Номенклатура дел должна быть в каждой организации. Она включает в себя все документы, образующиеся в деятельности организации, и предназначена:
– для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела;
– систематизации и учета дел;
– индексации дел и определения сроков их хранения.
Справочно: номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке.
Структура номенклатуры дел
Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов и методических документов Государственной архивной службы, в т.ч.:
– Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5;
– Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
При разработке номенклатуры дел организации также используют типовые или ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.
Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из 2 частей:
– основной части;
– итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.
Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел.
Номенклатура дел состоит из 5 граф.
|
Индекс дела
|
Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)
|
Кол-во дел (томов, частей)
|
Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Графы 1, 2, 4 заполняют при составлении номенклатуры дел.
После окончания делопроизводственного года данные графы просматривают, при необходимости в заголовки дел вносят изменения и уточнения, после чего номенклатуру дел перепечатывают с внесенными поправками. Затем ее отдают на утверждение руководителю организации.
В графе 5 «Примечание» в течение делопроизводственного года делают отметки о заведении дел, указывают фамилии ответственных за это лиц, отметки о переходящих делах (например: «переходящие», «ведется в электронном виде»), о передаче дел в архив организации и т.п.
Графу 3 «Кол-во дел (томов, частей)» заполняют после окончания делопроизводственного года. В ней указывают количество дел (частей, томов), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (с учетом того, что в каждом томе должно быть сформировано не более 250 листов).
Пример 1
В организации заведено дело, в котором к июлю текущего делопроизводственного года уже сформировано 250 листов. В этом случае на обложке дела после его индекса (2-3) указываете номер тома (1) и проставляете дату окончания дела:
начато 03.01.2004
окончено 20.07.2004
На следующем томе этого дела проставляете тот же индекс (2-3) с указанием номера тома (2) и ставите его дату:
начато 21.07.2004
окончено 31.12.2004
Затем по окончании года в гр. 3 номенклатуры дел проставляете количество заведенных томов этого дела (2).
Если в организации было заведено 2 тома дела, а 3-й том не завершен (переходящее дело), в номенклатуру дел предстоящего года включаете все тома этого переходящего дела.
Оформление итоговой записи
Как уже отмечалось выше, одной из частей номенклатуры дел является итоговая запись.
По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел составляют итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел: отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, а также переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).
Заверяет итоговую запись руководитель службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) (лицо, ответственное за делопроизводство).
Пример 2
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 200_ году в ______________________________
(наименование организации)
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе
|
|
|
переходящих
|
с отметкой "ЭПК"
|
||
|
Постоянного
|
15
|
1
|
|
|
Временного (свыше 10 лет)
|
20
|
1
|
3
|
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
50
|
|
|
|
ИТОГО
|
85
|
2
|
3
|
Наименование должности руководителя
службы ДОУ организации Подпись Инициалы, фамилия
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Инициалы, фамилия
передавшего сведения Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Из приведенного примера итоговой записи номенклатуры дел следует, что 15 дел постоянного хранения в следующем делопроизводственном году будут оформляться в структурных подразделениях и по описям дел, подготовленным этими структурными подразделениями, передаваться в архив организации.
20 дел временного (свыше 10 лет) срока хранения будут оформляться, как и дела постоянного хранения, и по отдельной описи также подлежат передаче в архив. К этой категории дел относят дела по личному составу.
50 дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения включаются в акт об уничтожении за тот хронологический период времени, за который подготовлены описи дел постоянного и временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке следует сообщить ведомственному архиву. В итоговой записи номенклатуры дел после подписи руководителя службы ДОУ делается отметка о передаче итоговых сведений в архив организации с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.
