Заводим дело… личное

Позади сложный этап собеседований, и вы, как работник кадровой службы, определились с тем, что именно этот сотрудник будет принят на работу. Те­перь начинается следующий этап, который потребует не меньших усилий и концентрации: вы будете доку­ментально оформлять прием на работу.

Одним из важнейших действий здесь будет фор­мирование личного дела принятого сотрудника.

Что же такое личное дело?

Это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личное дело кадровая служба формирует из до­кументов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Порядок ведения личных дел работников установлен Инструк­цией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановле­нием Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).

Обязанность ведения личных дел рас­пространяется на государственные органы, учрежде­ния и организации Республики Беларусь всех форм собственности. Личные дела в обязательном порядке вы должны завести на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных за­конодательством Республики Беларусь.

В организации работы с личными делами можно выделить 3 основных этапа:

формирование личного дела;

ведение личного дела;

учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела уволенного работ­ника к передаче в архив организации.

Именно кадровая служба организации (специа­лист по кадрам) занимается формированием, веде­нием и оперативным хранением личных дел. Кон­троль же за их оформлением и хранением должен осуществлять руководитель организации.

В данной статье подробно остановимся на рас­смотрении первого этапа - формировании личного дела работника.

Еще до того как документально будет оформлен прием на работу, документы, подлежащие включе­нию в личное дело работника, необходимо собирать в отдельную папку. Однако само дело по установлен­ным правилам оформляется не сразу.

Лишь после заключения трудового договора (контракта) с работником и издания распорядитель­ного документа о приеме на работу (назначении на должность) настает очередь формирования личного дела этого работника (п. 5 Инструкции). Распоряди­тельный документ о приеме на работу может быть издан в виде приказа, распоряжения, решения либо постановления. Первоначально в личное дело долж­ны быть включены документы, фиксирующие про­цесс поступления на работу, а затем все остальные документы, возникающие в период работы, в хроно­логической последовательности.

Перечень документов, которые необходимо включить в личное дело, определен в Инструкции. Собранные документы по этому перечню вы должны расположить в личном деле в такой последователь­ности (п. 6 Инструкции):

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кад­ров;

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повыше­нии квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, ре­шения, постановления) о приеме на работу (назна­чении на должность).

Личный листок по учету кадров и дополнение к нему, копии документов об образовании, заявление и приказ о приеме на работу - это традиционные до­кументы личного дела, без которых информационная емкость последнего сводится к минимуму и теряется сам смысл ведения личного дела как такового.

Обратите внимание, что на этапе формирования личного дела документы необходимо включать в него независимо от хронологической последовательности их представления в кадровую службу. Например, при подборе кандидатуры на занятие определенной долж­ности наниматель потребовал от претендента на долж­ность сначала копии документов об образовании, затем претендент на работу заполнил личный листок по учету кадров, далее написал заявление о приеме на работу, автобиографию.

Лишь после этого работ­ником кадровой службы будут заполнены внутренняя опись и дополнение к личному листку. Как видим, по­рядок заполнения и представления документов может быть совершенно иным. Однако независимо от этого при формировании личного дела все представленные документы вы должны располагать в строго фиксиро­ванном порядке, указанном выше.

Во внутренней описи перечисляют все докумен­ты, которые подшиты в личное дело.

Составление внутренней описи документов лич­ного дела имеет свою специфику: опись включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Во внутренней описи отражаются включение в личное дело новых документов, а также изъятие документов из личного дела, замена подлин­ников копиями (фиксируется в графе « Примечание») (п. 10 Инструкции).

При оформлении других дел (в частности, дел с приказами по основной деятель­ности, приказами по личному составу, дел, содержа­щих документы о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и др.) внутренняя опись составляется уже после завершения их ведения при подготовке к передаче на архивное хранение.

В дальнейшем в период работы сотрудника в ва­шей компании во внутренней описи должен учиты­ваться каждый документ личного дела. Кроме того, сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работни­ка об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

По решению кадровой службы трудовые догово­ры (контракты) с работниками также могут включать­ся в состав личных дел (п. 8 Инструкции). Указанная норма не противоречит п. 7 Инструкции и обуслов­лена тем, что личные дела во многих организациях ведутся не на всех работников. На этом основании возникает вопрос о том, как формировать в дела трудовые договоры (контракты) с работниками, на которых личные дела не ведутся.

Специальные правила, регулирующие порядок формирования в дела трудовых договоров (конт­рактов) с работниками, не утверждены (за исклю­чением порядка формирования в дела контрактов с государственными служащими), поэтому трудовые договоры следует помещать (подшивать) в дела в со­ответствии с общими правилами, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.

Исходя из этого трудовые договоры (контракты), заключенные с ра­ботниками, вы можете сформировать как в личные дела, так и в отдельное дело по алфавиту фамилий работников или по хронологии в пределах делопро­изводственного года. На обложке такого дела указы­вается заголовок: «Трудовые договоры (контракты) с работниками организации (предприятия, завода и т.п.)», а само дело включается в номенклатуру дел того структурного подразделения, в котором оно бу­дет храниться (кадровая служба), и в сводную номен­клатуру дел организации.

Вы можете воспользоваться и третьим вариан­том - смешанным: трудовые договоры (контракты) с теми работниками, на которых ведутся личные дела, включить в состав этих дел, а трудовые договоры (контракты) с остальными работниками формиро­вать в отдельное дело.

В этом случае в номенклатуре дел в графе «Примечание» напротив заголовка дела с трудовыми договорами следует пометить, что тру­довые договоры с работниками, на которых ведутся личные дела, включены в состав личных дел. Но сра­зу хотим предупредить, такой вариант не очень удо - бен, поскольку в ряде случаев может вызвать затруд­нения при поиске необходимого трудового договора (контракта).

