение) и процедура сопровождается увольнением работников из одной организации и приемом их в другую, то личные дела увольняемых работников закрываются в той организации, из которой они увольняются. Новые личные дела заводят в организации, которая принимает их на работу после реорганизации.
Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота
4. Какими документами регулируется приход и уход работников с работы?
До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход,
а по окончании – уход (часть вторая ст. 133 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).
Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждает наниматель (часть третья ст. 133 ТК). Как правило, это табель учета рабочего времени.
5. Какие варианты учета фактической явки работника на работу существуют?
Учет можно вести:
1) по факту сдачи пропуска.
Учет может осуществляться по пропускам, сданным в табельную (табельщику). Получив (отдав) пропуск табельщик проставляет время прихода работника на работу (ухода с нее) в бумажный табель либо вносит в компьютер;
2) электронным способом.
Учет может осуществляться электронным способом, когда работник, приходя на работу (уходя с нее), прикладывает свой электронный пропуск к специальному считывающему устройству, которое фиксирует факт появления (ухода) работника на работе (с работы). Затем данная информация поступает на сервер, где и хранится до востребования (до конца месяца).
Нередки случаи, когда для подстраховки используется комбинированный вариант, когда наряду с электронным способом учета факт присутствия работника на работе подтверждается сданным в табельную пропуском.
Как свидетельствует практика, в крупных организациях все чаще внедряется именно электронный табельный учет. Он позволяет исключить из штатной расстановки, за счет сокращения, некоторой численности табельщиков, а значит, сэкономить фонд заработной платы. Однако этот вариант не из дешевых. В некоторых случаях электронный учет просто нецелесообразно вводить или технически невозможно: например, при незначительном штате сотрудников, удаленности подразделений от центрального офиса или в случае постоянной смены места дислокации сотрудников, например на стройке.
К недостаткам электронного табельного учета в первую очередь нужно отнести технический фактор. Если система программного обеспечения вдруг даст сбой и информация о явках/уходах работников исчезнет, то восстановить по памяти общую картину табельного учета в организации будет весьма затруднительно. Нанимателю придется либо всем заплатить как за полностью отработанное время, либо все же попытаться выяснить, кто и как работал в «утерянный» период, а значит, споров и выяснения отношений не избежать. Кроме того, электронные пропуска могут по тем или иным причинам перестать считываться.
Поэтому рекомендуем на первоначальном этапе внедрения электронного табельного учета вести двойной учет: и в электронном виде, и на бумажном носителе.
Второй недостаток электронного табельного учета – человеческий фактор. Известны случаи, когда работники умышленно выводили из строя свой электронный пропуск, чтобы иметь возможность безнаказанно нарушать режим работы, установленный в организации. И когда нарушителя впоследствии начинали в чем-то подозревать, у него всегда было железное алиби – неисправный электронный пропуск.
Вариант учета явки/ухода сотрудников выбирает наниматель.
ЭТО ВАЖНО! Какая форма учета явки/ухода сотрудников используется в организации, должно быть указано в правилах внутреннего трудового распорядка.
6. Как оформляется отсутствие работников по уважительным причинам? Под уважительными причинами понимается уход работника с рабочего места при отсутствии работы, например, простои оборудования по причине поломок, отсутствия заготовок и т.д.
Такие уходы с работы должны быть обоснованы и санкционированы руководством подразделения с обязательным оформлением соответствующей документации.
Ошибкой табельщика является ситуация, когда по просьбе администрации подразделения, которое он обслуживает, по причине отсутствия работы он отпускает рабочих домой, выдает пропуска, не имея при этом ни одного официального документа, разрешающего уход работников. Необходимо обращать на это внимание, поскольку при возникновении проблем именно табельщик будет виноват в необоснованном отпуске работников с рабочего места, нарушении режима рабочего времени и никто не будет слушать, что он отпустил рабочих по устному указанию администрации.
Поэтому в данной ситуации администрация должна оформить докладную записку о временном простое, а табельщик может отпускать работников только при наличии такой записки.
