Какие учетные документы необходимо заводить на работников, не относящихся к категории специалистов, и в течение какого времени они должны храниться?
На работников, не относящихся к категории специалистов, оформляются те же документы, что и на других сотрудников.
Необходимость ведения первичных учетных документов о труде зафиксирована в ст. 52 Трудового кодекса РБ.
Первичная документация – это совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые). Первичными документами о труде являются документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др.
Состав документов о труде определяется как Трудовым кодексом РБ, так и иными актами законодательства о труде и ведении делопроизводства.
На руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь, ведутся личные дела. Состав документов личного дела установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).
Документы, создаваемые при оформлении, изменении и прекращении трудовых отношений с работниками, на которых личные дела не ведутся, должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Как правило, заявления, направления на работу, представления, иные документы формируются в отдельное дело, включаемое в номенклатуру дел организации под заголовком «Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел».
Кроме личных дел наниматель обязан в установленном порядке оформлять и хранить в течение установленных сроков трудовые договоры (контракты), заключаемые с работниками, приказы (распоряжения) по соответствующим вопросам, личные учетные карточки работников и др. Соответствующие документы должны оформляться на каждого работника независимо от того, ведется на него личное дело или нет. Трудовые договоры (контракты) с работниками могут по решению кадровой службы либо включаться в личные дела, либо формироваться в отдельные дела согласно номенклатуре дел (п. 8 Инструкции № 2).
Оформлены такие документы должны быть с соблюдением требований:
- государственного стандарта СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25);
- Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
Все создаваемые в организации документы должны сохраняться в течение установленных сроков. Сроки хранения документов, в т.ч. кадровых, определяются на основании перечней типовых документов. В настоящее время в Республике Беларусь действует 2 таких перечня:
- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38 (далее – Перечень-2001));
- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее – Перечень-2006).
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, списки научных трудов и др.) работников хранятся 75 лет (п. 216 Перечня-2006).
Для документов, сформированных в отдельное дело, включаемое в номенклатуру дел организации под заголовком «Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел», Перечнем-2006 установлен срок хранения 3 года (п. 224); для трудовых договоров – 3 года (п. 219).
Сроки хранения приказов по личному составу определяются на основании ст. 16 Перечня-2001:
- для приказов о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, длительных и зарубежных командировках установлен срок хранения 75 лет;
- для приказов о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках – 3 года после проведения налоговой проверки.
Личные учетные карточки, которые должны вестись на всех работников организации, хранятся в кадровой службе и объединяются в картотеку. После увольнения работников все личные карточки уволенных за соответствующий год формируются в отдельное дело и передаются в архив организации в установленном порядке. Срок хранения личных карточек – 75 лет (п. 217 Перечня-2006).
