Заполняем документы персонифицированного учета: форма ПУ-3 «Индивидуальные сведения»

Сроки представления, порядок заполнения и порядок передачи документов персонифициро­ванного учета, в частности, формы ПУ-3 «Ин­дивидуальные сведения» (далее - форма ПУ-З), регулируются:

-Правилами индивидуального (персонифици­рованного) учета застрахованных лиц в системе го­сударственного социального страхования, утверж­денными постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837 (далее - Правила);

-Инструкцией о порядке заполнения форм доку­ментов персонифицированного учета, утвержден­ной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 159 ( далее - Инструкция);

-Инструкцией о порядке передачи-приема форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Минтруда и соц­защиты РБ от 31.12.2009 № 158 (далее - Инструк­ция № 158).

Типы формы ПУ-3 и сроки их представления

Форма ПУ-3 имеет 4 типа: исходная, коррек­тирующая, отменяющая, назначение пенсии.

Форма ПУ-3 (тип формы - исходная) пред­ставляется в орган Фонда социальной защиты на­селения (далее - Фонд) плательщиками страховых взносов, кроме индивидуальных предпринима­телей и частных нотариусов, один раз в год в те­чение квартала, следующего за отчетным годом, и содержит сведения, относящиеся к отчетному пе­риоду (п. 16 Правил). Так, исходную форму ПУ-3 следует представлять до 1 апреля года, следующего за отчетным.

Индивидуальными предпринимателями и част­ными нотариусами исходная форма ПУ-3 подается в орган Фонда ежегодно не позднее 1 июля года, следующего за отчетным годом, и содержит сведе­ния, относящиеся к отчетному периоду.

Форма ПУ-3 (типы форм - отменяющая и кор­ректирующая) предъявляется при возникновении необходимости.

Форму ПУ-3 (тип формы - назначение пенсии) следует представлять в течение 10 дней со дня по­дачи застрахованным лицом заявления о назна­чении пенсии (перерасчете назначенной пенсии, переводе с одного вида пенсии на другой).

Для назначения пенсии необходимо представить форму ПУ-3

Вопросу представления формы ПУ-3 (тип формы - назначение пенсии) необходимо уделить особое внимание.

Работающие граждане и члены их семей (в слу­чае потери кормильца) подают заявление о назначе­нии пенсии через работодателя по месту последней работы. Такая норма установлена в ст. 75 Закона РБ «О пенсионном обеспечении» (далее - Закон).

Вы должны помнить, что стаж работы и раз­мер заработка застрахованного лица за периоды работы после 1 января 2003 г. подтверждаются на основании сведений индивидуального (персо­нифицированного) учета (ст. 54 и 57 Закона).

При формировании сведений из индивидуаль­ного лицевого счета застрахованного лица для на­значения пенсии должен быть обработан документ персонифицированного учета формы ПУ-3, тип - назначение пенсии, представляемый бухгалтерской службой предприятия в органы Фонда. Эта форма предназначена для оперативного ввода сведений о застрахованном лице в индивидуальный лицевой счет в период оформления документов для назна­чения пенсии (п. 24 Инструкции).

Таким образом, работодатель обязан незамедлительно после полу­чения заявления застрахованного лица о назначе­нии пенсии представить в органы Фонда форму ПУ-3 (тип формы - назначение пенсии) и только после успешной ее сдачи передавать в управление социальной защиты пакет документов для исчисле­ния пенсии. Это свидетельствует о необходимости взаимодействия кадровой и бухгалтерской служб по оформлению документов для назначения пенсии.

В случае ликвидации плательщика заполняется форма ПУ-3

Вы обязаны знать, что в случае снятия с учета в органах Фонда плательщика страховых взносов в связи с его ликвидацией (прекращением деятель­ности) форма ПУ-3 представляется плательщиком страховых взносов в течение 30 рабочих дней со дня подачи в регистрирующий орган документов, необходимых для начала процедуры ликвидации юридического лица (прекращения деятельности индивидуального предпринимателя) в соответст­вии с Положением о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утверж­денным Декретом Президента РБ от 16.01.2009 N 1 «О государственной регистрации и ликвида­ции (прекращении деятельности) субъектов хозяй­ствования».