7. Как правильно оформить отгул работнику?
Об отгуле речь может идти тогда, когда работник выполнял работу в нерабочее для него время и за это ему необходимо предоставить компенсацию.
Дополнительные дни отдыха предоставляются работнику за работу в сверхурочное время или в выходные дни. При этом за часы работы в сверхурочное время 1 неоплачиваемый день отдыха предоставляется из расчета 8-часового рабочего дня (1 день отдыха за 8 ч работы в сверхурочное время) (ст. 147 Трудового кодекса РБ).
ЭТО ВАЖНО! Отгул не относится к дням освобождения от работы.
Чтобы оформить отгул, работник должен написать соответствующее заявление с указанием причины его предоставления (за сверхурочную работу, за работу в выходной день) и даты или периода, за который предоставляется отгул. Заявление необходимо подписать у своего руководства (мастера, начальника).
Практика показывает, что «обезличенные» заявления на отгулы, т.е. заявления, в которых не указаны конкретно и четко обстоятельства и дата, когда этот отгул был заработан, часто ведут к конфликтам и злоупотреблениям в учете рабочего времени. Например, недобросовестный работник может, единожды уже воспользовавшись заработанным отгулом, претендовать на него снова, уверяя табельщика, что он его еще не потратил. Поэтому как учет заработанных отгулов, так и заявления на них должны содержать конкретные и однозначные факты: дату и обстоятельства получения.
ЭТО ВАЖНО! Самовольное использование дней отгула в соответствии с п. 34 постановления Пленума Верховного Суда РБ от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» (в редакции от 28.06.2012) будет считаться прогулом.
8. Каким образом осуществлять учет дополнительных дней отдыха, предоставленных работникам?
Для учета дополнительных дней отдыха можно использовать соответствующие журналы или дополнительные табели. Например, на сверхурочные работы принято вести отдельный табель, из которого информация будет внесена в журнал учета дополнительных дней отдыха.
По такому принципу можно также вести журнал учета дополнительных дней отдыха для доноров.
9. Кроме осуществления учета контроля явки на работу и ухода с нее (табельный учет) какие еще обязанности выполняет табельщик?
В обязанности табельщика входит проведение выборочных проверок соблюдения режима работы, установленного в организации, работниками курируемого подразделения. Это могут быть выборочные проверки присутствия работника на рабочем месте либо проверки своевременности прихода и ухода с рабочего места.
Проведение выборочных проверок присутствия работника на рабочем месте не менее важно, чем контроль за опозданием и своевременным уходом. Практика показывает, что на предприятиях и в организациях нередки случаи использования рабочего времени в личных целях без ведома нанимателя. Так, недобросовестный работник отдает свой пропуск в табельную и идет на свое рабочее место. Спустя какое-то время он незаметно «отлучается на минуточку» и пропадает на 3 часа. Пропуск – в табельной, рабочее время идет, а работник тем временем решает свои личные вопросы.
Обо всех выявленных нарушениях табельщик обязан доложить в письменной форме администрации подразделения (руководителю организации) для последующего принятия мер.
Очень важно проконтролировать, какие меры принимаются к нарушителям трудовой дисциплины по вопросам табельного учета. Табельщик обязан осуществить проверку и сообщить о нарушениях руководству. Руководство же обязано принять адекватные меры к нарушителям, иначе всякие проверки становятся просто бессмысленными – трудовую дисциплину не исправить.
Принятыми мерами воздействия на нарушителя являются и объявление замечания (оформленное распоряжением), и депремирование, и претензия по качеству работы, выставленная по системе АСУКП (автоматизированная система управления качеством продукции).
Андрей Артюшевский, инженер по организации и нормированию труда
10. Выпускник государственного вуза прибыл по распределению в организацию, которая отказывается заключать с ним трудовой договор, мотивируя свой отказ низкой успеваемостью выпускника во время обучения.
Правомерны ли действия организации и вправе ли выпускник настаивать на заключении с ним трудового договора?
