При использовании документов и дел, находящихся на оперативном хранении, специалистам по кадрам необходимо знать основные требования, предъявляемые к порядку их выдачи и оформлению этого процесса.
Выдачу документов по кадрам и личных дел в пользование другому структурному подразделению (должностному лицу) производят только с разрешения руководителя кадровой службы.
Перед выдачей дел во временное пользование проверьте соответствие индекса дела на его обложке индексу в номенклатуре дел или соответствие номера дела по описи дел структурного подразделения номеру на обложке дела.
Выдавая дела за пределы организации, проконтролируйте, чтобы при их перемещении были соблюдены меры предосторожности, позволяющие обеспечить сохранность документов (использование специальной упаковки и др.).
При выдаче дел работникам структурных подразделений (должностным лицам), сторонним организациям на место каждого выданного дела подкладывайте карту-заместитель дела. В карте-заместителе указывают дату выдачи дела, наименование должности, подпись, расшифровку подписи лица, выдавшего и получившего дело, дату его возврата.
ответственностью «Орион»
(ООО «Орион»)
Отдел кадров
Дело № 5-8. Протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавок за выслугу лет.
Выдано 20.04.2011 во временное пользование до 15.07.2011.
Выдал Получил
Инспектор отдела кадров Бухгалтер отдела труда и заработной платы
Подпись В.В. Петрович Подпись Н.В. Новик
В оформлении выдачи во временное пользование отдельных категорий дел, например личных дел работников, выдаваемых кадровой службой структурным подразделениям (должностным лицам) организации, существуют особенности. Для контроля за своевременным возвратом выданных личных дел используйте контрольную карточку.
Контрольная карточка на личное дело, выданное во временное пользование
Личное дело № 59
Фамилия Крышкевич
Имя Петр
Отчество Петрович
Отметка о выдаче личного дела
| Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Номер телефона | Дата возврата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 26.04.2011 | юрисконсульту Ивановской | Подпись | 567-49-86 | 05.05.2011 |
Тайна личной жизни граждан должна быть соблюдена
На выдачу личных дел во временное пользование следует обратить особое внимание, потому что в них может содержаться информация, относящаяся к тайне личной жизни граждан. Поэтому работа по выдаче личных дел должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность содержащихся в личных делах сведений. Одновременно законодательством РБ в ряде случаев определяется круг государственных органов, которым документы должны предоставляться в обязательном порядке: судебные, следственные, налоговые, контрольные органы, деятельность и права которых регламентированы специальными актами законодательства.
Выдача дел во временное пользование сторонней организации
Документы и дела сторонней организации выдают в пользование на основании письма-запроса на имя руководителя организации. В нем должно быть указано, для какой цели и какие документы нужны для работы. Разрешение руководителя о выдаче документов фиксируется в резолюции.
Выдача дел во временное пользование сторонней организации (в т.ч. личных дел) дополнительно оформляется актом о выдаче дел во временное пользование. Форма такого акта нормативными правовыми документами по делопроизводству не установлена. При его оформлении вы можете использовать следующую форму акта выдачи личных дел работников во временное пользование.
Акт выдачи во временное пользование личных дел
АКТ
26.04.2011 № 5-10/3
г. Минск
О выдаче личных дел во временное пользование заводу «Железобетон», 220036, г. Минск, ул. Семенова, д. 3
Основание: запрос заместителя директора завода «Железобетон» А.В. Кремко
Для какой цели выдаются личные дела работников: для подбора кандидатур на замещение вакантной должности
| № п/п | № по журналу (книге) учета личных дел | Заголовок личного дела | Дата дела | Кол-во листов в деле | Примечание |
| 1 | 59 | Андриевич Сергей Петрович | 20.01.2005 | 25 | |
| 2 | 93 | Ивашкевич Анна Семеновна | 15.03.2007 | 15 |
Всего выдается 2 (два) дела.
(цифрами и прописью)
Срок возвращения 29.04.2011
Дела выданы в упорядоченном состоянии, в обложках, с пронумерованными листами и внутренней описью.
Получатель обязуется не представлять дела, полученные во временное пользование, посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не извлекать из дела документы.
Получатель обязуется вернуть в кадровую службу организации личные дела в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование личных дел.
Директор завода «Аглопорит» Директор завода «Железобетон»
Подпись А.М. Искрицкий Подпись М.К. Молчанов
Дата Дата
Печать Печать
Выдал дела по поручению заместителя директора завода «Аглопорит» М.А. Кушнера
(наименование должности руководителя организации,
выдающей личные дела во временное пользование)
Старший инспектор Подпись Р.О. Мишина
Дата
Принял дела по поручению заместителя директора завода «Железобетон» А.В. Кремко
(наименование должности руководителя организации-получателя)
Начальник отдела кадров Подпись И.К. Сивицкий
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Специалист по кадрам Подпись Г.Л. Теуш
29.05.2011
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Инспектор по кадрам Подпись Е.Н. Криштапович
29.05.2011
Требования к составлению акта
Составляйте акт в 2 экземплярах. Один экземпляр остается в организации, выдавшей дела, другой передается вместе с делами организации-получателю. Оба экземпляра акта подписывают руководители этих организаций. Их подписи скрепляются печатями организаций (печатью с изображением Государственного герба РБ при ее наличии).
