Трудовая книжка является главным документом, отражающим трудовую деятельность граждан нашей страны, и не утрачивает своей значимости.
Трудовую книжку наниматель заводит на всех работников, работающих у него свыше 5 дней, если эта работа является для работника основной.
Ключевыми нормативными правовыми актами, регулирующими ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек, являются:
1) Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК);
2) Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция, постановление № 40 соответственно).
Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу наниматель на одном из государственных языков заполняет трудовую книжку утвержденного образца. Заполнение трудовых книжек производится, как правило, на том языке, на котором ведется делопроизводство в организации.
Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета. Записи о датах приема на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнений, награждений, поощрений, о подготовке и переподготовке, о назначении пенсии производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двумя цифрами, а год полностью (часть первая п. 12 Инструкции).
Справочно:
государственными языками в Республике Беларусь являются белорусский и русский (ст. 17 Конституции Республики Беларусь).
Основание для внесения записей в трудовую книжку
Основанием для внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя.
Трудовая книжка впервые заполняется на основании паспорта или документа, его заменяющего, в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу и удостоверяется печатью нанимателя.
Сведения о работнике указывают на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении. При этом фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указывают полностью на основании документа, удостоверяющего личность.
Сведения об образовании, профессии, специальности вносят в трудовую книжку на основании соответствующего документа об образовании, документа об обучении.
Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя (иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки) и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.
Бланки трудовых книжек
Бланки трудовых книжек (вкладышей к ним) приобретаются негосударственными организациями и индивидуальными предпринимателями у местных исполнительных и распорядительных органов по месту нахождения (жительства) (для Минска – у местных администраций районов).
Справочно:
запрещается вносить сведения со слов работника (п. 22 Инструкции).
До заполнения (оформления) приобретенные бланки трудовой книжки и вкладыши к ней представляют собой бланки документов с определенной степенью защиты и подлежат учету в соответствии с порядком, установленным для бланков таких документов. Приказом руководителя организации определяются место, порядок хранения и использования бланков трудовых книжек (вкладышей к ним), а также назначается лицо, ответственное за сохранность бланков. Для этого издается приказ (распоряжение), в котором указывают фамилию, имя, отчество уполномоченного должностного лица нанимателя, его должность, а также обязанности, возложенные на такого работника. Кроме того, в приказе целесообразно указать лицо, на которое возлагается ведение трудовых книжек на периоды отсутствия ответственного за это работника.
Уполномоченное должностное лицо нанимателя – руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 ТК).
После заполнения бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) переходит в категорию выданной и оформленной работнику трудовой книжки (вкладыша к ней).
Наряду с этим при выдаче (оформлении) вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производят запись либо ставят штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
Оформленные трудовые книжки (вкладыши к ним) находятся у нанимателя на хранении и подлежат учету в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, в которой также отражается движение трудовых книжек, предъявляемых нанимателю лицами, принимаемыми на работу не впервые.
Сведения, вносимые в трудовую книжку
В трудовую книжку вносятся сведения:
– о работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, образование, профессия, специальность);
– работе (прием на работу, заключение трудового договора (контракта), в т.ч. на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение категории (разряда, класса), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта));
– награждениях и поощрениях за успехи в работе;
– подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;
– регистрации в качестве безработного с выплатой пособия по безработице (по желанию безработного);
– назначении пенсии;
– назначении пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся в постоянном уходе (далее – пособия по уходу), и прекращении их выплаты;
– лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.
Сведения, которые не вносят в трудовую книжку
В трудовую книжку не вносят сведения:
– о работе по гражданско-правовым договорам и осуществлении предпринимательской деятельности;
– заключении срочных трудовых договоров (за исключением контрактов);
– дисциплинарных взысканиях (за исключением увольнения в качестве меры дисциплинарного взыскания);
– работе с условием неполного рабочего времени.
Невнесение сведений о заключении срочных трудовых договоров касается договоров, которые заключаются на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы.
Таким образом, принимая работника на работу по срочному трудовому договору, например на период нахождения основного работника в социальном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, наниматель в трудовой книжке работника указывает наименование профессии, должности, квалификационный разряд, класс, категорию, структурное подразделение организации.
Заверение записей
Заполнение трудовой книжки, внесение в нее сведений о работнике и его работе, других необходимых сведений может заверяться подписью самого нанимателя, подписью иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя, индивидуального предпринимателя.
Справочно:
в случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя запись в трудовой книжке заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.
Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке работников
Приложением к постановлению № 40 утвержден образец трудовой книжки (2014 г.), в котором предусмотрены специальные страницы для внесения сведений о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке (соответственно с. 30–35).
Вопросам профессиональной подготовки, повышения квалификации, стажировки и переподготовки работников посвящена ст. 220-1 ТК, из которой следует, что это – образовательные программы дополнительного образования взрослых.
Вкладыш в трудовую книжку
В случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки и без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производят запись либо ставят штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
Справочно:
постановление Совета Министров Республики Беларусь 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» утратило силу с 25 июля 2014 г.
Внесение пропущенной записи
Как показывает практика, чаще всего на момент внесения пропущенной записи в трудовой книжке работника уже сделаны записи новым нанимателем (например, о приеме на работу). Необходимо отметить, что законодательство не требует заверять записи нового нанимателя перед тем, как будет внесена пропущенная запись прежним нанимателем. Следовательно, перед внесением пропущенной записи заверять записи, сделанные новым нанимателем, не нужно. Они будут заверены в общем порядке, т.е. при увольнении работника.
В трудовой книжке в виде заголовка, как и при приеме на работу, в гр. 3 раздела «Сведения о работе» вписывается полное наименование прежнего нанимателя. Затем указываются:
– в гр. 1 – порядковый номер вносимой записи, следующий за номером предыдущей записи. Например, при номере предыдущей записи 10, номер внесения пропущенной записи – 11, несмотря на то, что пропущенная запись, если бы она была внесена своевременно, имела бы номер 8;
– гр. 2 – дата внесения записи, т.е. дата, когда запись фактически вносится прежним нанимателем (законодательством не указано, в течение какого срока необходимо внести пропущенную запись).
После этого вносятся:
– в гр. 3 – пропущенная запись (законодательство не устанавливает требований к формулировке пропущенной записи);
– гр. 4 – номер и дата приказа.
Пропущенная запись должна быть заверена подписью и печатью прежнего нанимателя.
Справочно:
перечень документов, которые может представить работник с целью подтвердить пропущенные записи, Инструкция не содержит.
Внесение пропущенной записи новым нанимателем
Как и в случае внесения пропущенной записи прежним нанимателем, основанием для ее внесения новым нанимателем является приказ (распоряжение), на основании которого вносится дополнение.
Законодательством определено, что пропущенную запись новый наниматель вносит на основании соответствующих документов, т.е. документов, подтверждающих пропущенные сведения.
Поскольку законодательством установлены одинаковые требования к оформлению пропущенной записи прежним и новым нанимателями, то основанием для внесения записи новым нанимателем должен быть первоначальный приказ прежнего нанимателя.
Справочно:
в случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) самим работником ему необходимо обратиться к нанимателю (если работник уволен, то к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 месяцев после увольнения) с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) должен быть выдан нанимателем не позднее 15 дней со дня поступления заявления от работника (часть вторая п. 64 Инструкции).
Выдача дубликата
При утрате (как по вине работника, так и по вине нанимателя), повреждении трудовых книжек (вкладышей к ним) и в иных случаях работнику выдается дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней).
За выдачей дубликата к нанимателю в установленные сроки могут обращаться и бывшие работники. Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) представляет собой трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат», проставленной в правом верхнем углу титульной страницы.
При выдаче (оформлении) трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на его приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя.
Если утрата трудовой книжки (вкладыша к ней) или его бланков произошла по вине ответственного работника, назначенного руководителем, затраты на приобретение соответствующего бланка оплачивает данный работник. Бывший работник также обязан оплатить стоимость бланка в сумме, затраченной нанимателем на его приобретение.
Внесение записи об увольнении
При увольнении работника трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) (часть шестая ст. 50 ТК).
В трудовую книжку вносят сведения об увольнении работника и основание прекращения трудового договора (контракта) (часть вторая п. 26 Инструкции).
Запись заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполно-моченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации). В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя, а также в случае смерти нанимателя – физического лица такие сведения заверяются печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя, нанимателя – физического лица (части первая и вторая п. 44 Инструкции).
В трудовую книжку домашнего работника запись об увольнении вносится на основании трудового договора (контракта) местным исполнительным и распорядительным органом, зарегистрировавшим трудовой договор (контракт), и заверяется подписью лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью этого органа (часть третья п. 44 Инструкции).
Если же работник не уволен с предыдущего места работы, то он может быть принят на работу только по совместительству.