Действия организации неправомерны.
Статья 16 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) перечисляет 7 категорий работников, в отношении которых запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора. В их числе она называет лиц, прибывших на работу по распределению после завершения обучения в государственном учреждении образования.
Справочно: распределение – процедура определения места работы выпускника, осуществляемая государственным учреждением образования или государственным органом в целях социальной защиты выпускников, удовлетворения потребностей отраслей экономики и социальной сферы в специалистах, рабочих, служащих (ст. 83 Кодекса РБ об образовании).
Место работы путем распределения предоставляется в соответствии с полученной специальностью (направлением специальности, специализацией) и присвоенной квалификацией выпускникам, получившим:
1) высшее, среднее специальное, профессионально-техническое образование в дневной форме получения образования за счет средств республиканского и (или) местных бюджетов, за исключением лиц, обучавшихся на условиях целевой подготовки;
2) среднее специальное или высшее образование I ступени (т.е. в течение 4–5 лет), не менее половины срока обучения которых финансировалось за счет средств республиканского и (или) местных бюджетов и осуществлялось в дневной форме получения образования, за исключением лиц, на момент распределения обучающихся в вечерней или заочной форме получения образования и работающих по получаемой специальности (направлению специальности, специализации), а также обучавшихся на условиях целевой подготовки.
Запрещение необоснованного отказа в заключении трудового договора выражается в том, что по требованию перечисленных выше граждан или специально уполномоченного государственного органа наниматель обязан известить их о мотивах отказа в письменной форме не позднее 3 дней после обращения. Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд.
Пленум Верховного Суда РБ в п. 4 своего постановления от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» со ссылкой на ст. 60 Конституции РБ признает право обращаться в суд с оспариванием отказа нанимателя в заключении трудового договора не только граждан, перечисленных в ст. 16 ТК, но и других лиц, которые считают отказ в приеме на работу необоснованным. Такие дела подлежат рассмотрению судом в порядке искового производства. Признав незаконным отказ в приеме на работу, суд выносит решение, обязывающее нанимателя заключить трудовой договор, и устанавливает срок исполнения решения.
Решение суда о возложении на нанимателя обязанности заключить трудовой договор, по мнению высшей судебной инстанции, не может затрагивать содержание и условия трудового договора, которые в силу ст. 19 ТК определяются соглашением сторон с соблюдением требований, предусмотренных законодательством о труде.
Таким образом, трудовое законодательство не определяет, какой отказ является обоснованным, а какой необоснованным, оставляя за работником право в каждом конкретном случае отказа передать этот вопрос на рассмотрение суда.
Вместе с тем п. 12 Положения о порядке распределения, перераспределения, направления на работу, последующего направления на работу выпускников, получивших послевузовское, высшее, среднее специальное или профессионально-техническое образование, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 22.06.2011 № 821, устанавливает, что выпускники распределяются в соответствии с полученной специальностью (направлением специальности, специализацией) и присвоенной квалификацией с учетом поданных в учреждение образования организациями – заказчиками кадров заявок на подготовку и заключенных с организациями –заказчиками кадров договоров о взаимодействии.
Поэтому наличие совокупности перечисленных в данном пункте юридических фактов делает отказ в заключении трудового договора необоснованным.
Как видим, успеваемость (т.е. результаты итоговой и промежуточных аттестаций) не названы в качестве критериев, принимаемых во внимание при распределении.
Сергей Овсейко, канд. юрид. наук, канд. экон. наук
11. Коммерческая организация планирует привлечь физическое лицо для работы в одной из ее торговых точек на основе договора подряда. В его обязанности будет входить прием наличных денежных средств за оказываемые услуги.
Правомерно ли это?
Нет, физическое лицо не вправе осуществлять такую деятельность.
По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы). Работа выполняется за риск подрядчика, если иное не предусмотрено законодательством или соглашением сторон (ст. 656 Гражданского кодекса РБ (далее – ГК)).
