Личная карточка работника – источник информации о его квалификации, семейном статусе, образовании, навыках, трудовой деятельности. По ней можно проследить, в какое время работник уходил в отпуск, какие получал награды, когда и где повышал свою квалификацию. Как заполнить личную карточку и какие существуют тонкости ее оформления, читайте в статье.
Личная карточка работника (форма Т-2) – основной документ для учета состава работников предприятия или организации. Она оформляется на всех работников и содержит сведения об их трудовой деятельности. Бланк карточки состоит из нескольких разделов. Два первых (основная информация и сведения о воинском учете) оформляются при приеме на работу, остальные заполняются в процессе работы.
Записи в личные карточки вносятся на основании:
– трудовой книжки;
– паспорта, военного билета;
– приказа о приеме работника;
– документа об образовании;
– личного листка по учету кадров, автобиографии.
Стаж работы рассчитывается кадровым работником на основании записей трудовой книжки или прочих подтверждающих документов.
Благодаря заполнению личной карточки специалист по кадрам сможет быстро посмотреть основную информацию о работнике: личные данные, контактную информацию, сведения о периодах трудовых и социальных отпусков, аттестации и др.
Обязательно ли вести личную карточку формы Т-2 на работника?
На сегодняшний день ведение личной карточки на каждого работника не обязательно для нанимателя. Однако существуют два случая обязательного ведения личной карточки на определенные категории работников, такие как:
– военнообязанные;
Справочно: военнообязанный – это гражданин, состоящий в запасе Вооруженных Сил или других воинских формирований (ст. 1 Закона Республики Беларусь от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе»; далее – Закон № 1914-XII).
– призывники.
Справочно: призывник – гражданин мужского пола, приписанный к призывному участку (ст. 1 Закона № 1914-XII).
Документ: Инструкция о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденная постановлением Минобороны Республики Беларусь от 31.05.2011 № 21 (далее – Инструкция № 21).
В организациях должен вестись персонально-первичный воинский учет граждан по личным карточкам формы 2 (приложение 2 к Инструкции № 21).
Основными документами воинского учета, на основании которых заполняются личные карточки, являются:
– для призывников – паспорт, удостоверение призывника;
– для военнообязанного – паспорт, военный билет.
Работник, ответственный за ведение воинского учета в организации, при приеме на работу граждан обязан заполнить разд. 2 «Сведения о воинском учете» личной карточки.
В остальных случаях ведение личной карточки на работника не обязательно.
Установлена ли унифицированная форма карточки Т-2?
Впервые карточка формы Т-2 была утверждена постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 и отменена постановлением Госкомстата СССР от 28.06.1990 № 94.
Некоторые специалисты по кадрам не тратят время на разработку своей формы личной карточки, а берут форму Т-2 Госкомстата СССР и используют ее в работе, что не запрещено. Можно также взять форму Т-2 за основу и скорректировать ее с учетом потребностей организации. Например, п. 20 «Домашний адрес» личной карточки целесообразней переделать на «Адрес регистрации и адрес фактического проживания», так как нередко у работника в трудовом договоре указан адрес, по которому он прописан, но фактически не проживает. Если у нанимателя возникнет необходимость найти такого работника, например, при длительном прогуле, то сделать это будет сложно: заказные письма, направленные по домашнему адресу, вернутся назад, а значит, наниматель не исполнит свою функцию в части надлежащего уведомления работника и, как следствие, уволенный работник может быть восстановлен на работе.
Принимая карточку Т-2 за основу, можно удалять отдельные графы, строки и за счет этого увеличивать другие разделы, предусмотреть больше строк в некоторых разделах, расширить графы. Так, например, целесообразно увеличить количество строк в разделе «Отпуска».
ЭТО ВАЖНО! Удаление раздела о воинском учете недопустимо. В нем отражаются сведения, учет которых обязан вести каждый наниматель, – это требование Закона № 1914-XII.
Если наниматель решил утвердить собственную разработанную форму личной карточки работника, необходимо издать об этом соответствующий приказ. Также нанимателю целесообразно предусмотреть требования к заполнению личной карточки, например, разработать локальный нормативный правовой акт – положение о порядке ведения личной карточки работника.
Приказ о ведении личных карточек формулируется произвольно. В нем устанавливаются форма ведения карточек, правила их заполнения и сотрудник, который отвечает за ведение личных карточек.
Автор рекомендует: чтобы не вести на военнообязанных две личных карточки (по форме карточки, разработанной организацией, и по государственному образцу), укажите в приказе, что для призывников и военнообязанных ведется карточка по государственному образцу формы 2.
Можно ли вести личную карточку в электронном виде?
Современные технологии позволяют модернизировать рабочий процесс. Существует множество программных продуктов, которые дают возможность вести кадровый учет организации в электронном виде. Если программа, которую использует наниматель, позволяет вносить всю информацию о работнике, которая присутствует и в личной карточке, то считаем нецелесообразным делать двойную работу, и лучше остановиться на одном из вариантов кадрового учета.
ЭТО ВАЖНО! Напомним, что ведение личной карточки работника на военнообязанного и призывника обязательно. При ведении личных карточек работников в электронном виде на работников категории «военнообязанный» или «призывник» необходимо вести бумажную личную карточку по форме 2 (приложение 2 к Инструкции № 21).
Можно ли снять копии с документов сотрудника, чтобы заполнить личную карточку?
Разрешено делать копии документов сотрудника, если это необходимо для заполнения документов кадрового учета. Однако не храните их длительное время и не подшивайте в личное дело, кроме документов, которые должны содержаться в личном деле. Копии документов храните столько, сколько нужно, чтобы заполнить личную карточку работника. После копии уничтожьте, так как они содержат персональную информацию и не должны попасть в руки третьих лиц.
Что делать, если в разделе личной карточки нет свободного места?
Если заполнены все строки отдельного раздела формы, вложите в личную карточку дополнительный лист с пустыми строками этого раздела. Чаще всего требуется допечатать раздел «Отпуска». Но может понадобиться дополнить и другие разделы карточки Т-2.
Перед номером и заголовком нужного раздела напишите, что это дополнение к личной карточке сотрудника. В листе также укажите общие сведения, как в первой строке личной карточки: фамилию, имя, отчество сотрудника.
Если нужно дополнить запись в личной карточке, допишите информацию в свободных строках. Если строк в разделе не хватает, сделайте и распечатайте вложение – дополнение к личной карточке.Как дополнять и исправлять записи в личной карточке?
Если внесли неполную информацию, ошиблись в сведениях или данные изменились за время работы, в личную карточку нужно внести актуальную информацию. Как это сделать, закон не говорит.
Автор рекомендует: зачеркните одной чертой устаревшие сведения или ошибку, в свободных строках или над зачеркнутой строкой укажите актуальные данные. На свободном месте – на полях документа, между разделами или в дополнениях к карточке – укажите, почему корректировали, поставьте подпись и дату, когда вносились изменения.
Как заполнить раздел «Сведения о воинском учете»?
Для заполнения данного раздела информацию можно найти в военном билете или удостоверении призывника.
В графе «Группа учета» указывается одна из групп учета (КГБ, МВД, ПВ, МЧС, ВС), по которой учитывается военнообязанный.
В графе «Категория учета» указывается категория запаса военнообязанных (1-я или 2-я категория). Военнослужащий, отслуживший в рядах Вооруженных Сил менее 6 месяцев, относится ко 2-й категории, более 6 месяцев – к 1-й категории.
В графе «Состав» военнообязанные учитываются в соответствии с присвоенными им воинскими званиями («солдаты и матросы», «сержанты и старшины», «прапорщики и мичманы») (подп. 11.4 Инструкции № 21).
В графе «Военно-учетная специальность № __» указывается военно-учетная специальность военнообязанного и проставляется номер команды. Номер команды берется из мобилизационного предписания, которое вклеивается в военный билет военнообязанным, приписанным к воинским частям и формированиям, работниками военных комиссариатов.
По степени годности к военной службе (графа «Годность к военной службе») военнообязанные подразделяются на годных и негодных. Степень годности военнообязанных к военной службе определяется военно-врачебными комиссиями на основании законодательства Республики Беларусь.
Документами, подтверждающими нахождение военнообязанного на специальном воинском учете, являются извещение и удостоверение об отсрочке от призыва по мобилизации и в военное время и о зачислении на специальный воинский учет. Извещение служит основанием для зачисления военнообязанного на специальный воинский учет, а удостоверение – документом, подтверждающим постановку военнообязанного на специальный воинский учет и предоставление ему отсрочки от призыва по мобилизации и в военное время (п. 23 Инструкции № 21).
На основе личных карточек в организации должна быть сформирована картотека, состоящая из следующих разделов:
– личные карточки на офицеров запаса;
– личные карточки на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса;
– личные карточки на военнообязанных женского пола;
– личные карточки на призывников.
В случае снятия с воинского учета в военном билете гражданина в разделе «Отметки об освобождении от воинской обязанности» военный комиссариат делает отметку, на основании которой в личной карточке таких граждан необходимо сделать запись: «Снят с воинского учета по возрасту» (для граждан, достигших предельного возраста состояния в запасе) или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья» (для граждан, признанных негодными к военной службе по состоянию здоровья). Личные карточки на указанных граждан изымаются из картотеки военнообязанных.
Департамент государственной инспекции труда проверяет личные карточки формы Т-2?
Нет. В целях осуществления надзорной деятельности Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь приказом от 28.12.2017 № 194 утвердило формы контрольных списков вопросов (чек-листов). В перечне вопросов проверка личных карточек работников не значится. Проверяющие могут попросить личные карточки для быстрого поиска конкретной информации в отношении работника. При этом на правильность заполнения личной карточки проверяющие указывать не могут. Учитывая, что для ведения воинского учета заполнение и ведение личных карточек работников обязательно, представители военных комиссариатов проводят проверку заполнения личных карточек.
Какую информацию необходимо указывать в разделе «Назначения и перемещения»?
В данный раздел специалист по кадрам вносит информацию о приеме на работу и в дальнейшем в случае перевода на другую профессию (должность) или перемещения (в другое подразделение, отдел) информацию об этом с указанием конкретной даты перевода (перемещения) и основанием (приказом).
Как отразить в личной карточке информацию о переименовании организации?
Если на бланке личной карточки предусмотрено наименование организации, то полагаем, что в случае ее переименования, старую запись можно зачеркнуть одной линией или взять в скобки и над старой записью сделать новую.
Елена Смирнова, юрист
