ВОПРОС-ОТВЕТ

1. Личные дела уволенных работников формируют в одно дело.

Где должны храниться справки об отсутствии личных дел: подши­ваются в дело с личными делами или формируются в отдельное дело (например, «Дело фонда»)?

В архиве вместе с описями дел. Перед внесением заголовков дел в опись:

- проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по но­менклатуре дел организации;

- производится полистный просмотр дел.

При просмотре дела проверяются соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, пра­вильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или пере­плета, нумерация листов, наличие и правильность оформления внутренней описи, наличие и правиль­ность оформления заверительной надписи. Обнару­женные нарушения установленных правил формиро­вания и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то на от­сутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия.

Она подписывается руководи­телем структурного подразделения (работником, ответ­ственным за соответствующее направление деятельно­сти или выполнение функций) и передается вместе с описью дел в архив организации (п. 195 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и ор­ганизациях Республики Беларусь, утвержденной поста­новлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

При рассмотрении описей дел структурных подразделений постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения заседанию экспертной служ­бы организации представляются и справки о причи­нах отсутствия соответствующих дел, в т.ч. и личных дел работников, независимо от того, сформированы они в одном деле или каждое из них включается в опись с самостоятельным порядковым номером. К личным делам, сформированным в одном деле, до­полнительно составляется внутренняя опись вклю­чаемых в него личных дел.

Вместе с описью дел по личному составу в архив передаются и справки о причинах отсутствия дел. Сроки хранения вышеназванных справок в переч­нях типовых документов с указанием сроков хране­ния отсутствуют.

Описи дел структурных подразделений хранятся 3 года (при условии включения дел в сводные описи или акты на уничтожение) (ст. 964 Перечня типо­вых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, ин­дивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной дея­тельности, делопроизводству, работе архивов орга­низаций с указанием сроков хранения, утвержденно­го постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (с изменениями и дополнениями)).

Аналогичный срок может быть установлен и для справок о при­чинах отсутствия дел. Справки хранятся в архиве вместе с описями, представленными структурными подразделениями. При этом причины отсутствия тех или иных документов и дел должны быть указаны в историко-архивной справке к фонду организации. Один экземпляр такой справки может быть сформи­рован в деле в качестве приложения к протоколам заседания экспертной службы организации.

2. Личная карточка уволенного работника подшиваегся в дело.

Необходимо ли подшивать карточку в дело, если она оформлена с на­рушениями (отсутствует личная подпись работника либо присутствует, но не везде), либо эта карточка считается недостоверной, не несет в себе полной ин­формации о работнике и не должна подшиваться?

Необходимо подшивать.

Личные карточки уволенных работников подшиваются в отдельные дела и включают­ся в описи дел по личному составу с соответствую­щим заголовком, например, «Личные карточки уво­ленных работников А-Ф».

В такое дело подшиваются личные карточки и в том случае, если в них отсутствует личная подпись работника, на которого заведена карточка.

Личные карточки работников используются при на­ведении архивных справок о трудовом стаже работни­ка. При этом в случае оформления архивной справки на основании личной карточки, в которой нет личной подписи работника, в ней указывается ее отсутствие.

3. В личном деле отсутствует документ об образовании.

Следует ли сделать запись об этом при оформлении дела для сдачи в архив?

Да, следует.

Порядок формирования личных дел регулируется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, ут­вержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2).

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, реше­ния, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 6 Инструкции № 2).

Если при формировании дел нарушаются требо­вания Инструкции № 2 и в личном деле нет копии документа об образовании, ее отсутствие следует зафиксировать в гр. 7 «Примечание» внутренней описи документов личного дела. Запись может быть сформулирована таким образом: «Отсутствует копия документа об образовании». При оформлении дела для сдачи в архив в графе «Примечание» описи дел по личному составу, в которую включено соответст­вующее дело, также делается аналогичная запись.

Эмма Давыдова, начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ

4. Сотрудник работает по распределению в издательстве на полную ставку как моло­дой специалист.

Возможно ли принять его на работу по совместительству? Если да, то на какой размер ставки?

Да, возможно.

Совместительство - это выполнение ра­ботником в свободное от основной работы время другой постоянно оплачиваемой работы у того же или у другого нанимателя на условиях тру­дового договора (ст. 343 Трудового кодекса Респуб­лики Беларусь (далее - ТК)).

Продолжительность рабочего времени, уста­навливаемого нанимателем для работающих по совместительству, не может превышать половины нормальной продолжительности рабочего време­ни, определенной ст. 111-114 ТК (ст. 345 ТК). Таким образом, максимальный размер ставки, на которую может быть принят работник по совместительству, не превышает 0,5.

Для работы по совместительству согласия на­нимателя по месту основной работы не требуется. Исключение составляют случаи, предусмотренные законодательными актами.

