1. Как исправить в трудовой книжке номер и дату приказа? Как признать запись недействительной? Что делать в ситуации, если такую ошибку допустил прежний наниматель?
Исправление записей в разделе «Сведения о работе» осуществляют следующим образом (часть первая п. 56 Инструкции № 40):
– в гр. 1 пишется порядковый номер вносимой записи. При этом независимо от того, какая запись исправляется, ставится номер записи, следующий за номером предыдущей: например, если номер предыдущей записи был 10, то номер следующей записи будет 11;
– в гр. 2 указывается дата внесения записи;
– в гр. 3 пишут: «Запись номер такой-то недействительна», – и далее правильный вариант записи;
– в гр. 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносилась первоначальная запись.
Исправление и дополнение записей в разделе «Сведения о работе» производятся на основании приказа (распоряжения) нанимателя и должны полностью соответствовать его формулировке (часть первая п. 55 Инструкции № 40). Следовательно, если ошибку допустил прежний наниматель, необходимые документы могут быть у него запрошены работником самостоятельно.
Документ:
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).
Документ:
Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).
В ситуации, когда такие документы отсутствуют (например, предыдущий наниматель ликвидирован), работнику следует обратиться в суд с заявлением об установлении факта, имеющего юридическое значение, в порядке, предусмотренном гл. 30 ГК. Основным доказательством невозможности внести изменения по данной категории дел являются выписка из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и справка государственного органа об отсутствии необходимых документов и сведений.
В таком же порядке вносятся исправления, если ошибка допущена в номере и (или) дате приказа.
2. Что делать, если работник отказывается подписывать приказ об увольнении?
Требование о необходимости ознакомления работников с приказом о расторжении трудового договора содержится в части пятой ст. 199 ТК и п. 12 Типовых ПВТР.
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ:
Типовые правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные постановлением Минтруда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 (далее– Типовые ПВТР).
Документ:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее– УСОРД).
Срок ознакомления работников с приказами установлен только для приказов о дисциплинарных взысканиях: с документом, содержащим мотивы взыскания, работник должен быть ознакомлен под роспись в 5-дневный срок (часть пятая ст. 199 ТК).
В иных приказах целесообразно указывать срок, в течение которого ответственному лицу следует ознакомить работников с приказом.
Однако работник вправе не знакомиться с приказом под роспись, например, в связи с несогласием с приказом и т.д.
Если работник не согласен с приказом и (или) не желает ознакомиться с ним, наниматель должен принять меры по доведению приказа до сведения работника (зачитать его работнику, выслать почтой по домашнему адресу заказным письмом с почтовым уведомлением о вручении и т.п.) и письменно оформить отказ.
В качестве образца можно использовать унифицированную форму акта об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания, содержащуюся в УСОРД. При этом в акте целесообразно зафиксировать, что приказ был прочитан работнику. Акт составляется в день отказа работника от ознакомления с приказом. Если же работник отказывается и от подписания акта, об этом факте также следует сделать соответствующую отметку.
3. Какие документы надо оформить, если гражданско-правовой договор был признан трудовым?
Подмена трудовых отношений гражданско-правовыми недопустима. Если суд установит факт трудовых отношений, то организация будет обязана заключить трудовой договор с гражданином даже при отсутствии в штатном расписании свободных штатных единиц.
Таким образом, необходимо будет оформить все те же документы, как и при обычном приеме на работу (ст. 54 ТК), с некоторыми особенностями, в т.ч. издать приказ об увеличении штатной численности.
Поскольку судом установлена подмена трудовых отношений гражданско-правовыми, имеет место фактический допуск работника к работе. Следовательно, весь период отношений между гражданином и организацией подлежит включению в рабочий год, а трудовой договор оформляется с даты допуска гражданина к работе.
В приказе о приеме на работу целесообразно указать также суммы, причитающиеся работнику к выплате, в т.ч. компенсации неиспользованного трудового отпуска за весь период, морального вреда и т.д.
Образец акта об отказе работника от ознакомления с приказом см. в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
4. Необходимо ли вносить запись о присвоении нового разряда в трудовую книжку?
Да, необходимо.
При присвоении работнику квалификационного разряда, класса, категории по его профессии, должности (впервые либо нового, более высокого) в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки каждый раз делается соответствующая запись (часть первая п. 32 Инструкции № 40). Например: «Присвоен 3-й разряд по профессии водителя погрузчика».
Документ:
Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34 (далее – Общие положения ЕТКС).
Документ:
Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
Запись о присвоении разряда, класса, категории вносится в трудовую книжку в общем порядке на основании приказа (распоряжения) нанимателя о присвоении разряда рабочему, квалификационной категории специалисту (п. 20 Общих положений ЕТКС, п. 28 Общих положений ЕКСД).
5. Что делать, если в трудовую книжку внесли две записи с одинаковым номером?