Выдачу документов сторонней организации дополнительно оформляйте актом о выдаче документов во временное пользование, в котором делайте отметку о возврате документов. После возвращения в организацию ранее выданных дел (включая и личные дела) в 2 экземплярах акта делайте соответствующую отметку.
ЭТО ВАЖНО! Акт о выдаче дел во временное пользование хранится в организации 3 года (после возвращения дел (документов)).
Делаем отметку о возврате дел
При выдаче во временное пользование дел, находящихся на оперативном хранении, структурным подразделениям организации в карте-заместителе дела не предусмотрена отметка о его возврате. В то же время при выдаче дел во временное пользование из архива организации заполняется карта-заместитель, а также делаются соответствующие отметки о возврате выданного дела в книге выдачи дел во временное пользование. Поэтому в целях контроля за сохранностью выданных структурными подразделениями дел внесите отметки в карты-заместители об их возврате. Карты-заместители возвращенных дел изымайте и храните, пока надобность в них не отпадет.
Во временное пользование можете выдавать и другие документы по личному составу
Во временное пользование вы можете выдавать не только личные дела, но и документы, сформированные в делах, к примеру приказы по личному составу. При выдаче документов работникам структурных подразделений на место выданного документа помещайте листок-заместитель документа.
Вид документа Приказ директора общества по личному составу (прием, перевод, увольнение)
Дата 20.04.2011 Индекс 50-К Корреспондент Отдел кадров
Заголовок О приеме на работу Ивановой А.В.
Выдан 23.05.2011
Выдал Получил
Инспектор по кадрам Юрисконсульт
Подпись В.С. Петрович Подпись Н.И. Новик
Срок, на который могут выдаваться личные дела структурным подразделениям
Срок, на который могут выдаваться во временное пользование дела, находящиеся на оперативном хранении, нормативными правовыми актами специально не установлен. Аналогично сроку выдачи дел из архива организации применяются и сроки выдачи дел, находящихся на оперативном хранении.
Выдаем дела во временное пользование суду и прокуратуре
В установлении срока выдачи дел во временное пользование органам суда и прокуратуры имеется своя специфика. Как правило, этим органам дела выдают до прекращения дела или вынесения судебного решения, т.е. только во временное пользование. Сроки выдачи документов и дел во временное пользование можно и продлить. Когда истекает установленный срок выдачи документов и дел (10 дней, 30 дней), но у работников структурного подразделения, сторонней организации есть необходимость в работе с выданными документами и делами и далее, делайте переоформление такой выдачи. При этом кадровик, прежде чем продлить срок пользования выданных документов и дел, должен ознакомиться с их сохранностью по месту использования.
Продление сроков выдачи документов и дел сторонней организации допускается только с разрешения руководителя организации. При этом сторонние организации-пользователи должны направить в организацию, которая выдала им документы и дела, письмо-подтверждение сохранности взятых во временное пользование документов и дел.
Проверьте состояние возвращаемых документов
В организации, выдавшей документы и дела во временное пользование, должно быть проверено состояние возвращаемых документов и дел. Это обязательно делается в присутствии лица, возвращающего документы и дела.
При приеме выданных во временное пользование документов и дел вы можете обнаружить их недостачу, повреждение листов и т.п. В таком случае составляется акт в 2 экземплярах: один направляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения к ответственности должностных лиц, работавших с этими документами и делами, или же в соответствующие органы для привлечения к ответственности организации-получателя. Государственная инспекция архивов и делопроизводства Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ в соответствии с имеющимися полномочиями может налагать административный штраф за данный факт. Второй экземпляр акта остается в организации, выдавшей документы и дела.
Изъятие документов по личному составу
Изъятие документов производят органы дознания, предварительного следствия, прокуратура, суды, налоговые органы и органы финансовых расследований. При изъятии подлинников документов должны учитываться целесообразность этих действий и рассматриваться возможность предоставления их копий. Подлинники документов могут изыматься с обязательным возвратом в случаях, если:
– возникает необходимость проведения экспертизы (исследования) документов с целью установления их подлинности;
– осуществление органом предварительного расследования необходимых процессуальных действий по находящимся в его производстве материалам и делам возможно только в отношении подлинников документов.
Об изъятии документов составляйте акт и на место изъятого документа помещайте его копию (заверенную в установленном порядке). На обороте копии указывайте основание для изъятия и дату изъятия подлинника документа.
Если дело в структурном подразделении оформлено для передачи в архив организации и в нем имеется лист-заверитель дела (помещается в конце дела), то делайте в нем отметку об изъятии соответствующего документа.
Когда изъятие документов по личному составу в постоянное пользование не допускается
Изъятие документов может производиться и из дел по личному составу организации, но только во временное пользование. Изъятие документов и дел по личному составу в постоянное пользование не допускается, так как на их основании выдают справки социально-правового характера по запросам работников и заинтересованных организаций о стаже работы и заработной плате. Это касается и тех случаев, если в личных делах уволенных работников хранятся подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, удостоверения и др.), а также не востребованные при увольнении трудовые книжки. Эти личные документы в случае необходимости кадровики изымают и выдают владельцам (или их доверенным лицам) по соответствующим заявлениям. При этом владельцы должны представить паспорт или удостоверение личности. Доверенные лица при получении подлинников документов предъявляют доверенность, заверенную в установленном порядке.