Положением о распределении выпускников учреждений образования, получивших профес­сионально-техническое, среднее специальное или высшее образование, утвержденным поста­новлением Совета Министров РБ от 10.12.2007 № 1702, никаких ограничений по работе моло­дых специалистов на условиях совместительства в свободное от основной работы время не пре­дусмотрено.

5. Необходимо ли в графике сменности отмечать дни, когда работник находится в отпуске, или отпуск отмечается только в табеле учета рабочего времени?

Необходимо.

В графике сменности, который составляется на месяц, в обязательном порядке нужно за­планировать очередной отпуск работника. В зависи­мости от планируемого распределения работников по сменам в предстоящем периоде в организации изменяется работа остальных работников, взаимо­связанных по сменам.

Наниматель обязан вести учет явок на работу и ухода с нее в табелях использования рабочего вре­мени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах (ст. 133 Трудового кодекса РБ).

При этом учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотра­ботанного времени, включаемое по законодательст­ву в состав рабочего времени.

6. Молодой специалист, направленный в организацию в прошлом году, не успел трудо­устроиться, так как был призван на служ­бу в Вооруженные Силы. На его место был принят другой работник. В этом году молодой специалист вернулся и пришел с прошлогодним направлением трудоустраиваться в ту же организацию.

Обязана ли организация принять его на работу, если в данный момент вакансий согласно штатно­му расписанию не имеется?

Не обязана.

Молодой специалист, который до указанно­го в свидетельстве о направлении на рабо­ту срока прибытия в организацию призывается на службу в Вооруженные Силы Республики Беларусь, другие войска и воинские формирования Республи­ки Беларусь, письменно уведомляет об этом учреж­дение образования и нанимателя (п. 31 Положения о распределении выпускников учреждений образо­вания, получивших профессионально-техническое, среднее специальное или высшее образование, ут­вержденного постановлением Совета Министров РБ от 10.12.2007 № 1702).

За 2 месяца до окончания срока службы в Воо­руженных Силах, других войсках и воинских форми­рованиях Республики Беларусь молодой специалист письменно уведомляет нанимателя о своем намере­нии работать по направлению по окончании срока службы.

Если молодой специалист, призванный на служ­бу в Вооруженные Силы, другие войска и воинские формирования, не намерен трудоустраиваться по месту работы, указанному в свидетельстве о направ­лении на работу, по окончании службы, он должен обратиться в учреждение образования за перерас­пределением или получением справки о свободном трудоустройстве.

В случае отказа работника от продолжения работы в изменившихся условиях основания для увольнения работника по п. 5 ст. 35 ТК наступят только в момент фактического вступления изменившихся условий в силу.

Таким образом, в день получения уведомления об изменении существенных условий труда и отка­зе от продолжения работы в этих условиях работ­ник может уволиться только по соглашению сторон (ст. 37 ТК).

По п. 5 ст. 35 ТК работник может быть уволен только за день до даты вступления изменений в силу, если наниматель не изменит решение и не сохранит работнику прежние условия.

Ситуация с сохранением работнику прежних ус­ловий труда при наличии уведомления об изменении существенных условий труда может возникнуть, ко­гда в уведомлении не указана дата вступления изме­нений в силу.

От редакции:

Подробно о дате уведомления читайте в статье «Из­меняем существенные условия труда правильно, или Не­ожиданная грань норм статьи 32 Трудового кодекса РБ в рубрике «Актуальный комментарий» на с. 4-5 журнала.

7. Может ли работник, получив уведомление об изменениях существенных условий тру­да за 1 месяц, написать отказ от продолже­ния трудовых отношений и уволиться в тот же день по п. 5 ст. 35 Трудового кодекса?

Нет, по данному основанию он уволиться не может.

Существенными условиями труда признают­ся системы и размеры оплаты труда, гарантии, режим работы, разряд, наименование профессии, должно­сти, установление или отмена неполного рабочего времени, совмещение профессий и другие условия, устанавливаемые в соответствии с Трудовым кодек­сом РБ (ст. 32 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).

Нормами этой же статьи за нанимателем закре­плено право изменять существенные условия труда работника. При этом должны быть соблюдены опре­деленные условия и порядок их изменения:

наличие обоснования (производственные, ор­ганизационные или экономические причины);

изменение существенных условий труда долж­но производиться в рамках той же специальности, квалификации или должности работника, опреде­ленных в трудовом договоре;

наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 месяц.

8. Предприятие имеет торговые точки. Режим работы сотрудников этих точек - сменный. Продолжительность смены -12 ч. График сменности составляется на каждый месяц. Часть смен приходится на праздничные дни и государст­венные праздники.

