Документ: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция о личных делах).

В соответствии с Инструкцией о личных делах ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

Руководитель организации как лицо, персонально отвечающее за хранение личных дел согласно п. 4 Инструкции о личных делах, не реже 1 раза в 5 лет должен назначать комиссию по проверке наличия и состояния личных дел (часть первая п. 22 Инструкции о личных делах). Причем указанный срок исчисляется по организации в целом, а не отдельно по конкретному личному делу.

Назначение проверки и членов комиссии должно быть оформлено распорядительным документом, как правило, приказом, в котором указываются сроки ее проведения и комиссия, которая будет проводить проверку.

Полагаем, что в число членов комиссии не следует включать лицо, ответственное за формирование, ведение и хранение личных дел.

Вместе с тем считаем целесообразным присутствие работника, ответственного за хранение личных дел, при проведении проверки.

Проверка фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров в каждом проверенном личном деле (часть первая п. 22 Инструкции о личных делах).

В процессе проверки члены комиссии проверяют не только наличие личных дел, но и соблюдение порядка формирования, ведения и учета личных дел.

Комиссия отражает в акте:

– выявленные в ходе проверки нарушения порядка оформления, ведения, учета и хранения личных дел;

– период времени (месяц, год), в котором были допущены нарушения.

Акт утверждает руководитель организации (часть вторая п. 22 Инструкции о личных делах).

Поскольку Инструкция о личных делах не предусматривает квалификационных требований к членам комиссии, то полагаем, что комиссию можно создать из работников организации, в т.ч. из программистов. При этом члены комиссии должны до начала проверки изучить требования Инструкции о личных делах.

Ольга Сбитнева, юрист