В ряде случаев форму ПУ-3 представляет Белгосстрах

Форма ПУ-3 заполняется и представляется плательщиком страховых взносов на основании документов бухгалтерского учета и иных докумен­тов о начислении, уплате обязательных страховых взносов, специальном стаже (п. 10 Правил).

Форма ПУ-3 заполняется и подается предста­вительствами (филиалами) Белгосстраха:

-на неработающих инвалидов, получающих ежемесячную страховую выплату;

-лиц, которым производится доплата до среднемесячного заработка при временном (до восстановления трудоспособности или установле­ния ее стойкой утраты) переводе на более легкую нижеоплачиваемую работу в связи с повреждением здоровья в результате несчастного случая на произ­водстве или профессионального заболевания;

-лиц, которым в соответствии с законодательст­вом об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных за­болеваний выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в связи с повреждением здо­ровья вследствие несчастного случая на производ­стве или профессионального заболевания.

Особенности заполнения отдельных показателей формы ПУ-3

В зависимости от подлежащего заполнению типа формы ПУ-З в соответствующем поле рекви­зита «Тип формы» делается отметка «Х».

Форму ПУ-3 следует заполнять по застрахо­ванным лицам в соответствии с категориями за­страхованного лица согласно приложению 1 к Ин­струкции:

В форме ПУ-3 строки «Номер договора» и «Дата заключения договора» заполняются только по граж­данско-правовым договорам, предметом которых яв­ляется оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности.

В разд. 1 «Сведения о начислениях и страхо­вых взносах» формы ПУ-3 заполняются виды вы­плат, учитываемые при исчислении пенсии.

Обращаем внимание, что в графе «Начислено (рублей) пособий по временной нетрудоспособно­сти» указываются суммы пособий за счет средств государственного социального страхования (по временной нетрудоспособности, по беременно­сти и родам, оплата дополнительного свободного от работы дня, предоставляемого ежемесячно ма­тери (отцу, опекуну, попечителю), воспитывающей (воспитывающему) ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет)).

Неправомерно вносить в эту графу суммы пособия, выплачиваемого матери (отцу) по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет, а также суммы пособия на детей старше 3 лет. В том слу­чае, если в графу «Начислено (рублей) пособий по временной нетрудоспособности» ошибочно вне­сена сумма вышеназванного пособия, необходимо представить корректирующую форму ПУ-3.

При отсутствии заработка в форме проставляются нули

Вы должны помнить, что если в период работы застрахованного лица, работающего у работо­дателя по трудовому договору, на основе членства (участия) в организациях любых организационно­правовых форм, а также государственного служа­щего отсутствуют начисления в отдельных месяцах, то в разд. 1 «Сведения о начислениях и страхо­вых взносах» формы ПУ-3 в таких месяцах следу­ет проставить нули. При заполнении формы ПУ-3 не проставляются нули по лицам, работающим на основе гражданско-правовых договоров у юриди­ческих лиц и индивидуальных предпринимателей (код категории застрахованного лица «03»).

В стаж работы для начисления пенсии не включаются периоды, в которых отсутствует заработок

Вам необходимо знать, что при оформлении пенсии в трудовой стаж не включается тот пери­од работы, когда заработная плата не начислялась и соответственно не перечислялись страховые взносы в Фонд. Такой порядок регламентирован ст. 51 Закона. По ее нормам в стаж работы засчитыва­ются периоды работы, предпринимательской, творче­ской и иной деятельности при условии, что в течение этих периодов производилась уплата обязательных страховых взносов в соответствии с законодательст­вом о государственном социальном страховании.

Особенности заполнения формы при выполнении работы по гражданско-правовым договорам

В случае, когда застрахованное лицо (кроме госу­дарственных служащих) в течение отчетного периода работало у одного работодателя по нескольким трудо­вым договорам, следует заполнять одну форму ПУ-3.

Если в течение отчетного периода застрахован­ное лицо работало по нескольким видам договоров (например, по трудовому и гражданско-правовому), то заполняется отдельная форма по каждому их виду.

Если в течение отчетного периода застрахованное лицо работало по нескольким гражданско-правовым договорам, то по каждому из них заполняется отдель­ная форма. Начало и окончание работ указываются в соответствующих графах разд. 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3.

