В 2009 г. на работника заведено личное дело (должность «механик»). В 2010 г. он переведен водителем автомобиля, в личное дело вшиты заявление работника о переводе, приказ о переводе (копия). Так как профессия водителя автомобиля не предусматривает ведения на работника личного дела, данное личное дело завершено 25 апреля 2010 г.
Правомерно ли это?
Нет. Закрытие личного дела работника, переведенного на должность, не относящуюся к категории должностей руководителей и специалистов, и передача этого личного дела в архив организации до увольнения работника неправомерны.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством РБ (п. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2)). В то же время Инструкция № 2 не запрещает ведения личных дел на иные категории работников. Необходимость ведения личных дел на работников, не занимающих должности руководителей и специалистов, определяется организацией самостоятельно.
Личные дела уволенных работников вы должны передать в архив своей организации по описи, внести в опись по личному составу либо в отдельную опись личных дел по году увольнения и систематизировать по алфавиту фамилий.
Указанное личное дело должно оставаться на оперативном хранении в кадровой службе вашей организации, может быть закрыто и в установленные сроки передано в архив организации только после увольнения этого работника и включения копии приказа (иного распорядительного документа) об увольнении в состав личного дела.
