Введение журнала учета личных дел

В организации отсутствует журнал учета личных дел.

Как правильно начать его ведение?

Порядок учета, хранения и использования личных дел определен гл. 4 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел (пп. 19 и 20 Инструкции № 2). Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции № 2.

При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы:

• № личного дела;
• фамилия, имя, отчество работника;
• дата постановки дела на учет;
• отметка о снятии дела с учета.

Индексом личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный ему при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге). Личные дела в журнале (книге) учета личных дел регистрируются в валовом порядке.

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрацию личного дела вы должны произвести в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Например, приказ о приеме на работу Сергеенко Виктора Ивановича был подписан 29 марта 2010 г. Копия этого приказа была оформлена и заверена в установленном порядке 30 марта, а в отдел кадров передана 31 марта и в тот же день включена в личное дело работника. Следовательно, личное дело Сергеенко Виктора Ивановича будет считаться сформированным 31 марта 2010 г. В этот же день оно должно быть зарегистрировано в журнале (книге) учета личных дел.

Если ранее в организации журнал (книга) учета личных дел не велся, то все имеющиеся в наличии в кадровой службе личные дела работников будут поставлены на учет одновременно после заведения соответствующего журнала (книги). Например, если журнал (книга) учета личных дел работников был заведен в организации 3 января 2011 г., то личное дело Сергеенко Виктора Ивановича, сформированное 31 марта 2010 г., будет поставлено на учет под датой 3 января 2011 г., равно как и все другие личные дела, ведущиеся в организации и находящиеся на хранении в кадровой службе. Порядок регистрации личных дел в журнале (книге) в этом случае вы определяете самостоятельно: по хронологии (согласно датам заведения личных дел) либо по алфавиту (согласно первым буквам фамилий работников, на которых заведены личные дела). В дальнейшем регистрацию личных дел вновь принятых работников в журнале (книге) вы будете осуществлять в хронологическом порядке по мере формирования дел.

В графе «Отметка о снятии с учета» вы указываете дату передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляете свою подпись как лица, оформившего соответствующую отметку. Эта дата берется из описи дел структурного подразделения, составляемой в кадровой службе при передаче документов в архив организации. Дату в конце описи проставляет работник кадрового подразделения и заведующий архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приемапередачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.

При заведении журнала (книги) учета личных дел впервые в нем вы регистрируете только личные дела, находящиеся на хранении в кадровой службе вашей организации. Личные дела уволенных работников, переданные на хранение в архив организации, учитываете по описям дел. Включению в журнал (книгу) они не подлежат, даже если ранее и не были поставлены на учет.

Ниже приведем пример заполнения граф журнала (книги) учета личных дел при его заведении.

ЖУРНАЛ (КНИГА) УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