Предметом договора подряда является выполнение определенных работ. Так, он заключается на изготовление или переработку (обработку) вещи либо на выполнение другой работы с передачей ее результата заказчику. По договору подряда, заключенному на изготовление вещи, подрядчик передает права на нее заказчику (ст. 657 ГК).
Прием денежных средств не является работой, эта деятельность может быть отнесена к услугам.
По договору возмездного оказания услуг одна сторона (исполнитель) обязуется по заданию другой стороны (заказчика) оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (ст. 733 ГК).
В то же время физическое лицо не вправе оказывать подобные услуги, т.е. принимать денежные средства коммерческой организации.
Дело в том, что, выступая стороной гражданско-правового договора, в т.ч. договора возмездного оказания услуг или подряда, исполнитель действует как самостоятельный участник гражданско-правовых отношений. Таким образом, деятельность он осуществляет от своего имени.
При этом в соответствии с законодательством РБ осуществлять деятельность по обслуживанию расчетов организаций и граждан могут только уполномоченные на то лица.
В частности, согласно ст. 14 Банковского кодекса РБ осуществление расчетного и (или) кассового обслуживания физических и (или) юридических лиц относится к банковским операциям.
В данном случае стоит порекомендовать организации заключить с гражданином трудовой договор (контракт). В таком случае гражданин будет выступать работником и сможет действовать от имени самой организации при приеме денежных средств.
Юрий Веремейко, юрист
12. При приеме на работу столяру 5-го разряда был установлен испытательный срок – 1 месяц. По истечении месяца наниматель продлил его до 2 месяцев, мотивируя тем, что еще не до конца выяснена профессиональная пригодность работника.
Прав ли наниматель?
Неправ.
Исходя из норм ст. 28 Трудового кодекса РБ срок, являющийся одним из важнейших элементов предварительного испытания, может определяться только при заключении трудового договора (приеме на работу) и впоследствии продлению не подлежит.
Сам факт невыяснения нанимателем профессиональной пригодности работника в период испытательного срока, определенного трудовым договором, не дает права нанимателю продлевать срок испытания.
В данной ситуации продлевать испытательный срок по истечении одного месяца до двух наниматель не имел права.
Образец приказа о приеме на работу с предварительным испытанием смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
13. При приеме на работу был установлен срок испытания 3 недели. Указанный срок истек, а работник продолжал работать еще 2 дня. На второй день после истечения срока испытания наниматель ознакомил работника с приказом об увольнении, как не выдержавшего предварительного испытания.
Имел ли право наниматель издавать такой приказ?
Не имел.
В случае, когда срок предварительного испытания истек и ни одна из сторон не потребовала расторжения трудового договора, работник считается выдержавшим испытание и увольнение его в соответствии с п. 7 ст. 35 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) недопустимо.
Издание приказа об увольнении работника на следующий день (или через несколько дней) после окончания периода испытания является незаконным, и работник подлежит восстановлению на работе.
Ситуация, когда срок испытания истек, а работник не уволен и продолжает работать, приравнивается к положительному результату испытания (часть третья ст. 29 ТК). Увольнение его впоследствии может допускаться только на общих основаниях, предусмотренных ТК, например, по п. 3 ст. 42 ТК (в связи с несоответствием работника выполняемой работе или занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, препятствующей продолжению данной работы). Однако при этом наниматель обязан принять меры по переводу работника на другую работу, уведомить профсоюз, выплатить выходное пособие и соблюсти иные процедуры, связанные с расторжением трудового договора по инициативе нанимателя.
14. По каким критериям можно определить, что испытание пройдено? Оформляется ли это приказом?
Издание приказа не требуется.
Положительный результат предварительного испытания определяется тем, что работник соответствует поручаемой ему работе, т.е. обладает достаточными знаниями и навыками по своей должности (профессии), выполняя при этом обусловленные трудовым договором функциональные обязанности согласно должностной инструкции, ЕТКС и ЕКСД. Оценку соответствия работника выполняемой работе дает сам наниматель на основании письменного или устного отзыва непосредственного руководителя, которому подчиняется работник.
