В личном деле отсутствует документ об образовании. Следует ли сделать запись об этом при оформлении дела для сдачи в архив?
Да, следует.
Порядок формирования личных дел регулируется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
- внутренняя опись документов личного дела;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
- заявление о приеме на работу;
- копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 6 Инструкции № 2).
Если при формировании дел нарушаются требования Инструкции № 2 и в личном деле нет копии документа об образовании, ее отсутствие следует зафиксировать в гр. 7 «Примечание» внутренней описи документов личного дела. Запись может быть сформулирована таким образом: «Отсутствует копия документа об образовании». При оформлении дела для сдачи в архив в графе «Примечание» описи дел по личному составу, в которую включено соответствующее дело, также делается аналогичная запись.
