Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (п. 4 Инструкции № 4).

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации (п. 15 Инструкции № 4). В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (п. 61 Инструкции № 4). Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются». Перечень согласующих инстанций (должностных лиц) определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

Исходя из вышеизложенного, применительно к приведенной ситуации можно сделать следующие выводы. Для установления доплаты работнику за расширение зоны обслуживания в соответствии с частью второй ст. 67 Трудового кодекса РБ нанимателю необходимо издать приказ по личному составу. Для этого уполномоченным должностным лицом нанимателя (составителем документа) должен быть подготовлен проект соответствующего приказа, в котором определен перечень исполнителей и заинтересованных должностных лиц, которыми должен быть согласован проект приказа. В число таких лиц может быть включен и начальник отдела по труду и заработной плате, если это закреплено в учредительных документах организации, либо в положении об отделе по труду и заработной плате, либо в должностной инструкции начальника отдела, либо в иных локальных правовых актах организации. Согласованный проект документа его составителем должен быть представлен на подпись руководителю организации.

– наименования организации и (или) структурного подразделения;

– автора;

– даты;

– регистрационного индекса;

– подписи (п. 18 Инструкции № 4).