Оплачивается ли работнику в двойном размере работа в праздничные дни и (или) государственные праздники, на которые выпала смена по графику сменности?

 Да, оплачивается в двойном размере.

Каждый час работы в сверхурочное время в соответствии со ст. 69 Трудового кодекса РБ (далее - ТК) оплачивается:

работникам со сдельной оплатой труда - не ниже двойных сдельных расценок;
работникам с повременной оплатой труда, а также получающим должностные оклады, - не ниже двойных часовых тарифных ставок (окладов).

По договоренности с нанимателем работнику за работу в сверхурочное время может предоставлять­ся другой день отдыха.

Работа в государственные праздники, празднич­ные и выходные дни оплачивается не ниже чем в двой­ном размере по правилам части первой ст. 147 ТК. При этом для работников, получающих месячный оклад, оплата производится в следующих размерах:

- не ниже одинарной часовой тарифной ставки (оклада) сверх месячного оклада, если работа про­изводилась в пределах месячной нормы рабочего времени;

- не ниже двойной часовой тарифной ставки (оклада) сверх месячного оклада, если работа произ­водилась сверх месячной нормы.

Значит, в двойном размере не будет оплачиваться работа в обычные выходные дни, если для работника согласно графику они считались рабочими. Но если выходной являлся государственным праздником или просто праздничным днем, то работа в такой день независимо от того факта, что она проводилась по графику сменности, должна оплачиваться в двой­ном размере.

9. Имеет ли право работодатель привлекать к работе по 2-4 субботы в месяц работни­ка, супруга которого находится в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста?

Трудовым законодательством Республики Беларусь не установлены ограничения ра­боты в сверхурочное время по причине на­хождения супруги в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста. Однако статьями Трудового кодекса РБ (далее - ТК) для работников ус­тановлены некоторые гарантии, касающиеся работы в сверхурочное время.

Так, ст. 120 ТК определено, что привлечение к сверхурочным работам допускается только с согла­сия работника, за исключением случаев, предусмот­ренных ст. 121 ТК, а также коллективным договором, соглашением. Сверхурочные работы не должны пре­вышать для каждого работника 4 ч в течение 2 дней подряд и 120 ч в год (ст. 122 ТК). При этом нужно учесть, что в предельное количество не включаются сверхурочные работы, выполненные в случаях, пре­дусмотренных ст. 121 ТК.

Если речь идет о работе в субботу по установ­ленному для работника в организации графику ра­бот, приведенная в вопросе причина, с точки зрения правовых норм, касающихся регулирования режима работы работника, не может являться основанием для отказа работника соблюдать установленный гра­фик работы.

По соглашению с нанимателем, если последний сочтет основание, предъявленное в вопросе, суще­ственным, работнику может быть разработан и уста­новлен индивидуальный график работы, учитываю­щий особенности личного характера. Установлен­ный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее чем за 1 месяц до введения его в действие (часть шестая ст. 123 ТК).

Алексей Пархимович, ведущий экономист по труду

10. Если директор организации является един­ственным работником данной организа­ции, какой ему присваивается разряд?

В диапазоне от 16-го до 18-го тарифного  разряда.

С учетом норм законодательства о труде работником (независимо от его должности, профес­сии) признается лицо, состоящее с нанимателем в трудовых отношениях (заключен трудовой договор).

В данном случае с директором трудовой дого­вор (контракт) заключает наниматель (орган, в со­ответствии с учредительными документами упол­номоченный управлять имуществом организации). Это предполагает наличие соответствующей долж­ности (директор) в штатном расписании независи­мо от того, есть или нет в его подчинении другие сотрудники.

С учетом того что в соответствии с Инструк­цией, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 26.04.2010 № 60[1], для работников организаций независимо от форм собственности обязательной является тарификация по ЕТС, то в со­ответствии с приложением 3 к названной Инструк­ции тарифный разряд директора устанавливается в диапазоне от 16-го до 18-го тарифного разряда.

Решение о конкретном тарифном разряде ди­ректора принимает наниматель.

Светлана Василевич, экономист

11. В связи с достижением пенсионного возраста работник обратился на предыдущее место работы для получения справки о заработной плате для начисления пенсии. Одна­ко получил письменный отказ, в котором указа­но, что документы отсутствуют.

Куда следует обратиться работнику с данной проблемой?

Необходимо обращаться в суд по месту * жительства.

Наниматель обязан не позднее чем в 5-дневный срок по просьбе работника, в т.ч. уво­ленного, выдать справку с указанием специально­сти, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие доку­менты о работе, предусмотренные законодательст­вом (ст. 51 Трудового кодекса РБ).

Однако если документы о заработной плате утеряны, то обращаться для их восстановления необходимо в общий суд.

[1] Инструкция о порядке определения тарифных ставок и должностных окладов работников коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей.