Может ли наниматель поручить заполнение трудовых книжек работников, а также внесение в них изменений сторонней организации (например, организации, профессионально оказывающей услуги по кадровому делопроизводству и ведению кадровой документации) по гражданско-правовому договору?
Не может.
В настоящее время законодательство не предоставляет права на ведение, заполнение трудовых книжек, заверение подписью записей о работе, награждениях и поощрениях лицам, не состоящим в трудовых отношениях с нанимателем.
Обоснуем данный ответ.
Трудовую книжку лицу, впервые поступающему на работу, заполняет наниматель (уполномоченное должностное лицо) в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике должны быть заверены подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществляющего регистрацию предпринимателя (п. 10 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция)).
Рассмотрим норму п. 58 Инструкции. В ней сказано, что наниматель или уполномоченное должностное лицо ведет следующую документацию по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Обязанность вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним возложена на кадровую службу или другое подразделение, лицо, оформляющее прием и увольнение работников. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При приеме от работника трудовой книжки лицо, оформляющее прием и увольнение работников, выдает ему расписку в произвольной форме, содержащую реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя.
Уполномоченное должностное лицо нанимателя – руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 Трудового кодекса РБ).
Анализируя приведенные нормы, можно сделать вывод о том, что понятие «уполномоченное должностное лицо», употребляемое в Инструкции, подразумевает уполномоченное должностное лицо нанимателя. Иными словами, это работник организации, который состоит в трудовых отношениях с нанимателем и которому наниматель предоставил право заполнять, вносить записи и изменения в трудовые книжки, заверять подписью записи о работе, награждениях и поощрениях за успехи в работе.