Положительный результат испытания означает, что наниматель не имеет каких-либо претензий к работнику, т.е. он его устраивает по своим деловым и профессиональным качествам.
При положительном результате предварительного испытания трудовые отношения работника с нанимателем продолжаются автоматически, и в данном случае не требуется оформление специальных приказов (распоряжений).
15. Работник принят с 3-месячным испытательным сроком. За 2 месяца до истечения срока испытания он подал заявление о расторжении трудового договора по собственному желанию. Однако наниматель его уволил по части первой ст. 29 Трудового кодекса РБ (далее – ТК), как не выдержавшего испытательный срок.
Правильно ли уволен работник?
Неправильно.
Во время предварительного испытания трудовой договор может быть расторгнут по желанию работника и по другим основаниям с соблюдением установленного порядка увольнения.
В данном случае увольнение по части первой ст. 29 ТК является незаконным, поскольку волеизъявление работника было направлено на расторжение трудового договора по основанию, предусмотренному ст. 40 ТК
(т.е. по желанию работника).
16. Какие условия должны быть соблюдены при расторжении трудового договора с предварительным испытанием?
Если наниматель пришел к выводу, что работник не выдерживает испытания (т.е. не справляется с порученной ему работой), то он вправе принять решение о расторжении трудового договора с работником, как с не выдержавшим испытательного срока. При этом необходимо соблюсти следующие условия:
1) о своем решении предупредить работника письменно за 3 дня до истечения срока испытания;
2) указать причины, послужившие основанием для признания работника не выдержавшим испытания.
Предупреждение должно быть только письменным. Это обычно делается посредством приказа (распоряжения) нанимателя. Причем в приказе (распоряжении) необходимо сослаться на конкретные причины, которые явились основанием для признания работника не выдержавшим испытательного срока. Причины должны быть не любые, а связанные с профессионализмом работника, а также подтверждаться соответствующими документами (например, в форме докладной записки руководителя структурного подразделения, у которого работает испытуемый, либо в отдельных случаях – решением квалификационной комиссии организации).
Наличие документального подтверждения отрицательных результатов предварительного испытания не обязывает нанимателя расторгнуть трудовой договор с работником по основанию, предусмотренному п. 7 ст. 35 Трудового кодекса РБ (далее – ТК), а является его правом.
В случае, когда инициатива в расторжении трудового договора с предварительным испытанием исходит от самого работника, он также обязан предупредить нанимателя за 3 дня до истечения срока предварительного испытания. При этом мотивы своего увольнения работник обосновывать не обязан.
Если работник не сделал предупреждения за 3 дня до истечения срока трудового договора и самовольно прекратил работу, то он может быть уволен за прогул без уважительной причины (п. 5 ст. 42 ТК).
17. Какую формулировку необходимо указывать в приказе об увольнении работника при отрицательном результате испытания?
Основание прекращения трудового договора, предусмотренное п. 7 ст. 35 Трудового кодекса РБ (далее – ТК), не содержит ссылки ни на положительный, ни на отрицательный результат испытания. Указанной нормой предусмотрено только такое основание прекращения трудового договора, как расторжение трудового договора с предварительным испытанием. Поэтому формулировка в приказе может быть следующая:
«УВОЛИТЬ:
ИВАНОВА Ивана Ивановича, системного администратора, 23.09.2014 г. в связи с расторжением трудового договора с предварительным испытанием (п. 7 ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь). Основание: докладная мастера цеха.»
Такую же запись следует сделать в трудовой книжке увольняемого работника.
Многие наниматели при расторжении трудового договора с предварительным испытанием ошибочно делают ссылки в приказе и трудовой книжке на неудовлетворительный результат испытания. Это неправильно, так как п. 7 ст. 35 ТК данной ссылки не содержит.
Косько Ю. В., консультант-юрисконсульт отдела надзора за соблюдением законодательства о труде Департамента госинспекции Минтруда и соцзащиты РБ