При формировании личных дел отдельных ка­тегорий работников кроме документов, указанных в вышеприведенном перечне, при необходимости дополнительно могут включаться и другие докумен­ты, предусмотренные п. 7 Инструкции. Например, для материально ответственных лиц - договор о материальной ответственности, для молодых спе­циалистов - направление на работу, для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на заме­щение вакантных должностей, - копия (выписка) протокола заседания ученого совета, для руководи­телей организации - копия (выписка) решения уч­редителей о назначении на эту должность, а также справки-объективки, анкеты и т.д.

Форма справки-объективки нормативными пра­вовыми актами не установлена. Обычно в ней отра­жают следующие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; место работы и занимаемая должность на момент составления справки; год рождения; место рождения; образование; что окончил (когда); специ­альность по образованию; наличие государственных наград; является ли депутатом; наличие ученой степе­ни; работа в прошлом.

Составляется она, как прави­ло, на работников, представляемых к назначению на должности либо к поощрению (награждению). Если первый экземпляр справки-объективки направляет­ся за пределы организации (в вышестоящий орган), в личное дело работника подшивается ее копия.

Анкета заполняется в тех случаях, когда в личном деле должны содержаться дополнительные сведения о работнике, не предусмотренные графами личного листка по учету кадров[1]. Необходимость заполнения анкеты при приеме на работу определяется, как пра­вило, ведомственными нормативными правовыми актами.

Наиболее распространен этот вид докумен­та в высших органах государственной власти и уп­равления, а также силовых структурах (органах КГБ, МВД). Заполнение анкеты предусмотрено и по­становлением Совета Министров РБ от 10.04.2004 № 400 «Об утверждении Положения о порядке предоставления допуска физическим лицам к госу­дарственным секретам». Однако в этом случае анке­та в личное дело работника не подшивается, так как направляется в соответствующую структуру КГБ для осуществления проверки.

Трудовым законодательством Республики Бе­ларусь предусмотрено назначение на некоторые должности по результатам выборов или конкурса. Так, в части второй ст. 254 Трудового кодекса РБ (да­лее - ТК) определено, что собственник имущества организации или уполномоченный им орган вправе устанавливать в учредительных документах орга­низации процедуры, предшествующие заключению трудового договора с руководителем организации (проведение конкурса, избрание или назначение на должность и др.); ст. 319 ТК предусмотрены осо­бенности регулирования труда творческих, педа­гогических научных работников, в т.ч. конкурсное замещение должностей. Копии (выписки) соответ­ствующих документов[2] согласно п. 7 Инструкции также подлежат включению в личное дело работни­ка.

Следует помнить, что копия документа - это до­кумент, воспроизводящий информацию подлинно­го документа и все его внешние признаки или часть их, а выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В любом случае копия (выписка), включаемая в личное дело, должна быть заверена в установленном порядке.

В личные дела некоторых категорий работников вы должны включать также направления на работу: службой занятости; для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений; по брони для военнослужащих срочной службы, уволен­ных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.

Направление - это документ, послуживший ос­нованием для издания приказа (распоряжения, ре­шения, постановления) о приеме на работу. Наряду с направлением на работу к этой категории документов относятся заявления, протоколы заседаний ученых советов о замещении вакантных должностей по кон­курсу и т.п. Таким образом, Инструкция предполагает включение в состав личных дел работников практи­чески всех документов (или их копий), послуживших основанием для издания распорядительного докумен­та о приеме на работу (назначении на должность).

В связи с этим возникает вопрос: куда форми­ровать документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов о приеме на работу тех работников, на которых ведение личных дел не предусмотрено? По установленным правилам соответствующие документы вам необходимо под­шивать в отдельное дело. Обычно оно имеет заго­ловок: «Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки и др.), не вошедшие в состав лич­ных дел».

В него включаются документы, составлен­ные не принятыми на работу претендентами (личные листки по учету кадров и др.), основания для издания распорядительных документов, невключаемые в со­став личных дел (например, о командировании, пре­доставлении отпуска и др.), а также основания для издания распорядительных документов, фиксирую­щих трудовые отношения с работниками, на которых личные дела не ведутся (заявления о приеме, пере­воде, увольнении и др.).

Срок хранения такого дела составляет 3 года (п. 224 Перечня типовых докумен­тов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническо­му обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утверж­денного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).

Все указанные документы Вы должны поместить в личное дело перед копией (выпиской) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность). Таким образом, этап формирования личного дела при приеме на ра­боту (назначении на должность) завершается вклю­чением в него копии (выписки) соответствующего распорядительного документа.

Некоторые из перечисленных документов могут быть включены в состав личного дела уже после того, как оно будет сформировано (например, справка- объективка может быть составлена спустя несколько лет после приема работника). В этом случае личное дело переформированию не подлежит. Согласно п. 8 Инструкции в сформированное личное дело все включаемые в последующем документы подшивают­ся в хронологическом порядке.

После включения в личное дело копии (выписки) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) начи­нается этап ведения личного дела.

[1] По своей сути и содержанию личный листок - это анкета, содержащая установленную совокупность данных о работнике. Неслучайно в Унифицированной системе организационно-распоря­дительной документации (УСОРД) и личному листку, и дополне­нию к личному листку, как видам документов, по Общегосудар­ственному классификатору Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы» присвоен код 050 («Анкета»).

[2] Копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заве­дений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей), копия (выписка) протокола общего собрания трудо­вого коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом), копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации.