Кроме основных учетных документов архива, которые мы рассмотрели в журнале «Я – специалист по кадрам», № 1, 2013, учет документов в архиве также может осуществляться по вспомогательным учетным документам.
Формы вспомогательных документов организация должна разрабатывать самостоятельно. Рассмотрим примеры оформления некоторых таких учетных документов.
Вспомогательными учетными документами архива организации являются: карточки и книга учета движения фондов, описей, дел, книга учета дел по личному составу, книга учета документов, переданных в другие архивы, книга учета дел, выделенных к уничтожению, и др.
Вспомогательная учетная документация архива так же, как и основная, размещается в изолированном помещении, хранится в сейфах и находится в ведении работника, ответственного за учет. По окончании работы помещения и сейфы, в которых находится учетная документация, опечатываются.
Журнал (книга) учета дел по личному составу
Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Такое правило установлено Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция).
Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел. Форма журнала (книги) учета личных дел приведена в приложении 5 к Инструкции.
Заполнение журнала
При регистрации личного дела в журнале заполняют следующие графы:
– № личного дела;
– фамилия, имя, отчество работника;
– дата постановки дела на учет.
Индексом личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный ему при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге). Личные дела в журнале учета личных дел регистрируют по мере их формирования.
Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Соответственно если приказ о приеме на работу был подписан 3 января 2013 г., то копия этого приказа была оформлена и заверена в установленном порядке 3 января, а в отдел кадров была передана 4 января и в тот же день включена в личное дело работника.
Таким образом, личное дело работника будет считаться сформированным 4 января 2013 г. В этот же день личное дело должно быть зарегистрировано в журнале учета личных дел.
ЭТО ВАЖНО! Если ранее в организации журнал учета личных дел не велся, то все имеющиеся в наличии в кадровой службе личные дела работников будут поставлены на учет одновременно после заведения соответствующего журнала.
Порядок регистрации личных дел в журнале в этом случае организация определяет самостоятельно: по хронологии (согласно датам заведения личных дел) либо по алфавиту (согласно первым буквам фамилий работников, на которых заведены личные дела). В дальнейшем регистрация личных дел вновь принятых работников в журнале (книге) будет осуществляться в хронологическом порядке по мере формирования дел.
Отметка в журнале о передаче личного дела в архив
В графе «Отметка о снятии с учета» журнала указывают дату передачи личного дела из кадровой службы в архив организации. Здесь же ставится подпись лица, оформившего соответствующую отметку. Эта дата соответствует дате, проставляемой в описи дел структурного подразделения и работником кадрового подразделения, и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел.
Обращаем внимание, что до передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.
При заведении журнала учета личных дел впервые в нем регистрируют только личные дела, находящиеся на хранении в кадровой службе организации. Личные дела уволенных работников, переданные на хранение в архив организации, учитываются по описям дел и включению в журнал не подлежат, даже если ранее и не были поставлены на учет.
Приведем пример заполнения журнала (книги) учета личных дел.
ЭТО ВАЖНО! Размер (количество листов) журнала (книги) учета личных дел работников нормативными правовыми актами не установлен.
Организация вправе самостоятельно определить, материальный носитель какого размера использовать при оформлении журнала (книги) учета личных дел. Однако содержание его граф и порядок их заполнения должны строго соответствовать требованиям Инструкции.
Книга учета дел, выделенных к уничтожению
При оформлении данной книги могут возникнуть трудности, поскольку форма книги учета дел, выделенных к уничтожению, не разработана и не утверждена законодательством. В данном случае лицо, ответственное за ведение архива, разрабатывает форму книги самостоятельно. Автор предлагает взять за основу книги форму акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утвержденную Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях*.
Книга учета документов, переданных в другие архивы
Форма данной книги также не утверждена. Предлагаем следующий вариант оформления книги учета документов, переданных в другие архивы.
В каких случаях документы передают в другие архивы?
При создании нового архивного фонда в связи с расширением или сужением прав организации, которое повлекло за собой коренное изменение ее компетенции, функций и создание новой организации, возникнет необходимость передачи документов из одного архива в другой.
В случае реорганизации организаций их документы архивного фонда передаются правопреемникам этих организаций.
При преобразовании государственных организаций в организации иной формы собственности их архивные документы постоянного хранения передают в государственные архивы, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в т.ч. по личному составу, – в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).
В случае ликвидации организаций, являющихся источниками комплектования государственного архива, их архивные документы постоянного хранения передают в соответствующий государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в т.ч. по личному составу, – в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).
В случае ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя их документы архивного фонда, в т.ч. по личному составу, передают в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).
При передаче архивных документов ликвидируемой организацией в архив ее вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) в случаях, предусмотренных частями третьей и четвертой ст. 19 Закона РБ от 25.11.2011 № 323- 3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», вышестоящая организация (учредитель, участник) в течение 3 рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив сведения о видах принятых документов, в т.ч. по личному составу, и сроках их хранения.
Такие сведения представляются по форме, установленной республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
В случае прекращения деятельности представительств иностранных организаций документы по личному составу работников этих представительств передают в территориальный (городской или районный) архив.
Передачу документов из одного архива в другой нужно осуществлять по акту приема-передачи.