Указанная форма за­полняется за отчетный период, в котором были произ­ведены начисления по данному договору. В случаях, когда срок выполнения работ по договору включает несколько отчетных периодов, в разд. 2 «Дополни­тельные сведения о стаже» формы ПУ-3 указываются все периоды выполнения работ по договору.

Указываем сведения о стаже

Раздел 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 вы должны заполнять в соответствии с классификатором сведений, используемых при заполнении разд. 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3, согласно приложению 2 к Инструкции (далее - классификатор).

С 1 января 2009 г. вступил в силу Закон РБ «О профессиональном пенсионном страховании». Это повлекло изменения в порядке заполнения разд. 2 «Дополнительные сведения о стаже» фор­мы ПУ-3. В графе «Особенности заполнения» приложения 2 к Инструкции объяснено, для каких отчетных периодов заполняются дополнительные сведения о стаже. К примеру, код вида деятельно­сти «СП 1» заполняется в форме ПУ-3 только для отчетных периодов 2003-2008 гг. Во избежание ошибок в указании отчетных периодов следует руко­водствоваться данным приложением.

Раздел 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 обязательно заполняется по лицам, получающим пособие по временной нетрудоспо­собности в связи с повреждением здоровья вслед­ствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания в соответствии с законодательством об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профес­сиональных заболеваний.

Обращаем внимание, что из раздела «Иная деятельность» классификатора исключен код вида деятельности «ВРЕМНЕТРУД».

Порядок представления различных типов формы

Форма ПУ-3 (тип формы - исходная) заполня­ется в случае подачи сведений за определенный отчетный период.

По одному застрахованному лицу за один от­четный период с одним кодом категории застрахо­ванного лица (кроме кода категории застрахован­ного лица «03») может быть заполнена только одна форма ПУ-3 (тип формы - исходная).

Форма ПУ-3 (тип формы - корректирующая) за­полняется по результатам проверки, а также в случаях обнаружения плательщиком страховых взносов оши­бок в ранее представленных сведениях. Корректи­рующая форма ПУ-3 полностью заменяет данные за определенный отчетный период. В форме правильно заполненные строки повторяются в том же виде, как они были заполнены в форме ПУ-3, представленной ранее, неправильные записи заменяются правильны­ми.

Встречаются случаи, когда работодатели в разд. 1 «Сведения о начислениях и страховых взносах» про­ставляют нули, а в разд. 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 забывают указать код вида дея­тельности «ДЕТИ» (период отпуска по уходу за ребен­ком и ухода за детьми до достижения ими возраста 3 лет).

Если для внесения изменений в индивидуальный лицевой счет застрахованного лица работодателем не будет представлена форма ПУ-3 (тип формы - корректирующая), то в стаж работы при оформлении пенсии этот период засчитан не будет.

Если в течение отчетного периода на застрахо­ванное лицо была заполнена форма ПУ-3 (тип фор­мы - назначение пенсии) и застрахованное лицо продолжает работать у данного нанимателя, то по истечении календарного года в течение квартала, следующего за отчетным годом, работодатель запол­няет форму ПУ-3 (тип формы - корректирующая).

Форма ПУ-3 (тип формы - отменяющая) предназначена для полной отмены ранее пред­ставленных сведений за определенный отчетный период. В отменяющей форме заполняются толь­ко строки от «Страховой номер» до «Сведения о плательщике страховых взносов» включительно. Для отмены сведений по гражданско-правовому договору в форме ПУ-3 (тип формы - отменяю­щая) заполняются строки от «Страховой номер» до «Номер договора. Дата заключения договора» включительно.

Между различными формами отчетности предусмотрены взаимоувязки

Вы должны помнить, что при приеме пачек ДПУ от плательщика страховых взносов специалист ор­гана Фонда проверяет соответствие сумм, указан­ных в сопроводительном листе по формам ПУ-3, суммам, отраженным в форме государственной статистической отчетности 4-фонд (Минтруда и соцзащиты) «Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социаль­ной защиты Республики Беларусь», утвержденной постановлением Белстата от 22.10.2008 № 353. Такое правило предусмотрено п. 6 Инструкции № 158.

Если обнаружено несоответствие, специа­лист органа Фонда обязан потребовать поясни­тельную записку к сопроводительному листу к вхо­дящим документам персонифицированного учета, содержащим форму ПУ-3, по образцу, утверждае­мому в соответствии с законодательством.