Работник по электронной почте направил заявление об увольнении по собственному желанию.
Является ли заявление электронным документом?
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ: Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 113-З).
О желании расторгнуть трудовой договор работник обязан предупредить нанимателя письменно за 1 месяц (ст. 40 ТК).
Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность (абз. 14 ст. 1 Закона № 113-З).
Документ: Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон об обращениях граждан).
Обращения граждан в письменной или электронной форме различаются (п. 1 ст. 10 Закона об обращениях граждан):
– письменное обращение – обращение заявителя, изложенное в письменной форме, в т.ч. замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений;
– электронное обращение – обращение заявителя, поступившее на адрес электронной почты организации либо размещенное в специальной рубрике на официальном сайте организации в Интернете.
Таким образом, электронный документ не считается письменным (или документом в письменной форме (документом на бумажном носителе)), а заявление работника в письменной форме оформляется на бумажном носителе.
Подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ст. 22 Закона № 113-З). Если в соответствии с законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то электронный документ и его копия считаются соответствующими этому требованию.
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям (ст. 16 Закона № 113-З):
– создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;
– иметь структуру, установленную ст. 17 Закона № 113-З;
– быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.
Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной (ст. 17 Закона № 113-З). Общая часть электронного документа – из информации, составляющей содержание документа, а особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.
Электронная цифровая подпись – это последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности. Полагаем, что электронное письмо, которое работник направил наниматель, не содержит электронную цифровую подпись.
Следовательно, заявление работника (электронное письмо) нельзя признать электронным документом, и применить к нему правила ст. 22 Закона № 113-З.
Владимир Самосейко, юрист