Ситуация 1
В трудовой книжке были пропущены 2 страницы. Специалист по кадрам внесла запись на одной из этих (пропущенных) страниц под номером 8, а потом обнаружила, что записи продолжали вносить на следующих страницах, последняя за номером 13. Теперь в трудовой книжке две записи под номером 8.
Как исправить ситуацию?
Порядок внесения изменений в сведения о работе унифицирован и не зависит от особенностей ошибки. Так, в указанном случае необходимо руководствоваться общим порядком, предусмотренным частью первой п. 56 Инструкции № 40:
– в гр. 1 пишется порядковый номер вносимой записи. При этом независимо от того, какая запись исправляется, ставится номер записи, следующий за номером предыдущей: например, если номер предыдущей записи был 10, то номер следующей записи будет 11;
– в гр. 2 указывают дату внесения записи;
– в гр. 3 пишут: «Запись номер такой-то недействительна», – и далее правильный вариант записи;
– в гр. 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносилась первоначальная запись.
Исправление и дополнение записей в разделе «Сведения о работе» производятся на основании приказа (распоряжения) нанимателя и должны полностью соответствовать его формулировке (часть первая п. 55 Инструкции № 40).
6. Как табелировать отсутствие работника, который находится под стражей?
В подтверждение отсутствия на работе по причине задержания (нахождения под стражей) работник должен принести справку из органа, проводившего задержание (арест). После получения оправдательного документа его отсутствие можно обозначить «ГС».
ЭТО ВАЖНО!
Ранее при заполнении табеля использовались условные обозначения, которые были предусмотрены приложением 4 к Инструкции № 80. В связи с отсутствием правового регулирования в данном вопросе можно использовать действовавшие ранее обозначения. Однако предварительно в соответствующем ЛПА необходимо предусмотреть, какие именно обозначения будут использоваться в табеле учета рабочего времени.
7. Как работника филиала ознакомить с приказом?
Если руководителю филиала предоставлено право принимать кадровые решения, то в таком случае принятие соответствующих решений, их оформление и ознакомление с ними работников происходят в общеустановленном порядке. Это самый простой способ.
Документ:
Инструкция по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденная постановлением Минстата Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (далее – Инструкция № 80) (утратила силу с 1 января 2009 г.).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон об электронном документе).
Документ:
Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее – Инструкция № 19).
Далее следует обратить внимание на то, требуется ли при ознакомлении с приказом собственноручная подпись работника (п. 5 части первой ст. 54 ТК). В таком случае придется доставить приказ к работнику. Это можно сделать нарочным, почтой либо иными средствами доставки.
Если собственноручная подпись работника не требуется, процесс ознакомления значительно упрощается. Однако любое решение нанимателя следует предварительно внести в ПВТР, коллективный договор. Например, разработать и внедрить электронную систему документооборота в организации (инструкцию о порядке работы с электронными документами в организации), руководствуясь требованиями Закона об электронном документе и Инструкции № 19.
8. Как оформить отстранение пьяного работника?
Ситуация 2
Работник появился на работе в состоянии алкогольного опьянения. Это было в субботу, когда у отдела кадров и администрации выходной. Бригадир не допустил работника к работе.
Вправе ли он это сделать? Какие документы должен оформить бригадир как непосредственный руководитель в таком случае?
Вопросы полномочий должностных лиц работников наниматель определяет в ЛНПА, в т.ч. должностных инструкциях. Так, в локальных актах организации (например, в Положении об отстранении работников либо ПВТР) наниматель вправе установить порядок отстранения и указать лиц, уполномоченных на совершение данного действия. В частности, целесообразно определить правомочия непосредственного руководителя по отстранению подчиненных лиц в случае их появления на работе в состоянии алкогольного опьянения и вменить в обязанность уведомлять вышестоящее должностное лицо о факте отстранения. Положением об отстранении работников могут также оговариваться форма, содержание и сроки уведомления нанимателя о произошедшем. Полномочия касательно отстранения работника могут также содержаться в должностной инструкции руководителя структурного подразделения.
Несмотря на то что работник может быть отстранен от работы начальником структурного подразделения, факт отстранения следует оформлять письменно путем издания руководителем организации соответствующего приказа.
Причина отстранения должна быть зафиксирована, т.е. отражена в соответствующем документе, в частности в докладной записке, акте должностного лица нанимателя, медицинском заключении, акте освидетельствования и т.д.
ЭТО ВАЖНО!
Новой редакцией ТК, вступающей в силу 28 января 2020 г., закреплен порядок оформления отстранения от работы. Так, отстранение от работы оформляется приказом (распоряжением) нанимателя либо уполномоченного им должностного лица с указанием причины отстранения от работы. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под подпись не позднее следующего дня, являющегося для работника рабочим. Отказ работника от ознакомления с приказом (распоряжением) оформляется актом с указанием присутствовавших при этом свидетелей (части первая – третья ст. 49 ТК в новой редакции).
Анна Петрова, юрист
