В статье автор отвечает на вопросы о возмещении расходов работника по проезду при использовании собственного и общественного транспорта; по найму жилого помещения; дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, а также иных, произведенных с разрешения или ведома работодателя.
Нередко от специалистов по кадрам поступает вопрос: где отражать – в локальных нормативных правовых актах организации либо в трудовом договоре – сведения о возмещении расходов:
– по проезду, если работник использует собственный транспорт;
– проезду, если работник пользуется общественным транспортом;
– найму жилого помещения;
– дополнительных, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
– иных, произведенных работниками с разрешения или ведома работодателя (например, оплата такси до аэропорта либо аренда автомобиля в месте выполнения работы)?
В перечне обязательных сведений и условий, которые должны указываться в трудовом договоре (контракте) работника с нанимателем, не содержатся сведения о возмещении расходов по проезду, по найму жилого помещения, по проживанию вне постоянного места жительства, оплате такси, аренде автомобиля (ст. 19 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Поэтому наниматель самостоятельно определяет порядок возмещения указанных расходов с учетом норм законодательства.
Рассмотрим, какие нормы законодательства действуют в отношении перечисленных выше разновидностей расходов работника.
Возмещение расходов при использовании работником личного транспортного средства (кроме случаев служебной командировки)
Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.
Согласно законодательству о труде размер компенсации работнику за использование транспортного средства определяется по договоренности с нанимателем, поэтому вопрос о возмещении указанных расходов не следует регламентировать в трудовом договоре. В данном случае сумму расходов на использование личного транспортного средства в служебных целях целесообразно определить, например, в приказе (распоряжении) нанимателя.
Возмещение расходов на проезд в общественном транспорте
Что касается возмещения расходов на проезд в общественном транспорте при выполнении служебных обязанностей, то данный вопрос в законодательстве не регламентируется и соответственно решение по нему наниматель принимает самостоятельно.
Если же речь идет о возмещении расходов на проезд в общественном транспорте для всех работников, то указанные выплаты относят к так называемому социальному пакету. Соответственно порядок их установления целесообразно определить в коллективном договоре. В противном случае данные расходы не возмещают.
Возмещение расходов на проезд, наем жилья и за проживание вне места жительства (суточные)
Возмещение расходов на проезд и по найму жилья характерно для работников, находящихся в служебной командировке, и регламентируется нормативными правовыми актами.
Так, командированному работнику согласно Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (в редакции от 04.02.2013 № 4) (далее – Инструкция № 35), возмещаются расходы:
– по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы – по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов;
– по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) – по фактическим затратам на основании подлинных подтверждающих документов (чеков с приложенными счетами). Если же подлинные документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, не представлены, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки;
– за проживание вне места жительства (места пребывания) для покрытия дополнительных личных расходов (суточные) – в размерах, установленных законодательством. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.
ЭТО ВАЖНО! Вопросы, связанные с возмещением расходов по найму жилья в других случаях (не связанных со служебными командировками), в законодательстве не регламентированы.
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (полевое довольствие)
За подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, за постоянную работу в пути, работу вне постоянного места жительства (полевое довольствие) работникам выплачивают надбавки. При этом указанные надбавки могут быть установлены только для работников, занятых в строительстве, электроэнергетике, нефтеперерабатывающей и лесной промышленности, связи, лесном и водном хозяйстве, на автомобильном, водном, железнодорожном транспорте, изыскательских, геолого-разведочных, топографо-геодезических и
лесоустроительных работах, в научных экспедициях, а также транспортировкой нефти и газа, содержанием автомобильных дорог (ст. 99 ТК).
С учетом этого наниматели в организациях, виды деятельности которых указаны в ст. 99 ТК, самостоятельно устанавливают порядок и условия выплаты названных надбавок в локальных нормативных правовых актах организации (например, в коллективном договоре).
ЭТО ВАЖНО! Работникам, занятым в других сферах деятельности, надбавки и другие выплаты по данному основанию не устанавливают и не выплачивают.
Что касается суточных, то в законодательстве данная выплата предусмотрена только для случаев нахождения работника в служебной командировке.
ЭТО ВАЖНО! Вопросы, связанные с возмещением расходов за работу вне постоянного места жительства (полевое довольствие), а также с выплатой суточных (не связанных со служебными командировками), законодательство не регламентирует.
Возмещение расходов по оплате такси до аэропорта, аренде автомобиля в месте выполнения работы
Условия возмещения расходов по оплате такси до аэропорта, аренде автомобиля в месте выполнения работы в законодательстве не определены.
С учетом этого наниматель может определить порядок возмещения указанных расходов в локальных нормативных правовых актах организации. При этом соответствующую компенсацию производят за счет прибыли, остающейся в распоряжении нанимателя.
