Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
В дела формируются все документы, созданные в процессе деятельности организации (входящие, исходящие и внутренние). Дела в организации заводят, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января). Они представляют собой обычные папки-скоросшиватели. Документы в них подшиваются по мере создания (получения) и исполнения.
Дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводят работники структурных подразделений, в которых они формируются.
Частичное и полное оформление дел
В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное оформление дел.
Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве, полному оформлению – дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.
Оформление дел следует производить в году, следующем за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2010 г., должны быть оформлены в течение 2011 г.
Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству), и разд. 5 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее – Основные правила работы архивов).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются (п. 189 Инструкции по делопроизводству).
Документы при передаче на хранение в архив подлежат полному оформлению, которое предусматривает (п. 184 Инструкции по делопроизводству):
– подшивку или переплет дела;
– нумерацию листов в деле;
– составление внутренней описи документов дела;
– составление листа-заверителя дела;
– оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
– систематизацию документов дела.
Основные правила формирования дел
При формировании дела специалист по кадрам должен соблюдать ряд правил. Рассмотрим их.
Правило 1. В дело должны помещаться только исполненные документы. Неисполненные документы хранят в рабочей папке исполнителя.
В дело следует помещать только те документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре.
Правило 2. Приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся. При большом объеме приложений их можно группировать в отдельные тома.
Правило 3. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в дела раздельно. Например, в разные дела необходимо формировать:
– приказы по личному составу 75-летнего срока хранения, по личному составу 3-летнего срока хранения;
– годовой, квартальные и месячные отчеты по кадрам;
– первые экземпляры приказов по личному составу и копии приказов по личному составу и т.д.
Правило 4. В дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел.
Правило 5. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
Правило 6. Дело должно содержать не более 250 листов (3–4 см). Если количество листов в деле превышает эту цифру, то его разбивают на тома.
Документы внутри дела располагают в хронологической (в порядке возрастания дат) или вопросной (документы, связанные с решением одного вопроса, группируются в дело вместе) последовательности и в их сочетании.
Формирование дела в зависимости от вида документа
Формирование в дела некоторых видов документов имеет свои особенности.
Распорядительные документы группируют в дела по видам и в хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу формируют в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
Протоколы (например, заседаний квалификационной комиссии, аттестационной комиссии и др.) располагают в хронологическом порядке по номерам, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). При большом объеме таких документов их группируют в отдельное дело и систематизируют по номерам протоколов заседаний.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате формируют в самостоятельные дела в пределах года и располагают по алфавиту фамилий.
Рекомендуем в крупных организациях с большим количеством работников и структурных подразделений лицевые счета формировать в дела в пределах года по структурным подразделениям, а в них – по алфавиту фамилий.
Дела с перепиской располагают в логико-хронологической последовательности.
ЭТО ВАЖНО! Запрещается формировать переписку в 2 дела по принципу «Входящие документы» – «Исходящие документы».
Если в течение года появилась новая группа документов по какому-либо вопросу, а в номенклатуре дел соответствующее дело не предусмотрено, то независимо от времени появления документов заводится новое дело, а в номенклатуру дел вносится соответствующее дополнение.
Оформляем обложку дела
При заведении дел необходимо правильно оформить их обложки. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 182 Инструкции по делопроизводству).
На обложке дела указывают:
– наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);
– наименование организации (полное наименование в именительном падеже согласно уставу (положению) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);
– наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении);
– индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии с утвержденной номенклатурой; он состоит из индекса раздела номенклатуры (как правило, структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах этого раздела);
– заголовок дела (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);
– год, в котором заводится дело;
– срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения).
В течение года в процессе ведения дела на обложку может быть дополнительно вынесен номер тома (если количество листов документов, включенных в дело, превышает 250 и дело разбивается на тома). Номер тома указывается арабскими цифрами.
Документы постоянного и долговременного сроков хранения оформляют и готовят к передаче в архив организации.
В процессе подготовки дел к передаче в архив осуществляют полное оформление их обложек.
Заголовки дел, вынесенные на обложки, должны быть сверены с заголовками дел, указанными в номенклатуре.
Когда делаются уточнения в надписи на обложке?
При необходимости в надписи на обложке вносятся уточнения:
– если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке указывают новое название, а старое заключают в скобки;
– в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносят их номера, если эти дела разбивают на тома.
Правила проставления даты дела
На обложке проставляют дату дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год его образования, под датой делается запись: «Имеются документы за ____ годы».
Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражают в заголовках дел (например, «Отчет о составе и движении кадров на предприятии за 2011 год»).
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), а также содержащих разновременные документы (приказы, протоколы, справки, информации, переписку и т.д.), проставляют крайние даты документов дела.
Начальной датой на обложке будет дата самого раннего документа, конечной – дата последнего по времени документа (дату приложений не учитывают). При оформлении обложек личных дел крайними датами являются даты подписания приказов о приеме и увольнении сотрудников. Календарную дату оформляют цифровым способом (например, 21.10.2011).
Затем на обложке дела проставляют количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа-заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.
Ниже на обложке указывают срок хранения дела, который переносится из номенклатуры дел организации.
Образец обложки дела, оформленной в процессе подготовки дела к передаче в архив, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.
Что такое архивный шифр дела?
При оформлении обложки дела на ней в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен дополнительно архивный шифр дела, который включает в себя:
– номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, – присваивается соответствующим архивом);
– номер описи;
– номер дела по описи.
Архивный шифр делам присваивают в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по лично¬му составу подшивают в твердую обложку из картона на 4 прокола или переплетают с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть удалены из дел.
Листы в деле нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют по каждому тому или части отдельно.
Внутренняя опись
В случае если заголовок неполно раскрывает содержание документов, когда дело состоит из документов, сформированных по видам и разновидностям, рекомендуем в начале дела помещать внутреннюю опись, в которой следует перечислить все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела. Внутренние описи составляют, например, к делам с приказами (постоянного и 75-летнего сроков хранения), протоколами, личным делам. Опись заверяет (подписывает) ее составитель.
Образец внутренней описи к делу с приказами по личному составу смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
В конце дела на отдельном листе оформляют лист-заверитель дела, в котором нужно указать цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговорить особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела.
Литерные и пропущенные номера указывают в заверительной надписи в том случае, если в процессе нумерации листов были допущены ошибки. Это поможет избежать перенумерации листов и значительно сэкономить время. Например, если между листами под номерами «14» и «15» был обнаружен еще один лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом следует устранять ошибку, если 2 листа в процессе нумерации были обозначены под одним и тем же номером.
Листы внутренней описи нумеруют отдельно, поэтому их количество в заверительной надписи обозначают после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).
Заверительную надпись разборчиво подписывает составивший ее сотрудник с указанием должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляют новую заверительную надпись, при этом старую зачеркивают.
Образец листа-заверителя дела смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
